Kostenloser Budgetplaner für Dein nächstes Event!

Die Budgetierung ist bei einer Veranstaltung - ob physisch, virtuell oder hybrid - das A und O.

Bei kleineren virtuellen Veranstaltungen ist die Budgetierung recht einfach, wohingegen die Budgetplanung von großen Online-Events eher komplex ist. Es gibt zehn, wenn nicht sogar hunderte Posten, die man bedenken muss.

Wir haben das Ganze vereinfacht und eine Vorlage für Eventbudgetierung erstellt, ganz egal wie groß Deine virtuelle Veranstaltung ist. Diese Vorlage kannst Du kostenlos herunterladen und sowohl in Google Sheets als auch in Excel verwenden.

Die wichtigsten Funktionen unseres Planers:

• Du kannst über verschiedene Posten den Ausgabenkategorien ein bestimmtes Budget zuweisen. Dies bedeutet, dass Du während des gesamten Veranstaltungsprozesses den Überblick über Budgetzuschüsse oder -entfernungen behalten kannst.
  
• Du kannst beliebig viele Ausgabenkategorien hinzufügen. Das Dokument aktualisiert alle Daten ohne zusätzliche Maßnahmen deinerseits.
  
• Du kannst beliebig viele Ausgabeposten hinzufügen. Hier sind keine Grenzen gesetzt.
  
• Die Vorlage enthält eine Registerkarte "Übersicht", auf der das Budget und die Kosten pro Ausgabenkategorie angezeigt werden.
  
• Der Budgetplaner beinhaltet Diagramme, die automatisch aktualisiert werden. Diese kannst Du kopieren und in Deine Präsentationen einfügen.

In diesem Artikel soll erklärt werden, wie das Budgetplanungs-Tool für virtuelle Events funktioniert. Aber eins sei gesagt: Es ist super einfach! Also leg’ direkt los und downloade jetzt die kostenlose Vorlage.

Hinzufügen von Ausgabenkategorien

Auf der Registerkarte "Ausgabenkategorien" der Budgetvorlage kannst Du alle Ausgabenposten Deines Events hinzufügen. Diese variieren von Veranstaltung zu Veranstaltung, sodass Du die volle Flexibilität hast, alle für Dich wichtigen Ausgabenkategorien zu identifizieren.

Es gibt eine Liste vordefinierter Kategorien, die Du jedoch bei Bedarf verändern und erweitern kannst. Die Posten, die Du hier auflistest, werden im gesamten Dokument automatisch aktualisiert.

Zuweisen von Budget zu Ausgabenkategorien

Wenn es um virtuelle Veranstaltungen geht, gibt es viele verschiedene Posten, die Du budgetieren kannst. Abhängig von der Art des Online-Events kann die Höhe des jeweiligen Budgets pro Kategorie sehr stark variieren.

Der Vorteil des Budgetplaners besteht darin, dass Du die volle Flexibilität genießen kannst, so viele Ausgabenkategorien wie nötig hinzuzufügen. Darüber hinaus kannst Du den einzelnen Kategorien ein beliebiges Budget zuweisen.

Fang’ an unter “Geplante Kosten” den einzelnen Kategorien Dein Budget zuzuweisen. Dies tust Du indem Du in der Spalte “Budget” eine positive Zahl einträgst. Des weiteren ist daneben auch noch Platz für Notizen. Es ist möglich, dass Du Budget aus einer bestimmten Ausgabenkategorie entfernst und einer anderen Kategorie zuordnest.

Wie Du das Budget einer Kategorie entfernst und einer neuen zuweist:

• Füge’ einen neuen Posten mit einer negativen Zahl hinzu, um das Budget einer Kategorie zu entfernen.
  
• Füge’ einen neuen Posten mit einer positiven Zahl hinzu, um das Budget zu einer anderen hinzuzufügen.

Kosten in das Dokument eingeben

Um dem Dokument Kosten für Dein virtuelles Event hinzuzufügen, navigiere’ zur Registerkarte “Tatsächliche Kosten”. Ähnlich wie bei der Zuweisung des Budgets kannst Du hier Deine Kosten, Position für Position, hinzufügen. Das ist extrem nützlich für Dich, da du so im Überblick behältst, wie viel Geld wann und für was ausgegeben wurde.

Wähle’ hierfür einen Ausgabeposten in Spalte A aus und füge’ die damit verbundenen Kosten hinzu. Wenn Du weitere Kategorien ergänzen möchtest, füge’ diese einfach auf der Registerkarte “Ausgabenkategorien” hinzu. Diese Eingabe wird dann automatisch bei den “Tatsächlichen Kosten” ergänzt.

Achte’ darauf, dass Du immer bei dem gleichen Datumsformat bleibst. Ein Format wie beispielsweise „10-Feb-2020“ ist allgemein verständlich und führt nicht zu Verwirrungen.

Einige Menschen würden den 7. Juni wie folgt eingeben:

• 07/06/2020 oder
• 06/07/2020

Bei der Eingabe „07-Jun-2020“ kommt es hier nicht zu Missverständnissen.

Die Übersichtsseite

Auf der Registerkarte „Übersicht“ erhältst Du einen allgemeinen Überblick über den Finanzstatus Deiner Veranstaltung. Diese Registerkarte ist vollständig automatisiert. Bearbeite’ daher hier nichts!

Auf dieser Seiten findest Du sowohl das Gesamtbudget, das Du der Veranstaltung zugewiesen hast, als auch alle Gesamtkosten. Darüber hinaus ist hier eine nützliche Übersicht über den Budgetstatus der einzelnen Ausgabenkategorien. Für jede Ausgabenkategorie siehst Du das zugewiesene Budget, die tatsächlichen Kosten und das verbleibende Budget.

Dieser Reiter enthält auch einige praktische Diagramme, die Folgendes zeigen:

• Wie viel Budget wurde jeder Ausgabenkategorie zugewiesen?
• Wie viel Geld wurde für jede Kategorie ausgegeben.
• Deine geplanten Kosten im Vergleich zu Deinen tatsächlichen Kosten nach Kategorien.

Die Finanzplanung ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung eines virtuellen Events. Diese Budgetvorlage hilft Dir dabei, Deine Finanzen zu optimieren und zu jedem Zeitpunkt einen optimalen Überblick zu behalten.

Dennoch beinhaltet die Planung einer Digitalen Veranstaltung viel mehr als nur das Budgetmanagement. Schau’ doch mal auf unserem Blog vorbei, um mehr über die Durchführung von Online-Events zu erfahren: 

• Wie man ein virtuelles Event in weniger als 4 Wochen organisiert.
• Digitale Eventplattformen: Wie diese 5 Anbieter mit der DSGVO umgehen.
• 5 einfache Beispiele für virtuelle Teamevents (inkl. Praxistipps).
• Die 5 größten Herausforderungen eines Digitalen Events und wie man sie lösen kann.