Dass das online Event das Veranstaltungsformat 2020 war, darüber ist sich wahrscheinlich mittlerweile jeder einig. Aber ...
Dass das online Event das Veranstaltungsformat 2020 war, darüber ist sich wahrscheinlich mittlerweile jeder einig. Aber jetzt im Jahr 2021, wo langsam physische Treffen wieder möglich werden, kommt natürlich die Frage auf, wie das in Zukunft aussieht. Kehren wir zur Situation vor der Pandemie zurück? Oder sind digitale Messen und Videokonferenzen nach wie vor auf dem Siegeszug?
Laut aktuellen Trends und Expertenmeinungen wird wohl ein bisschen was von beidem zutreffen. Vor allem wird aber ein ganz neues Format die Eventlandschaft von morgen bestimmen: die hybride Veranstaltung. Sie kombiniert online und vor Ort Komponenten, um sich die Vorteile beider Welten zunutze zu machen.
Schon heute sind deshalb mehr und mehr Unternehmen am hybriden Format interessiert. Ist aber erst einmal die Entscheidung erst einmal gefallen, dieser Veranstaltungsform eine Chance zu geben, wartet bald schon die erste Herausforderung: wo beginnt man mit dem Organisieren? Und vor allem, was für ein Team eignet sich, um ein wirklich erfolgreiches Event dieser Art zu managen?
Dass man bei hybriden Veranstaltungen eine andere Arbeitsgruppe zusammenstellen muss als bei rein digitalen oder rein physischen, erscheint logisch. Wenn Du dich jetzt aber fragst, was das genau bedeutet, dann bist Du nicht alleine. Denn hier stehen die meisten Organisatoren vor einem Problem, wenn sie zum ersten Mal eine hybride Veranstaltung hosten.
Genau deshalb findest Du in diesem Blogpost eine Übersicht über die neuen Herausforderungen, die bei der Planung eines Hybrid Events auf Dich zukommen, und über die Rollen, die Du in Deinem Team unbedingt besetzen solltest, um Ihnen zu begegnen.
Denk immer daran: der Erfolg eines Events beginnt mit der Auswahl der Mitarbeiter!
Entscheidest Du dich dafür, ein hybrides Event zu veranstalten, stehen Du und Dein Team vor einigen Aufgaben. Klar, viele davon kennst Du schon von früheren Meetings und Events – sowohl von physischen, als auch von digitalen.
Trotzdem werden Herausforderungen auftreten, die Dir bis jetzt noch nicht so bekannt sind und für die Du ganz neue Lösungsansätze finden musst. Die zentralen Neuerungen?
Statt einem Event Format musst Du eigentlich zwei organisieren. Wenn Gäste sowohl vor Ort als auch digital an Deiner Veranstaltung teilnehmen, gibt es gleich zwei ‚Räume‘, in denen sich Dein Team darum kümmern muss, dass das Event reibungslos über die Bühne geht.
Aber damit ist es noch nicht getan. Denn das Ziel ist es ja nicht, je eine virtuelle und eine physische Veranstaltung zu hosten, sondern die beiden organisch zu einem Event verschmelzen zu lassen. Die Kombination von realer und digitaler Welt ist die zweite große Neuerung, die Du unbedingt beachten musst.
Aber was kommt dabei jetzt konkret auf Dich und Deine Mitarbeiter zu? Wir haben die wichtigsten neuen Herausforderungen zusammengefasst:
1. Technik
Es ist keine Übertreibung: Mit der Technik steht und fällt Dein hybrides Event. Und das ist nicht nur auf den digitalen Teil, sondern auch auf die Veranstaltung vor Ort bezogen. Du brauchst...
Wenn es darum geht, die digitalen und nicht digitalen Teile Deines Events zu verbinden, ist die Interaktion zwischen den Teilnehmern ein wichtiger Punkt und eine große Herausforderung. Bei einer hybriden Veranstaltung gilt es, Wege zu finden, wie das Publikum vor Ort mit den virtuellen Gästen in Kontakt treten kann und ein Gemeinschaftserlebnis entsteht.
Ein hybrides Event sollte mehr sein als nur ein Livestream einer physischen Veranstaltung. Es gilt, auch den digitalen Raum voll auszunutzen und alle Teilnehmer aktiv in das Eventgeschehen einzubinden. Denn genau das ist ja die große Stärke des hybriden Formats.
Am Ende des Tages sollte die Veranstaltung für alle Teilnehmer einen echten Mehrwert bieten. Die große Herausforderung ist es hier, ein Event zu organisieren, bei dem die Beiträge live und digital gleich gut funktionieren, und das die Bedürfnisse aller Teilnehmer berücksichtigt.
Wenn das jetzt erstmal so klingt, als würden mit der Organisation eines virtuellen Events hauptsächlich Probleme auf dich zukommen, dann keine Sorge! Mit den richtigen Mitarbeitern, kannst Du all diesen Herausforderungen begegnen. Denn hybride Events sind immer Team Events!
Die ideale Gruppe besteht dabei aus zwei Hälften. Die eine fokussiert sich auf das digitale Event, während die andere alles übernimmt, was mit der Organisation vor Ort stattfindet. So stellst Du sicher, dass keine der beiden Komponenten zu kurz kommt.
Das heißt aber nicht, dass Du beide Hälften streng voneinander trennen solltest. Für eine wirklich erfolgreiche Eventplanung sollten die verschiedenen Zuständigkeitsbereiche auf beiden Seiten harmonisch zusammenarbeiten.
Aber wie sieht es denn jetzt aus, das perfekte Team für ein hybrides Event? Hier sind die zentralen Rollen, die Du unbedingt besetzen solltest.
Der leitende Produzent des digitalen Veranstaltungsteams kümmert sich darum, dass den Teilnehmern auch im reinen online Raum ein einzigartiges, personalisiertes Event Erlebnis geboten wird.
Er behält den Überblick über alles, was die Übertragung der Geschehnisse vor Ort auf die digitale Eventplattform betrifft und ist für die online ‚Inszenierung‘ der hybriden Veranstaltung zuständig.
Zu seinen wesentlichen Aufgaben gehört es...
Was die online Komponente angeht ist er der Event Experte und orientiert sich unter anderem an Strategien aus der Film- und Theaterwelt, um den Ablauf und die digitale Präsentation Deiner Veranstaltung optimal zu gestalten.
Was für eine wichtige Rolle Technik für Dein hybrides Event spielt muss hier wahrscheinlich nicht nochmal gesagt werden. Und spätestens nach einem Jahr voll von Videokonferenzen und virtuellen Meetings ist wohl auch jedem klar, wie viele technische Probleme im digitalen Raum auftreten können.
Deshalb sollte ein technischer Experte ein fester Bestandteil Deines virtuellen Event Teams sein. Er garantiert einen reibungslosen Ablauf und steht Deinen Gästen bei Fragen und Herausforderungen rund um die technische Seite Deiner Veranstaltung mit Rat und Tat zur Seite.
Aber nicht nur das. Er ist auch ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, wie Du den virtuellen Raum auf effektive Art und Weise nutzen kannst.
Weil er sich dabei gleichzeitig mit der Aufgabe beschäftigt, die physische Veranstaltung digital umzusetzen, ist er auch das Bindeglied zwischen Deinem virtuellen Team und der Arbeitsgruppe vor Ort.
Um genau die Verbindung zwischen den beiden Publikumsgruppen zu schaffen, die ein hybrides Event so einzigartig macht, muss die Übertragung der Veranstaltung über bloßes Live Streaming hinausgehen.
Die technischen Standards sind hier hoch. Es braucht mehr als eine Kamera in der hinteren Ecke des physischen Raumes, damit Du die online Teilnehmer wirklich effektiv in das Geschehen einbinden kannst.
Als Empfehlung gilt hier: für ein optimales Übertragungserlebnis nimmst Du Deine Veranstaltung am besten aus ca. fünf fest installierten Blickwinkeln und mit der Hilfe zusätzlicher Geräte auf, die frei beweglich sind. Daneben sollten verschiedene Mikrofone die Beiträge, aber auch Fragen und Diskussionen der Teilnehmer vor Ort ins Virtuelle übertragen.
Den Überblick behält hier die Kamera und Sound Crew Deines Teams. Sie...
Neben den Rollen, die besonders dafür essenziell sind, dass für Dein virtuelles Publikum gesorgt ist, sollte sich ein nicht weniger tatkräftiges Team live vor Ort um die Teilnehmer kümmern.
Egal ob online oder live Publikum: die Menschen auf Deiner Veranstaltung sollten Deinem Programm am besten mit Interesse und Aufmerksamkeit folgen oder? Genau dafür lohnt es sich, einen Moderator mit ins Boot zu holen.
Er führt vor Ort durch das Event, moderiert Fragen und regt die Interaktion an. Er spinnt sozusagen einen roten Faden durch alle Beiträge. Damit hilft er auch dabei, eine Brücke zwischen den virtuellen und den vor Ort Teilnehmern zu schlagen und eine Kommunikation zwischen den beiden Gruppen einzuleiten.
Gleichzeitig bringt er besonders Dir einen entscheidenden Vorteil: Mit einem Moderator kannst Du flexibel auf kurzfristige Veränderungen reagieren. Je nach Bedarf kann er bestimmte Teile der Veranstaltung verkürzen oder verlängern. So können Du und dein Team noch während der Beiträge selbst auch Wünsche oder Schwierigkeiten eingehen.
TIPP: Wenn Du die Abläufe mit Deinem Moderator besprichst, lege bestimmte Strategien fest, wie er die Botschaft Deiner Marke und Deines Events optimal vermitteln kann. Eine gute Moderation auf einer Veranstaltung kannst Du als persönliche Chance nutzen, Deinen Teilnehmern Deine Interessen näherzubringen.
Das Hybrid-Format ist nicht nur für Dich als Organisator, sondern auch für Deine Aussteller oder Speaker eine neue und ungewohnte Situation. Auf sie kommt gleich eine doppelte Aufgabe zu:
Sie müssen sowohl über die Kameras mit den virtuellen Teilnehmern interagieren als auch das Publikum vor Ort nicht vergessen. Damit die Beiträge trotz dieser Herausforderung nicht an Qualität verlieren und es allen gelingt, ihre Botschaften erfolgreich zu vermitteln, gibt es den Event Coach. Er hilft den Ausstellern und Speakern dabei...
Dieser Teil des Teams ist besonders wichtig, wenn Du bei Deinem hybriden Event mehrere physische Veranstaltungen an verschiedenen Orten abhältst. Er hilft aber ebenso wenn sich das Geschehen auf eine Location konzentriert.
Organisatoren behalten hier den Überblick über die anwesenden Gäste und helfen bei...
Kurz: sie kümmern sich um einen reibungslosen Ablauf des Events vor Ort und entlasten andere Teammitglieder, indem sie eine Übersicht über die ablaufenden Prozesse behalten.
Dass sich jemand um die Technik eines physischen Events kümmern muss, war schon vor der Geburt von hybriden Veranstaltungen klar. Deshalb ist es wohl nichts Neues, dass ein technischer Experte Teil des Teams vor Ort sein muss.
Bei einem hybriden Format spielt er aber nochmal eine besonders wichtige Rolle. Er stellt sicher, dass alle Bestandteile der Event Ausstattung funktionstüchtig und einsetzbar sind. Das gilt nicht nur für die Kameras sondern auch für...
Zusammen mit dem technischen Experten des virtuellen Teams sorgt er dafür, dass der hybride Teil des Events, also die Übertragung der physischen Veranstaltung in die virtuelle Welt ohne Unterbrechungen funktioniert.
Mit diesen Rollen ist Dein Hybrid Event Team beinahe perfekt. Warum beinahe? Weil es noch eine letzte wichtige Komponente gibt, die Du unbedingt beachten musst: Teamwork.
Obwohl Deine Gruppe aus zwei verschiedenen Teilen besteht, sollten sich alle, die an der Organisation Deiner Veranstaltung beteiligt sind, regelmäßig vernetzen und eng zusammenarbeiten. Nur so kannst Du den Herausforderungen begegnen, die eine hybride Veranstaltung so mit sich bringt und von allen Vorteilen profitieren.
Und nun? Worauf wartest Du noch. Fang an, dein Team zusammenzustellen und einzigartige Events zu planen!
Für den maximalen Erfolg Deiner Gruppe suchst Du am besten Mitarbeiter, die schon sowohl Erfahrungen mit virtuellen als auch mit physischen Veranstaltungen gemacht haben. Sie können Dir besonders gut dabei helfen, das Beste aus beiden Welten herauszuholen!
Du bist drauf und dran Dein hybrides Event zu planen, aber bist überfordert mit der Budgetierung? Wir zeigen Dir worauf du achten musst.
Hybride Events sind nur ein kurzfristiger Trend oder schwierig zu planen? Wir klären auf: Alle Mythen zum Thema hybride Veranstaltungen siehst Du...
Was sind eigentlich hybride Events und welche Vorteile bieten sie? Wir zeigen Dir warum Du hybride Events in Dein Portfolio mit aufnehmen solltest.