So planst Du Deine digitale Messe 2022 - 5 Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung!

Mit der richtigen Planung wird Deine Messe 2022 auch im digitalen Format ein Erfolg…

Das nächste Jahr sollte eines voller live Events werden….das hatten zumindest im Sommer diesen Jahres viele gehofft. Aber danach sieht es im Moment wirklich nicht aus.

Stattdessen stehen Veranstalter einem inzwischen altbekannten Problem gegenüber: Versammlungen mit vielen Menschen sind aufgrund der Pandemie und der aktuellen Regelungen immer weniger möglich und damit bleibt nur eines: der (zumindest teilweise) Rückzug in die virtuelle Welt. 

Glücklicherweise ist eine digitale Messe heute längst mehr als eine bloße Notlösung. Mit der richtigen Event-Plattform und einer strukturierten Herangehensweise wird sie zum echten Erfolg! Wir zeigen Dir wie das geht. 

Grundsätzliches: Was für eine virtuelle/hybride Messe spricht 

Hätte man Dir noch 2019 von der Idee erzählt, eine virtuelle Veranstaltung zu hosten, oder sogar auf einer hybriden Messe digitale und physische Welt verschmelzen zu lassen, hättest Du (wie viele andere) wahrscheinlich kritisch die Nase gerümpft. Was spricht denn schon für ein online Event? In den Jahren 2021 und 2022 lautet die Antwort auf diese Frage ganz klar – vieles! 

Sicherheit 

Mit einer rein digitalen oder hybriden Messe gelingt es Dir auch in der jetzigen Situation, die Sicherheit Deiner Teilnehmer zu gewährleisten. Du musst Dir keine, oder zumindest weniger Gedanken um Hygiene- und Schutzmaßnahmen machen und Menschen aus Deiner Zielgruppe können auch dann teilnehmen, wenn Sie direkten Kontakt mit anderen gerade vermeiden wollen. 

Auch die Planungssicherheit ist ein unbestreitbarer Pluspunkt einer digitalen Veranstaltung. So schwer kurzfristige Änderungen bei Live-Events umgesetzt werden können, desto leichter ist das im virtuellen Format möglich. 

Budget

Das gilt besonders für rein digitale Veranstaltungen: Sowohl für Dich also auch Deine Partner und Aussteller entfallen hier zentrale Kosten wie Raum- und Standmiete, Deine Besucher sparen bei Anreise und Unterkunft – Die virtuelle Welt wirkt sich positiv auf das Budget aller Beteiligten aus. 

Nachhaltigkeit 

Ein digitales Event bietet Dir die ideale Möglichkeit, Deine Veranstaltung umweltfreundlicher zu gestalten: Hier kannst Du nicht nur den Müll reduzieren, der sonst durch Flyer, Plakate und Catering anfällt – dadurch dass weniger Teilnehmer reisen müssen um zu Deiner Messe zu gelangen, verbessert sich auch die CO2 Bilanz.

Reichweite 

Im digitalen Format vervielfacht sich Deine Reichweite: Besucher können jederzeit teilnehmen, egal wo sie sich gerade befinden.

Datenerhebung und Analyse

Von Besuchszeiten über die Anzahl der Interaktionen zwischen Gästen und Ausstellern bis hin zur Qualität der generierten Leads – auf einer virtuellen Messe lassen sich mehr Daten sammeln, als bei einer Live-Veranstaltung jemals möglich wäre. Diese kannst Du nach oder während des Events auswerten und für Deine Zwecke nutzen. 

So gelingt die Messeplanung – 5 Tipps 

Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Aber von denen profitierst Du nur, wenn Deine Messe auch wirklich erfolgreich ist. Eine gute Planung des Events ist dafür die entscheidende Voraussetzung? Hier sind die fünf Dinge, die Du unbedingt tun musst

Ein detailliertes Messekonzept ausarbeiten

Egal ob es sich um ein rein virtuelles oder ein hybrides Format handelt, ein detailliertes Messekonzept ist die wichtigste Grundlage, wenn Du ein virtuelles Event planen willst. 

Hier hältst Du zunächst Die Antworten auf folgende zentrale Fragen fest:

• Welche Menschen willst Du mit Deiner Messe ansprechen
• Was sollen Deine Besucher von Deinem Event mitnehmen?
• Was sind Deine eigenen Ziele für das Event?
• Was macht Deine Veranstaltung besonders?

Nachdem diese Grundlagen geklärt sind, solltest Du dich in Deinem Messekonzept außerdem mit wichtigen logistischen Dingen beschäftigen. Dazu gehören Ablauf und Dauer der Messe, welche Speaker und Vorträge auf Deinem Event geplant sind und welche Aussteller Du vorstellen willst. 

Und was zu guter Letzt nicht in einem Konzept für eine online Messe fehlen darf, ist ein Plan, wie Du Dein Event im virtuellen Raum umsetzen willst. Überlege Dir

• Wie Du Deine Gäste am besten in Deine digitale Veranstaltung einführen willst (z.B. durch ein Erklär- oder Begrüßungsvideo am Anfang der Messe)

• Welche verschiedenen Formate Du nutzen willst (z.B. Videos, Live-Streams, Q&A Sessions, Breakout Rooms etc.)
• Wie sich Medien wie Bilder, Videos und Präsentationen integrieren lassen 
• Bei hybriden Events: Wie Du die Geschehnisse vor Ort auf Deiner Event-Plattform darstellen willst 
  
  

Die Technische Komponente im Blick behalten 

Egal ob hybrid oder rein digital: mit der technischen Komponente steht oder fällt Dein online Event. Stelle deshalb bei der Planung sicher, dass hier keine Lücken bleiben. Mache Dich mit Der Plattform vertraut, die Du nutzen willst und organisiere das Equipment, das Du bei hybriden Formaten brauchst, um die Veranstaltung vor Ort virtuell zu übertragen. 

Wichtig ist es auch, Deine Aussteller mit der Technik vertraut zu machen. Für viele ist die Betreuung eines digitalen Messestands nach wie vor neu und je nach Plattform können hier Fragen aufkommen, die Du vor Beginn klären solltest. 

Möglichkeiten zur Interaktion und Kommunikation nicht vergessen 

Fehlende Möglichkeiten zur Interaktion werden bei online Veranstaltungen immer wieder bemängelt. Irgendwie ist das auch logisch: die Atmosphäre einer Messe vor Ort kann nicht eins zu eins übersetzt werden. Um Deinen Gästen trotzdem ein positives Event-Erlebnis zu bieten, solltest Du der Kommunikation auf Deiner online Messe einen besonderen Platz in Deiner Planung einräumen. 

Lege also bereits im Voraus genau fest, wie die Teilnehmer auf Deinem Event miteinander und mit den Ausstellern in Kontakt kommen sollen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: 1:1 Videochats, Q&A Sessions, Chatfunktionen, oder auch Active Sourcing, bei dem Aussteller Event-Teilnehmer direkt ansprechen und zu einem Info-Gespräch einladen können. 

Sorgfältige Budgetplanung 

Auch wenn vor allem rein digitale Messen oft kostengünstiger als physische sind, kannst Du das nicht als Ausrede nehmen, das Budget weniger zu beachten. 

Erstelle einen sorgfältigen Plan aller geplanten Ausgaben und kalkuliere auch eventuell anfallende Zusatzkosten mit ein. 

Du tendierst dazu, beim Budget den Überblick zu verlieren, oder weißt einfach nicht, wie Du Kosten effizient kalkulieren kannst? Dann wirf doch einen Blick auf unseren Budgetplaner – speziell für digitale Events entwickelt bietet er Dir alle Informationen, die Du brauchst, damit Deine Messe auch finanziell ein Erfolg wird. 

Effiziente Marketingmaßnahmen festlegen

Egal wie gut Deine Messe ist, wenn niemand von ihr erfährt, war die ganze Arbeit umsonst. Deshalb darfst Du es bei der Eventplanung auf keinen Fall verpassen, effiziente Marketingmaßnahmen festzulegen.

Wirf einen Blick auf Deine Zielgruppe und überlege, wo Du sie am besten erreichen kannst. Nutze dabei nicht nur einen Kanal, sondern am besten gleich mehrere: besonders Social Media, die eigene Website und Newsletter bieten Dir hier gute (und kostengünstige) Möglichkeiten, potenzielle Besucher zu erreichen. 

Besonders wenn Du ein hybrides Event planst gilt dabei: Kommuniziere deutlich in welchem Format die Messe stattfinden kann – die Aussicht, sich zwischen physischer und digitaler Teilnahme entscheiden zu können macht Events für viele Interessierte auf Anhieb attraktiver und sollte deshalb nicht verschwiegen werden. 

Fazit: nach einer virtuellen Veranstaltung ist vor einer virtuellen Veranstaltung: Nachbereitung sinnvoll nutzen

Das sind sie also, die fünf Dinge, die Du auf jeden Fall im Kopf behalten musst, wenn Du für 2022 Deine online Veranstaltung planst. Jetzt mal angenommen: du hast dich dafür entschieden, Deine Messe im nächsten Jahr rein digital oder hybrid zu veranstalten – um sicher planen zu können, die Umwelt zu schonen, oder einfach mehr Reichweite zu bekommen. Du hast 

• Ein detailliertes Messekonzept ausgearbeitet
• Technik und Interaktion im Blick behalten 
• Dein Budget sinnvoll festgelegt 
• Eine umfassende Marketingkampagne geplant 

Die Messe war ein voller Erfolg. Dann heißt es jetzt nach dem Event ja Füße hoch und zurücklehnen…oder? Halt noch nicht ganz. Denn hier kommt der letzte Tipp, der es Dir möglich macht, wirklich gute Veranstaltungen zu hosten:

Er lautet Nachbereitung. Eine sorgfältige Nachbereitung bietet Dir die Möglichkeit, wirklich alles aus Deiner Messe rauszuholen und Dein nächstes Event noch besser zu machen als das letzte. Also, zu guter Letzt:

• Sammle die Daten, die auf der Veranstaltung gesammelt wurden und bewerte sie nach vorher festgelegten Kennzahlen
• Wirf einen kritischen Blick auf die Gesamtkosten, um zu sehen, was Du bei der Budgetplanung verbessern kannst