Erfolg – egal ob es um ein Projekt, eine neu eingesetzte Maßnahme oder eben ein Event geht – muss gemessen werden. ...
Erfolg – egal ob es um ein Projekt, eine neu eingesetzte Maßnahme oder eben ein Event geht – muss gemessen werden. KPIs, sogenannte Key Performance Indicators helfen dabei. Bei ihnen handelt es sich um festgelegte Werte, die gemessen werden, um in Bezug auf einzelne Parameter positive und negative Veränderungen festzustellen.
Als Veranstalter eines Events kannst Du sie nutzen, um die Planung und Durchführung Deiner Veranstaltung besser einzuschätzen und am Ende zu beurteilen, ob deine Bemühungen erfolgreich waren. Dieses Vorgehen ist keine Neuerung. Schon in klassischen Präsenzevents waren KPIs von zentraler Bedeutung.
Warum sollte das Thema also noch einmal neu aufgerollt werden, wenn es um die Erfolgsmessung von hybriden oder reinen online Events geht? Die Antwort ist einfach: neue Event Formate brauchen neue Kennzahlen. In diesem Blogbeitrag erfährst Du, welche Veränderungen mit dem Wechsel in den digitalen Raum auf Dich zukommen, und auf welche Event KPIs Du jetzt insgesamt setzen solltest.
Die Werte, die bei Präsenzveranstaltungen essenziell waren, sind wahrscheinlich längst bekannt. Neben der Anzahl der Anmeldungen war unter anderem die Teilnehmeranzahl, die Ausgaben und die Teilnehmer, die im Laufe der Veranstaltung zu einem Sales Lead konvertiert wurden, von Bedeutung – nur um hier ein paar der zentralen KPIs zu nennen.
All diese Zahlen sind auch für das digitale oder hybride Format nach wie vor von Bedeutung. Aber bei der Digitalisierung von Veranstaltungen verändert sich mit der Event Umgebung auch das Verhalten der Teilnehmer, das allgemeine Angebot – und die Möglichkeit der Datenerfassung:
Die neuen Veranstaltungsformate werden also durch neue und andere Faktoren geformt, die in den herkömmlichen KPIs noch nicht berücksichtigt werden. Um also die Vorteile und den Erfolg von hybriden und virtuellen Events wirklich beurteilen zu können müssen andere Kennzahlen her. Die erweiterten Tracking Methoden, die die virtuelle Welt bereitstellt, bieten Dir hier eine Vielzahl an neuen Werten, die Du in die Beurteilung Deines Events einbeziehen kannst.
ABER: Vorsicht! Auch wenn es zunächst verlockend erscheint, so viele Zahlen wie möglich zu sammeln – bei KPIs ist mehr nicht unbedingt besser. Versuche lieber, dich auf die wichtigsten zu konzentrieren, um den Überblick zu behalten.
Zentral ist dabei, dass Du dir über Dein persönliches Eventziel im Klaren bist. Was genau willst Du mit Deiner Veranstaltung erreichen? Nur wenn Du diese Frage beantworten kannst, bist Du in der Lage zu entscheiden, welche Werte für Dich oberste Priorität haben.
Aber wo fängt man mit der Auswahl der richtigen KPIs am besten an? Im Folgenden findest Du eine Liste mit Kennzahlen, die für die Erfolgsmessung bei hybriden und online Events zentral sind – nach Kategorien sortiert.
Social Media und Deine digitalen Veranstaltungen sollten eng miteinander verknüpft sein. Die sozialen Netzwerke ermöglichen es Dir einen engen Kontakt zu Deiner Zielgruppe zu pflegen und sie ganz unmittelbar zu erreichen. Folgen Teilnehmer Deiner Veranstaltungs- oder Unternehmensseite, so kannst Du davon ausgehen, ihre Aufmerksamkeit und ihr Interesse geweckt zu haben.
Deshalb ist die Anzahl der Social Media Follower ein guter Wert, um zu beurteilen, wie gut Du Deine Marke auf Deiner Veranstaltung präsentiert hast. Nimmt die Zahl der Follower kurz vor oder nach dem Event zu, waren Deine Marketingbemühungen auf jeden Fall erfolgreich.
Neben der bloßen Followerzahl sind auch die Social Media Engagement Raten von Bedeutung. Unter diesem Begriff werden Kommentare, Likes und Shares Deines Contents zusammengefasst. Anhand dieser Zahlen kannst Du einschätzen, wie relevant und attraktiv das Thema Deines Events wirklich für Deine Zielgruppe ist.
Dieser Wert lässt sich noch weiter spezifizieren und ganz konkret auf Deine Veranstaltung beziehen, indem Du die Online Reichweite des Events betrachtest. Hier geht es weniger darum, wie Deine Follower auf das allgemeine Thema reagieren. Vielmehr untersuchst Du hier
Diese Werte helfen Dir, zu beurteilen, wie aktiv Deine Gäste an der Veranstaltung teilgenommen haben und geben Dir auch eine Möglichkeit, herauszufinden, welche Programmpunkte oder Speaker besonders gut aufgenommen worden sind.
Mit der Digitalisierung von Eventformaten, mussten Veranstalter in den vergangenen Jahren auch neue Marketing Strategien entwickeln. Statt Plakaten und Flyern stehen jetzt Landingpages, Calls-to-Action und E-Mail-Kampagnen im Vordergrund.
Deren Erfolg für die Veranstaltung sollte in jedem Fall gemessen werden, um in Zukunft noch effektivere Strategien zu entwickeln, sowie um benötigte Ressourcen besser aufzuteilen. KPIs, die hier gemessen werden können sind beispielsweise:
Im Bereich der Event Teilnahme bieten Events mit enger digitaler Anbindung einige Kennzahlen mehr als reine Präsenzveranstaltungen. Der Grund? Wo vor Ort nur die Teilnehmerzahl erfasst werden kann, können im virtuellen Raum neben dieser beispielsweise auch die Interaktion der Gäste und ihre allgemeine Beteiligung am Event genau festgehalten und ausgewertet werden.
Daraus ergeben sich verschiedene KPIs, die für Veranstalter lohnenswert erscheinen:
Das Verhältnis von Anmeldung und Teilnahme
Obwohl er bereits bei live Veranstaltungen oftmals als Kennzahl eingesetzt wird, ist dieser Wert doch nach wie vor von Bedeutung. Er hilft Dir beispielsweise Deinen Promotion Zeitplan besser einzuschätzen. – Gab es zwar viele Registrierungen aber vergleichbar wenig Teilnehmer, deutet das darauf hin, dass Du Dein Event womöglich zu früh beworben hast und Deine Gäste es am Veranstaltungstag selbst schon vergessen haben.
Bei hybriden Veranstaltungen bietet es sich zudem an, diese Kennzahlen getrennt jeweils für den physischen Teil und den digitalen Teil der Veranstaltung zu betrachten. So erhältst Du einen besseren Überblick über Unterschiede und kannst besser beurteilen, ob spezifische Werbestrategien weniger erfolgreich waren als andere.
Das Teilnahmeverhalten der Gäste
Welche Sessions waren besonders beliebt? Wie lange waren die Eventteilnehmer wo eingeloggt? Ein digitales Eventformat macht es Dir möglich, genau diese Fragen zu beantworten. Die hier entstehenden Werte verraten Dir genau, welche Themen für die Gäste Deiner Veranstaltung relevant waren und können deshalb ein wichtiger Teil einer Erfolgsanalyse sein.
Auch die Bereitschaft der Teilnehmer, sich an Umfragen und Quizzes zu beteiligen oder die Chatfunktionen der Event-App oder -Plattform zu nutzen sind interessante KPIs dieser Kategorie. Sie zeigen, wie aktiv Deine Gäste waren und ob Du sie mit den Inhalten begeistern konntest.
Loyale Teilnehmer
Besucher, die immer wieder zu Deinen Events zurückkehren, sind ein essenzieller Faktor für das Wachstum Deines Unternehmens und ein sicheres Zeichen dafür, dass Dein Eventkonzept und Deine Themen guten Anklang finden. Es lohnt sich also, von Zeit zu Zeit zu überprüfen, ob Du loyale Teilnehmer gewinnen konntest. Besonders treue Gäste könnten dann sogar mit Rabatten oder speziellen Angeboten belohnt werden.
Die Zahl der On Demand Abrufe
Eine der zentralen Besonderheiten bei hybriden Events ist eindeutig, dass sich der Erfolg nicht nur in Bezug auf den Veranstaltungstag selbst, sondern auch darüber hinaus gemessen und beurteilt werden kann. Die Zahl der On-Demand-Aufrufe Deiner Event Inhalte geben Dir hier Aufschluss über die Relevanz Deiner Themen – und wie sich diese im Laufe der Zeit verändert.
Auch KPIs zur Zufriedenheit der Eventteilnehmer wurden bereits bei Präsenzveranstaltungen eingesetzt, sollten aber dennoch auch auf hybriden und digitalen Veranstaltungen nicht vernachlässigt werden. Zudem bietet der virtuelle Raum zahlreiche Möglichkeiten, die Meinungen der Gäste bequem über Umfrageformulare einzuholen.
Aber nicht nur die Frage, wie den Teilnehmern die Veranstaltung gefallen hat, bietet hier wertvolle Statistiken. Es lohnt sich gleichzeitig auch, herauszufinden, ob sie das Event weiterempfehlen würden. Diese Angabe kann ein zentraler Indikator dafür werden, welchen Mehrwert Deine Veranstaltung Deinen Gästen gebracht hat.
Der Erfolg Deiner Sponsoren auf Deinem Event ist mindestens so wichtig, wie der Erfolg Deiner Veranstaltung selbst. Denn nur wenn sie das Gefühl haben, zu profitieren, werden sie auch in Zukunft mit Dir zusammenzuarbeiten.
Deshalb solltest Du in die Analyse Deines Events unbedingt KPIs integrieren, die Dir Auskunft über die Rolle Deiner Sponsoren geben. Diese kannst Du dann einerseits Deinen Partnern präsentieren, andererseits sind die Werte auch für Dich von Bedeutung. Mit ihnen kannst Du herausfinden, welche Sponsoren von Deiner Zielgruppe positiv aufgenommen werden, und welche weniger positive Resonanzen hervorrufen. Kennzahlen, die Dir mehr über die Aktivität Deiner Sponsoren verraten, sind beispielsweise:
Die Zufriedenheit Deiner Partner kann Dir ebenso wichtige Erkenntnisse bieten. Nutze Umfragen und Nachbesprechungen, um hier weitere Informationen zu erhalten.
Es wird also klar: hybride und digitale Eventformate bieten eine ganze Reihe an neuen Werten. Du kannst sie messen, um den Erfolg Deiner Veranstaltung sowie Dein Event ROI zu beurteilen und Deine Angebote ständig zu verbessern.
Wichtig ist dabei, dass Du genau weißt, warum Du welche Kennzahlen misst und einsetzt. Wenn Du also unter den KPI Vorschlägen aus diesem Blogbeitrag einige auswählst, lege genau fest, was genau Du an den Werten untersuchen willst und was Dir die Kennzahlen in Bezug auf Dein Eventziel verraten. So stellst Du sicher, dass Dich jede gemessene Zahl einen Schritt näher zur perfekten Veranstaltung führt.
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