So planst Du Dein nächstes hybrides Event – Step by Step

Hybrid…das, nicht mehr ganz so neue, Buzzword der Event Branche. Besonders seit dem letzten Jahr sind die Veranstaltungen, bei denen Teilnehmer sowohl live vor Ort als auch virtuell teilnehmen können, immer beliebter. Und das aus gutem Grund. 

Das hybride Format bringt eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich: Die Reichweite wird erhöht, Veranstaltungen können flexibler gestaltet werden, die unterschiedlichen Bedürfnisse der Zielgruppe werden berücksichtigt, online können genaue Daten gesammelt werden. Kurz: In den meisten Fällen zahlt sich ein solches Event (auch langfristig) aus.

So bemerken zum Beispiel laut eventtus bei 86% der B2B Unternehmen rund 7 Monate nach einer hybriden Veranstaltung positive Auswirkungen auf den firmeneigenen ROI. 

Solche positiven Effekte stellen sich jedoch natürlich nur ein, wenn das Event selbst ein Erfolg ist. Unser Guide hilft Dir dabei, genau das sicherzustellen. Hier findest Du 8 wichtige Schritte, die Du unbedingt abarbeiten musst, um das perfekte hybride Event zu planen.  

1. Lege das Thema fest und stelle eine erste Agenda auf 

Um was soll es im Rahmen Deines Events eigentlich gehen? Mit dieser Frage solltest Du Dich beschäftigen, noch bevor Du überhaupt über technische Möglichkeiten, Live Streams oder ähnliches nachdenkst. 

Beginne Deine Planung damit, ein Thema für Deine Veranstaltung festzulegen und erstelle dann eine erste Event-Agenda. Diese muss noch nicht finalisiert sein, aber am Ende dieses ersten Planungsschrittes solltest Du die folgenden Fragen beantworten können:

• Was soll im Zentrum Deines Events stehen, worauf willst Du besonderen Fokus legen?
• Mit welchen Formaten willst Du Deine Inhalte vermitteln?
• Welche Vorträge sollen auf Deinem Event gehalten werden?/Welche Speaker sollen auftreten?
• Was sollen Deine Gäste von Deinem Event mitnehmen? 

Behalte bei der Auswahl Deines Themas und der Agenda-Erstellung das hybride Format im Hinterkopf und wähle Inhalte, die sich sowohl live, als auch virtuell vermitteln lassen. 

2. Bestimme und unterteile Deine Zielgruppe

Wenn Du festgelegt hast, was Du vermitteln willst, ist es an der Zeit, dich damit zu beschäftigen, wen Du mit Deinem Content erreichen willst. Bestimme also im nächsten Schritt Deine Zielgruppe und teile sie in verschiedene Segmente auf. 

Mit einem hybriden Event kannst Du Deine Reichweite erheblich erhöhen und viele verschiedene potenzielle Teilnehmer erreichen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Du weißt, wen Du wie ansprechen willst. 

Die Menschen, die virtuell an Deiner Veranstaltung teilnehmen, haben zum Beispiel ganz andere Bedürfnisse, Wünsche und Fragen, als die, für die das Live-Event in Frage kommt. Die Mitglieder Deiner Zielgruppe genau zu kennen und auch unterscheiden zu können ist also essenziell für die Planung Deines Formats – und für spätere Marketing Maßnahmen. 

Ein kleiner Tipp dabei: Die Erstellung und Nutzung von Buyer Personas bietet Dir hier einen wertvollen Überblick und wichtige Informationen über die verschiedenen Menschen, die Du mit Deinem Event erreichen kannst. 

3. Budget planen

Eine sinnvolle Budgetplanung sollte bei der richtigen Organisation eines hybriden Events auf keinen Fall fehlen. Lege also fest, wie viel Geld Du für Deine Veranstaltung ausgeben willst. Wichtig hierbei: lass auch Deine Jahresplanung nicht außer Acht:

Hast Du noch mehr hybride Events geplant? Wie willst Du diese finanzieren? Willst Du für alle gleich viel ausgeben oder einzelne durch eine kostspieligere Organisation hervorheben? 

Wenn das allgemeine Budget festgelegt ist, geht es darum, es aufzuteilen. Ja, richtig gelesen. Da Du bei einer hybriden Veranstaltung zwei Formate organisierst — online und vor Ort Event — solltest Du die Kostenberechnung teilen. 

Beachte für die Budgetplanung des ‚physischen‘ Teils die Kosten für

• Die Eventlocation
• Eventuelles Catering und Unterbringungen für die Gäste
• Die Ausstattung der Ausstellerstände
• Mitarbeiter und Helfer auf dem Event
• Die technische Ausstattung, die Du für die Übertragung des Events ins Internet benötigst 

Beim virtuellen Teil könnten hingegen Ausgaben für 

• Support-Mitarbeiter 
• Die genutzte Event-Plattform 
• Gamification-Erweiterungen

anfallen. 

Insgesamt gilt: für das Event vor-Ort solltest Du den größeren Teil Deines Budgets einplanen. Beachte darüber hinaus auch noch das Geld, das für die insgesamte Organisation des Events, also zum Beispiel die Bezahlung von Speakern und Ausstellern, oder die Marketing-Maßnahmen anfällt. 

4. Event App/Plattform auswählen

Die Event-Plattform ist ein essenzieller Teil Deiner hybriden Veranstaltung. Mit ihr steht und fällt die erfolgreiche Verknüpfung des digitalen Teils und des Teils vor Ort. Wähle Deinen Anbieter also sorgfältig aus. 

Die ideale Event-Plattform bietet dabei:

• Unterschiedliche Formate, um die Inhalte der live-Veranstaltung zu übertragen und zu vermitteln
• Q&A und Chat Module, über die online und live Publikum miteinander interagieren können
• Formate, die die Kommunikation und Interaktion der Teilnehmer fördern
• Eine Event-App, mit der sich die Gäste vor Ort mit der virtuellen Welt verbinden können

Um die Plattform auszuwählen, die am besten zu Dir, Deinen Inhalten und auch Deiner Zielgruppe passt, kannst Du vor diesem Planungsschritt eine Liste mit den wichtigsten Anforderungen erstellen, die Dein Anbieter erfüllen muss. 

5. Event Location auswählen/planen

Mindestens so wichtig wie die virtuelle Event-Plattform, ist bei einer hybriden Veranstaltung die Event Location. Beim Auswählen und Planen solltest Du Dir bei dieser mehr Fragen stellen als bei der Organisation des Veranstaltungsortes eines rein physischen Events. 

Hier sind nicht nur die üblichen (auch pandemiebedingten) Fragen wichtig, wie:

• Haben alle Gäste, Aussteller und Speaker Platz, ohne das Gedränge entsteht?
• Können am Eingang und in allen Räumen die erforderlichen Sicherheitsabstände eingehalten werden?
• Wie werden Sponsoren und Partner am besten auf der Event-Location präsentiert?

Da Du die Geschehnisse gleichzeitig in den virtuellen Raum übertragen willst, solltest Du Dich gleichzeitig fragen:

• Wo findet das technische Equipment Platz, das Du für die Übertragung benötigst?
• Können in den Räumen genug Kameras und Bildschirme aufgestellt werden, um physische und virtuelle Welt zu verbinden?
• Wie kannst Du bei der Planung der Veranstaltungsräume das virtuelle Publikum in das Event integrieren?

6. Engagement sicherstellen

Die Kommunikation und Interaktion Deiner Gäste sind essenziell für den Erfolg Deines Events. Nur wenn sich alle Beteiligten aktiv einbringen, wird es Dir gelingen, online und Live-Veranstaltung verschmelzen zu lassen und ein einzigartiges Erlebnis zu kreieren. 

Deshalb solltest Du Dich nicht erst während des Events um das Engagement kümmern, sondern bereits bei der Planung Taktiken für die virtuellen Gäste und das Publikum vor Ort festlegen, die Deine Teilnehmer dazu bringen, sich aktiv einzubringen. 

Wichtig ist dabei auch, sicherzustellen, dass sich die Menschen im virtuellen Raum nicht ausgeschlossen fühlen und dass es auch für sie möglich ist, Kontakte zu knüpfen und sich auszutauschen. 

Vielversprechende Ansätze sind hier zum Beispiel moderierte Chatrooms in der Event-App, Gamification Maßnahmen für beide Gruppen oder auch online Umfragen, bei denen die Menschen vor Ort über eine App und die Menschen im virtuellen Raum über eine Plattform abstimmen können. 

7. Erklärungen und Guides zum Format erstellen

Ein hybrides Event ist für viele Gäste und Aussteller ein neues Format. Damit sich also alle Beteiligten auf Deiner Veranstaltung zurechtfinden, solltest Du Dich bei der Planung damit beschäftigen, was sie unbedingt wissen und beachten sollten. 

Erstelle also Erklärungen und Guides, die die Teilnahme erleichtern und in denen beispielsweise erklärt wird

• Wie das allgemeine Konzept der Veranstaltung aussieht

• Wie die Event-App und Event-Plattform genutzt werden kann
• Wie Aussteller ihre Stände vor Ort und im virtuellen Raum organisieren können
• Welche Engagement- und Interaktionsmöglichkeiten es gibt
  
  

Der letzte Punkt, mit dem Du Dich beschäftigen musst, wenn Du ein erfolgreiches hybrides Event planen willst, ist folgende Frage: Wie sieht Erfolg überhaupt aus?

Um diese zu beantworten, musst Du neben der allgemeinen Organisation Deiner Veranstaltung auch Ziele und KPIs festlegen. 

Was genau willst Du mit Deinem Event erreichen? Leads-Generieren? Deine Reichweite erhöhen? Dich als Experte in der Branche etablieren?

Finde vor Deinem Event eine Antwort auf diese Frage und befasse Dich dann damit, welche Daten Du sammeln kannst, um den Erfolg oder Misserfolg Deiner hybriden Veranstaltung zu beurteilen. 

Hybride Events – Gute Planung ist die halbe Miete 

Eine sorgfältige Organisation ist das A und O eines hybriden Events. Mit ihr steht und fällt die Veranstaltung. Aber, keine Sorge, wenn Du alle Schritte unseres Step-by-Step Guides abgearbeitet hast, bist Du schon auf dem Weg zum Erfolg. 

Also, worauf wartest Du…

• Lege Dein Thema und Deine Agenda fest
• Bestimme und segmentiere Deine Zielgruppe
• Plane Dein Budget
• Wähle die richtige Event-Plattform und Event-Location aus
• Stelle das Engagement und die Interaktion Deiner Gäste sicher
• Erstelle Guides und Erklärungen zum hybriden Format für Deine Gäste und Aussteller
• Lege sinnvolle Ziele und KPIs fest 

…schon bist Du Deinem Traum vom perfekten hybriden Event, das Dich und Dein Unternehmen wesentlich weiter bringt, ein gutes Stück näher gekommen.

PS: Wir haben eine Anleitung erstellt, wo alle Fragen zur Planung und Durchführung von hybriden Events beantwortet werden. Eine passende Checkliste zum Abhaken ist auch dabei. Lad' sie Dir doch einfach runter!