Hybride Events – Die Veranstaltungen von heute…und morgen

Das Jahr 2020 hat die Event Welt grundlegend verändert. Neue Möglichkeiten, neue Herausforderungen, neue Chancen, neue...

Und jetzt, wo die Lage zumindest die Hoffnung auf eine verbesserte Situation in den nächsten Jahren zulässt, kommt bei vielen die Frage auf: Was wird bleiben, von den online Veranstaltungen, die in den letzten Monaten unser Leben bestimmt haben? 

Obwohl sich das natürlich schwer sagen lässt, eine Sache wird Dir in Zukunft sicher immer wieder über den Weg laufen. Die Rede ist von hybriden Events. Vielleicht hast Du jetzt schon Bekanntschaft mit ihnen gemacht, an einem von ihnen teilgenommen, oder sogar eines gehostet. 

In vielen Branchen gelten sie als die Zukunft von Events insgesamt. Aber was sind hybride Veranstaltungen überhaupt genau? Bringen sie Dir wirklich so viele Vorteile?

Und was solltest Du beachten, wenn Du ein solches Event hosten willst? In diesem Blogpost erfährst Du genau das – und noch viel mehr. 

Was sind Hybride Events? 

Ganz kurz und knapp: Ein hybrides Event ist die Kombination aus den in-person Veranstaltungen, die wir alle von früher gewohnt sind und den online Events, die wir spätestens in 2020 kennengelernt haben. 

Es besteht also aus einem live Event, bei dem Teilnehmer vor Ort anwesend sind, das aber gleichzeitig auch von einem online Publikum besucht wird. Wichtig ist dabei: Eine hybride Veranstaltung ist KEIN bloßer Live Stream, den man sich zum Beispiel über Social Media Plattformen anschauen kann. – Nein!

Stattdessen können die virtuellen Teilnehmer genauso am Eventgeschehen teilnehmen, wie das Publikum in-person. Beide Gruppen können Fragen stellen und mit anderen Teilnehmern interagieren. 

Warum lohnt sich ein Hybrides Event 

Bei einer hybriden Veranstaltung treffen sich also digitales Event und physische Veranstaltung – Sie vereint sozusagen das Beste aus beiden Welten – und bietet damit einige Vorteile. 

Reichweite 

Eine Hälfte Deiner Zielgruppe befindet sich auf einem anderen Kontinent? Kein Problem! Mit einem hybriden Event bist du trotz physischem Veranstaltungsort nicht an physische oder geografische Grenzen gebunden. So kannst Du eine maximale Anzahl an Leuten auf der ganzen Welt erreichen und in Deine Veranstaltung einbinden. 

Kosteneffizienz

Vor allem in Bezug auf den ROI lohnt sich ein hybrides Event. Du investierst zwar in eine live Veranstaltung und in die Technik, diese online zu übertragen – gleichzeitig hast Du aber die Möglichkeit sowohl physische als auch digitale Tickets zu verkaufen. Alleine wegen der Teilnehmerzahl, die sich durch das hybride Format wesentlich erhöht, kannst Du Deinen Umsatz elementar steigern. 

Daten sammeln 

Die hybride Veranstaltung bringt Dir zudem einen entscheidenden Vorteil von online Events: die Möglichkeit Daten zu sammeln. Durch das teilnehmende digitale Publikum kannst Du Deine Event Beteiligung tracken und erhältst einen besseren Überblick darüber, was gut ankommt und was nicht – Etwas, das bei einer in-person Veranstaltung wesentlich schwieriger ist. 

Was musst Du bei hybriden Veranstaltungen beachten

Ein hybrides Event bringt also einige Vorteile – ist aber nicht immer leicht zu hosten. Damit Dir Frustration erspart bleibt, wenn Du dich dazu entscheidest, so ein Event zu hosten – hier sind die Dinge, die Du unbedingt beachten solltest: 

Vor Ort: Technik und live Organisation

Dein hybrides Event steht und fällt mit der technischen Ausstattung. Das gilt nicht nur für den Teil der online stattfindet, sondern auch für die live Veranstaltung. Hier müssen vor allem Kameras und Mikrofone vorhanden sein, die es Dir möglich machen, deine Inhalte in möglichst hoher Qualität online zu übertragen. Am besten werden sie von einem geschulten Personal betreut, das dafür sorgt, dass die Aufzeichnungen jederzeit so sind, wie Du es dir vorstellst, sondern dass auch technische Pannen und Probleme schnell beheben kann, ohne dass es zu größeren Ausfällen kommt. 

Und – was gerade in Zeiten einer Pandemie besonders wichtig ist – nicht nur für Deine Ausstattung, auch für Deine Gäste muss gesorgt sein. Ihr Komfort und ihre Sicherheit sind Dinge, die Du bei der Planung und Durchführung Deines hybriden Events auf jeden Fall beachten solltest. 

Digital: Plattform und Support 

Während Dein online Publikum eigentlich nur eine gute Internetverbindung benötigt, um an Deinem hybriden Event teilzunehmen, musst Du als Organisator natürlich ein paar Dinge mehr beachten. Vor allem eine Aufgabe kommt auf Dich zu, die Dich bei regulären virtuellen Veranstaltungen sonst nicht erwartet: Du musst die Menschen im virtuellen Raum mit Deinen in-person Teilnehmern in Kontakt bringen. 

Je nahtloser der Übergang zwischen physischem und online Event ist, desto erfolgreicher ist Deine hybride Veranstaltung. Vergiss also nicht, dich nicht nur um Deine live Teilnehmer, sondern auch um Dein digitales Publikum zu kümmern. Dazu gehört auch, dass Du online für Support bei eventuellen Schwierigkeiten sorgst und darauf achtest, dass Dein virtuelles Event DSGVO konform abläuft. 

Es gibt also einiges zu beachten im digitalen Raum – und es gibt eine Sache mit der alles steht und fällt: Die Event Plattform. Sie ist sozusagen der Dreh- und Angelpunkt Deiner virtuellen Veranstaltung. Eine leistungsstarke, hochwertige Plattform nimmt Dir nicht nur eine ganze Menge Arbeit ab, sondern sorgt auch dafür, dass Deine Veranstaltung garantiert ein Erfolg wird. 

So findest Du die perfekte Event-Plattform 

Aber wie findest Du genau so eine Plattform? Grundsätzlich gilt: Ein guter Anbieter unterstützt Dich nicht nur während, sondern auch vor und nach Deinem hybriden Event und überzeugt mit Angeboten, die Dir Arbeit ersparen, und Deinen Teilnehmern ein möglichst gutes Nutzererlebnis bieten. Hier sind ein paar Anhaltspunkte, an denen Du dich orientieren kannst – Die perfekte Event Plattform bietet:

Vor dem Event

• Eine reibungslose Kommunikation bei der Planung und Festlegung des Angebots
• Eine benutzerfreundliche Möglichkeit zur Event Registrierung und einen intuitiven Ticket Service 

Während des Events

• Eine nutzerfreundliche Oberfläche und ein übersichtliches Design
• Ein Streaming Erlebnis ohne technische Schwierigkeiten
• Innovative Möglichkeiten für live und online Teilnehmer sich einzubringen und zu interagieren
• Einen Support Service für Probleme und Fragen

Nach dem Event

• Aufzeichnungen der einzelnen Sessions, die Du später nutzen kannst
• Daten und Statistiken zur Teilnahme und Networking 
• Zahlen, an denen sich der ROI Deines Events messen lässt

Insgesamt

• Einen reibungslosen Ablauf von der Registrierung, über die Einsicht des Event Contents, bis zur Teilnahme und Interaktion
• Zeitersparnis für Dich und Dein Team
• Eine Zentralisierung der Eventorganisation
• Eine sinnvolle Management Automation
• Eine individuelle Präsentation Deiner Marke 

Hybride Events – der richtige Schritt in die Zukunft 

Dass sowohl online, als auch physisch Personen an einer Veranstaltung teilnehmen wird in den nächsten Jahren immer normaler werden. Schon heute profitieren Unternehmen auf der ganzen Welt davon, mit einem lokalen Event auch international präsent sein zu können und so weder auf Reichweite, noch auf Atmosphäre verzichten zu müssen. 

Hast Du digitale Veranstaltungen im letzten Jahr doch lieb gewonnen, oder willst zumindest nicht mehr auf die Vorteile verzichten, dann sind hybride Events genau das, was Du suchst. Mit der richtigen Plattform an Deiner Seite musst Du keine Abstriche mehr machen und kannst erfolgreiche Events hosten, die Deine Zielgruppe immer wieder besuchen will. Egal ob virtuell oder eben ‚in person‘.