Virtuelle Events planen

Die effektivsten Wege, Dein virtuelles Event zu bewerben

Es ist die absolute Horrorvorstellung eines jeden Event (ob physisch oder virtuell) Hosts...das ausbleibende Publikum. ...


Es ist die absolute Horrorvorstellung eines jeden Event (ob physisch oder virtuell) Hosts...das ausbleibende Publikum.

Man hat viel Zeit und Arbeit in die Erstellung der Veranstaltung gesteckt, hat an alles gedacht – meint man zumindest. Denn dann bleiben die Anmeldungen aus, und am großen Tag lassen sich die Teilnehmer an einer Hand abzählen. 

Wenn das passiert, ist wahrscheinlich bei der Vorbereitung ein ganz entscheidender Fehler gemacht worden – Niemand hat sich Gedanken darüber gemacht, wie das Event promotet werden soll. Damit Dir das nicht passiert und Dir die Teilnehmer- und Anmeldezahlen keine schlaflosen Nächte bereiten, beschäftigen wir uns in diesem Post mit allen Tipps und Tricks, die Dir dabei helfen, virtuelle Veranstaltungen in Zukunft erfolgreich zu bewerben. 

Eine effektive Promotion besteht dabei aus verschiedenen Faktoren – aus überzeugendem Content, einer effektiven Landingpage und den richtigen Kanälen, über die Du Deine Werbebotschaften verbreitest. 

Hier die ideale Mischung zu finden ist beinahe so wichtig, wie die perfekte Event Plattform auszuwählen. Und die beiden Dinge hängen sogar zusammen – denn der ideale Anbieter steht Dir auch bei der Vermarktung Deiner Veranstaltung mit Rat und Tat zur Seite. 

Aber wo fängst Du am besten an, wenn Du überzeugenden Promotion Content erstellen und verbreiten willst, bei dem Deine potenziellen Besucher gar nicht anders können, als sich anzumelden? Das A und O ist erstmal die richtige Vorbereitung.

Die richtige Vorbereitung

Publikum und Zielgruppe definieren

Frage dich vor dem Beginn Deiner Marketing Kampagne erst einmal Folgendes: Wer ist eigentlich Deine Zielgruppe für diese Event? 

Nutze zum Beispiel Deine bestehenden Customer Personas oder erstelle einen neuen ‚idealen‘ Teilnehmer, mit dem Du festlegst, wen Du ansprechen willst und warum. Gerade für die Promotion eines Events ist es wichtig, dass Du möglichst viel über Deine potenziellen Teilnehmer weißt. 

Nicht nur die Branche und ihre Ziele oder Herausforderungen, auch das Alter und allgemeine Interessen spielen eine wichtige Rolle. 

Wo verbringen sie ihre Zeit online? Wo erreicht sie Dein Marketing am besten? Gerade bei Jugendlichen (Studienanfängern oder Schülern) lohnt sich zum Beispiel eine Promotion Kampagne über die sozialen Medien – vor allem Facebook und Instagram. Im B2B Bereich funktioniert dagegen vieles über LinkedIn – auch Mail Marketing ist hier beliebt. 

Nach einer Beschäftigung mit Deiner Zielgruppe sollte Dir klar sein:

  • Wen Dein Event (und damit auch Dein Marketing) erreichen soll
  • Was die Probleme, Ziele und Wünsche Deiner Zielgruppe sind 
  • Wie Deine Veranstaltung Deiner Zielgruppe bei der Lösung ihrer Herausforderungen helfen kann
  • Wie Deine Veranstaltung den Teilnehmern hilft, ein Ziel schneller zu erreichen
  • Über welche Kanäle Du Deine Zielgruppe am besten erreichst
  • Welche Marketing Formate sich für Deine potenziellen Teilnehmer eignen

Ziele festlegen

Wenn Deine Zielgruppe feststeht, gilt es, sich an die anderen Ziele zu machen. Denn eine Kampagne kann nur dann erfolgreich sein, wenn Du vorher definierst, was Erfolg überhaupt für Dich bedeutet. 

Lege also spezifisch (und realistisch) fest, was Du erreichen willst.

Willst Du dir eine bestimmte Zahl Anmeldungen in einem bestimmten Zeitraum sichern?

Geht es darum, möglichst viel Reichweite zu bekommen? Wie sieht dann die ideale Reichweite aus?

Gibt es eine ideale Zahl Teilnehmer oder Interessierte, die Du unbedingt erreichen willst?

Je effizienter Du Deine Ziele formulierst, desto leichter kannst Du später Deine Kampagne beurteilen. 

Landing Page erstellen

Sie ist definitiv ein Herzstück bei der Promotion virtueller Events – die Landing Page. Hier passiert nämlich das wirklich Wichtige: hier überzeugst Du Interessierte davon, sich zu Deinem Event anzumelden und zu wirklichen Teilnehmern zu werden. 

Eine gute Landing Page enthält deshalb nicht nur alle wichtigen Informationen zu Deinem Event, sondern zeigt Deiner Zielgruppe auch, warum sich eine Teilnahme lohnt. Halte deshalb nicht nur 

  • Datum und Zeit des Events
  • Eine kurze Übersicht über Thema und Schwerpunkt der Veranstaltung 
  • Die Agenda 
  • Deine Sponsoren und Aussteller 

fest, sondern bereichere Deinen Text zusätzlich mit 

  • Einer ansprechenden Überschrift
  • Unterhaltsamen und informativen Bildern und Videos 
  • Einem FAQ, das häufige Fragen beantwortet und Bedenken aus dem Weg räumt

HINWEIS: Gerade, weil die Landing Page so wichtig ist und so eng mit der Event Registrierung zusammenhängt, lohnt es sich, einen Anbieter auszuwählen, der Dich bei ihrer Erstellung mit Designs und Arbeitskraft unterstützt. 

Einen Zeitplan festlegen

Der richtige Zeitrahmen ist für eine erfolgreiche Event Promotion ausschlaggebend. Überlege Dir genau, wann Du welche Strategien Deiner Werbekampagne einsetzen willst. 

Beginnst Du zu früh, ist das Risiko hoch, dass Du die Aufmerksamkeit Deiner Zielgruppe bis zum Event wieder verloren hast. Bist Du aber zu knapp dran, schaffst Du es wahrscheinlich nicht, genug Reichweite aufzubauen, um möglichst viele potenzielle Teilnehmer zu erreichen. 

Als grobe Richtlinie kannst Du dir merken: eine Landing Page sollte ungefähr zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung online gehen. So steigerst Du die Vorfreude, gibst Deiner Zielgruppe aber gleichzeitig genug Vorlauf und Dir ausreichend Zeit für die Event Promotion.

Über diese Kanäle bewirbst du dein Event 

Alles Wichtige zur Vorbereitung weißt Du also jetzt. Dann zur bedeutenden Frage: über welche Kanäle und Formate bewirbst Du denn jetzt Dein Event? Dir stehen gleich eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung. 

Nutze Deine eigene Reichweite

Promotion auf Deiner Website

Deine eigene Website ist der virtuelle Raum, in dem Du Dein Event ganz leicht, kostengünstig – und oft auch sehr effektiv bewerben kannst. Denn wer Deine Seite besucht, ist ja so oder so schon an Deinem Unternehmen und Deinen Angeboten interessiert. Warum also nicht gleich auf Deine Veranstaltung hinweisen? 

  • Reserviere eine prominente Stelle auf Deiner Homepage, auf der Du Dein Event vorstellst und Deine Landingpage verlinkst
  • Auch Banner Ads oder Message Panels können effektive Promotion Maßnahmen sein – solange sie nicht zu aufdringlich sind
  • Kurze Videos auf der Website, in denen Du über die Veranstaltung informierst und vielleicht kurze informative Ausschnitte bereitstellst sorgen für Aufmerksamkeit und machen Lust auf Dein Event

Werbung über den Blog und Social Media Seiten 

Vergiss neben Deiner Homepage auch nicht, Deine anderen Content Kanäle zu nutzen. Der eigene Blog oder Posts auf einer Social Media Plattform sind gute Maßnahmen, um Deine Reichweite optimal auszunutzen und Dein Event bei den Menschen bekannt zu machen, die sich bereits für Deine Inhalte interessieren. 

Auch Event Hashtags, die Du über Deine Social Media Profile verbreitest, helfen dabei, Deine Veranstaltung zu promoten, bekannt zu machen und ins Gespräch zu bringen. 

Bestehende Leads nutzen

Potenzielle Teilnehmer Deines Events sind nicht nur völlig unbekannte Menschen aus Deiner Zielgruppe. Denke auch daran, Deine Veranstaltung bei bereits bestehenden Leads zu bewerben. Hier finden sich garantiert Interessierte! 

In vielen Fällen kann aus diesem Lead Marketing das Herzstück Deiner Event Promotion werden. Besonders gut lässt sich hier E-Mail Marketing nutzen. 

Plane am besten eine eigene Kampagne und lege fest

  • Welche Deiner Leads an dem Event interessiert sein könnten
  • In wie vielen E-Mails Du über Deine Veranstaltung informieren willst
  • In welchen Abständen Du diese E-Mails verschicken willst 

Und erstelle einen Text und eine Betreffzeile, die sowohl alle relevanten Informationen enthalten, als auch Lust auf mehr machen. 

Sharing nutzen

Promotion über angemeldete Teilnehmer 

Sharing ist ein kostenloser – und oft erstaunlich effektiver Weg um online Events zu promoten. Versuche dafür andere davon zu überzeugen, für Deine Veranstaltung zu werben. Wie soll das gehen?

Bereits angemeldete Teilnehmer eignen sich zum Beispiel gut für diese Strategie. Wenn Sie sich schon für Dein Event entschieden haben, schlage ihnen vor, ihre Teilnahme über Social Media mit ihren Followern zu teilen. 

Am besten gelingt Dir das direkt nach der Anmeldung. Leite sie zum Beispiel nach der Registrierung über die Landing Page auf eine zusätzliche Seite weiter, auf der sie über Buttons und Links direkt die Möglichkeit haben, die Veranstaltung über ihre Profile in verschiedenen sozialen Medien zu teilen.

Auch in eine Mail, in der Du ihre Teilnahme bestätigst, lassen sich solche Funktionen einbauen. Hier braucht es dann oft noch einen Call to Action, der sie an das Sharing erinnert – und schon hast Du Dein Event weiter verbreitet.

Die Promotion über schon angemeldete Besucher hat dabei besonders einen entscheidenden Vorteil: Menschen vertrauen einer Empfehlung ihrer Bekannten 

Binde Deine Sponsoren ein

Auch Deine Sponsoren haben großes Interesse daran, dass sich möglichst viele Teilnehmer bei Deiner Veranstaltung anmelden. Versuch also, bereits bei der Promotion mit ihnen zusammenzuarbeiten, um Deine Marketing Erfolge zu steigern.

Sponsoren können dabei zum Beispiel

  • Auf ihrer Website über das Event informieren
  • Dein Unternehmen und Deine Veranstaltung über ihre social Media Kanäle vorstellen
  • Das Event in ihrem E-Mail Newsletter bewerben

Wichtig sind dabei eine enge Zusammenarbeit und eine genaue Abstimmung, damit genau die Botschaft bei deinen potenziellen Teilnehmern ankommt, die Du dir vorstellst. 

Nutze Aussteller und Gäste 

Oft sind es gerade die Aussteller oder Gäste, die auf Deinem Event sprechen, Workshops leiten, oder ihre Produkte präsentieren, die Deine potenziellen Teilnehmer interessieren. 

Denke also daran, sie in den Dialog einzubinden, der rund um Dein Event entsteht – stelle sie auf Deinen Seiten vor und bitte sie darum, auch ihre Zielgruppe über ihre Teilnahme an Deiner Veranstaltung zu informieren. 

Schreibe Gastbeiträge in Blogs 

Auch das Herzstück einer jeden Content Marketing und Inbound Strategie – der Blog lässt sich für Sharing nutzen. Mit Gastbeiträgen in den Blogs von ‚Thought Leadern‘ Deiner Branche kannst Du Interessierte für Dein Event begeistern. 

Wichtig ist nur, dass hier erst einmal im Vordergrund steht, der jeweiligen Zielgruppe mit Deinen Inhalten einen echten Mehrwert zu bieten, bevor Du Deine Veranstaltung promotest. 

Hast Du einen Blog gefunden, der bei der Zielgruppe Deines Events beliebt ist, informiere Dich über die Richtlinien für Gastbeiträge und erstelle Content, der wirkliche Relevanz für die Leser hat. 

Nimm dann Kontakt mit dem Herausgeber auf und frage ihn nach einer Zusammenarbeit – du stellst ihm Deine Inhalte bereit und darfst im Gegenzug dafür Deine Veranstaltung promoten. Gelingt Dir so ein Gastbeitrag, kannst Du ihn auch auf Deiner eigenen Website verlinken und hast einen weiteren Kanal für eine erfolgreiche Bewerbung Deiner Veranstaltung geschaffen.

Public Relations (PR)

Auch eine online Pressemitteilung zur richtigen Zeit kann Dir – gerade im B2B Bereich – helfen, bei Deiner Promotion maximale Reichweite zu erlangen. 

Denke daran, auch hier sorgfältig am Inhalt deines Artikels zu arbeiten – er sollte

  • den Mehrwert des Events für die Teilnehmer betonen 
  • klar machen, welche Zielgruppe erreicht werden soll
  • über Datum, Zeit und Agenda informieren
  • wichtige Sponsoren und Aussteller aufzählen 

…und natürlich Lust auf mehr machen! Binde auch gleich einen Link zu Deiner Landing Page ein – so haben Interessierte die Möglichkeit, sich sofort anzumelden. 

Presseartikel lassen sich großartig über die verschiedensten Kanäle verbreiten, und werden oft von Lesern geteilt, sodass Du Deine Reichweite maximieren kannst. 

Paid Promotion

Obwohl Paid Promotion natürlich Kosten verursacht und es viele günstigere Möglichkeiten zur Bewerbung Deines Events gibt, solltest Du diesen Kanal nicht unterschätzen. 

Er bietet Dir die Möglichkeit, Deine Kampagne nochmal zu unterstützen. Paid Ads erhöhen Deine Reichweite und damit den Erfolg jedes Marketings messbar. 

Paid Social Media Ads 

Gerade in den sozialen Medien bietet es sich an, die Promotion über Deine eigenen Profile durch bezahlte Anzeigen zu unterstützen und so nicht nur Deine Follower über Dein Event zu informieren

Paid Search

Gerade wenn Du schnell viele Anmeldungen brauchst empfiehlt sich Werbung in Suchmaschinen (zum Beispiel über Google Ads), bei der Du bestimmte Keywords festlegst, bei der Deine Promotion in Form von Bannern oder Textanzeigen auftaucht

Gerade bei Paid Promotion solltest Du während Deiner Kampagne immer wieder die Kennzahlen Deiner Ads kontrollieren und im Blick behalten, wie effektiv Deine Investitionen sind. 

Mit Promotion zum Event Erfolg 

Egal ob Du jetzt online Messen, virtuelle Konferenzen oder einfach einen Workshop hosten willst, die richtige Promotion gehört zu Deiner Veranstaltung, wie die Plattform und die Teilnehmer. 

Investierst Du Zeit und sorgfältige Vorbereitung in Deinen Marketing Plan, erstellst eine überzeugende Landingpage und wählst die richtige Mischung aus eigenen Kanälen, Sharing und Paid Promotion, kannst Du den Erfolg Deiner Veranstaltung nachhaltig steigern. 

Auch wenn die Bewerbung Deines Events oft aufwändig und nicht immer kostengünstig ist – Du wirst sehen, dass es sich lohnt – spätestens dann, wenn sich Deine Anmeldelisten füllen und niedrige Teilnehmerzahlen für Dich Geschichte sind.

Virtuelle Events umsetzen, mit dieser Checkliste!

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