Hybride Events – Mythen, die Du auf keinen Fall glauben solltest!

Egal ob im Arbeitsalltag oder in der Freizeit – werden Menschen mit neuen Konzepten konfrontiert, wollen sie zunächst vor allem eines: alle Details über das Neue sammeln und dann auf Grundlage dessen entscheiden, ob es sich lohnt, die neue Idee in das eigene Leben einzubeziehen. 

Dieses Vorgehen ist lang erprobt und in vielen Fällen sehr erfolgreich…es hat nur einen Haken, der Dir in solchen Situationen sicher auch schon aufgefallen ist: 

Dieser Haken heißt Mythen – Informationen, die über etwas im Umlauf, aber nicht wahr sind. Weil diese oftmals ein falsches Bild von einem Sachverhalt vermitteln, gilt es, sie auszusortieren oder richtig zu stellen. Nur so kannst Du wirklich beurteilen, wie und ob ein neues Konzept, für Dich und Deinen Alltag funktioniert. 

Dieser Aufgabe stehen in diesem Jahr zahlreiche Event Hosts in Bezug auf ein bestimmtes Veranstaltungsformat gegenüber: Hybride Events sind hier das neue Konzept, das allmählich einen immer wichtigeren Platz in der Branche einnimmt. Aber auch dabei ist es oft schwierig festzustellen, welche der vielen Gerüchte, die rund um das Thema in Umlauf sind, nun wirklich der Wahrheit entsprechen. 

Dieser Blogbeitrag klärt Dich deshalb über die wichtigsten Mythen auf, die Du schleunigst vergessen und durch wahre Informationen ersetzen solltest. Denn nur so kannst Du dir eine ausgewogene Meinung zum hybriden Format bilden – und vielleicht die ein oder andere Sorge beseitigen. 

Bei einem hybriden Event handelt es sich um eine Veranstaltung vor Ort mit Livestream

Ein hybrides Event ist eine Kombination aus virtueller und physischer Veranstaltung – diese Definition ist Dir sicher bereits begegnet. Aber was heißt das konkret?

Zunächst gilt es festzuhalten, was es nicht heißt. Eine Kombination von vor Ort und digitalem Event bedeutet nicht die Organisation eines Live Events, das dann über einen Livestream online übertragen wird. 

Vielmehr schafft das hybride Format ein Event Erlebnis, an dem beide Teilnehmergruppen beteiligt sind und mit den Speakern oder Ausstellern, sowie untereinander interagieren können. 

Hybride Events sind schwierig zu planen und zu hosten

Vor allem wegen der Aufgabe, zwei verschiedene Teilnehmergruppen zu verbinden, hält sich dieser Mythos hartnäckig, ist aber eigentlich nicht wahr. 

Auch wenn hybride Veranstaltungen sorgfältig geplant werden müssen, so benötigt ein Host dennoch weder spezifische High-End-Technologie, noch Spezialwissen. 

Die meisten Veranstalter sind außerdem mit den organisatorischen Umständen beider Event Komponenten bereits vertraut – die vor-Ort -Veranstaltung war jahrelang für viele das bevorzugte Format und auch im Umgang mit digitalen Events ist spätestens seit dem letzten Jahr beinahe jeder geübt. 

Jetzt gilt es also nur noch das schon vorhandene Wissen neu zu kombinieren und auf die hybride Veranstaltung anzuwenden. 

Wenn das Angebot einer virtuellen Teilnahme besteht, gibt es keine Gäste vor Ort

Dieser Mythos ist aus der weit verbreiteten Annahme entstanden, dass ein Konkurrenzverhältnis zwischen vor Ort Veranstaltungen und digitalen Formaten besteht. In den meisten Fällen entspricht das aber nicht der Wahrheit. 

Obwohl virtuelle Events inzwischen in allen Branchen als eine valide Veranstaltungsform anerkannt werden, können sie Live Events nicht ersetzen. 

Mit dem Angebot einer virtuellen und einer physischen Option sprichst Du vielmehr zwei verschiedene Kategorien Deiner Zielgruppe an und ermöglichst so mehr Menschen, an Deinem Event teilzunehmen. 

Die vor Ort Veranstaltung ist für potenzielle Gäste attraktiv, die

• in der Nähe des Veranstaltungsortes leben oder arbeiten
• Wert auf die Atmosphäre eines Events vor Ort legen
• Networking ‚in person‘ bevorzugen
• nach über einem Jahr Pandemie und virtuellen Alternativen die Chance zu einem physischen Treffen nutzen wollen

Die digitale Form der Veranstaltung ist hingegen für die Gäste interessant, die

• zum ersten Mal an einer Deiner Veranstaltungen teilnehmen und Dein Unternehmen erst einmal kennenlernen wollen
• räumlich weit vom Veranstaltungsort entfernt sind 
• durch Einschränkungen aufgrund des Wetters oder wegen Reisebeschränkungen nicht in der Lage sind, physisch teilzunehmen
• nicht über ein entsprechendes Reisebudget verfügen
• aufgrund der aktuellen Pandemie-Lage Kontakte zu anderen nach wie vor vermeiden oder reduzieren wollen

Es wird also deutlich: Mit einem hybriden Event zwingst Du Deine Zielgruppe weniger, zwischen hybrider und physischer Veranstaltung zu wählen, sondern bietest vielmehr einer größeren Anzahl an Menschen ein Format, das genau zu ihren Bedürfnissen passt.

Die physischen und virtuellen Elemente können zusammen organisiert und gleich gestaltet werden 

Dieser Mythos ist der Grund für die gescheiterte Organisation vieler hybrider Events. Denn, obwohl es bei dieser Veranstaltungsform um die Kombination von physischer und virtueller Welt geht, bedeutet das nicht, dass beide Elemente gleich behandelt werden sollten. 

Virtuelle und Live Zuschauer müssen auf verschiedene Weise in das Eventgeschehen einbezogen werden. Das allgemeine Motto lautet hier: Ein Event, zwei Erlebnisse.

Versuche Dich also bei der Vorbereitung sowohl in die Gäste vor Ort als auch in das online Publikum hineinzuversetzen und finde Wege, beide einzubeziehen – auch wenn das bedeutet, doppelt zu planen. Bei einer Diskussion müssen beispielsweise die virtuellen Gäste andere Beteiligungsmöglichkeiten erhalten, als die physischen Teilnehmer und auch für Networking, das vor Ort oft nebenbei läuft, müssen im digitalen Raum eigene Möglichkeiten gefunden werden.

Es ist beinahe unmöglich physische und virtuelle Teilnehmer erfolgreich miteinander zu vernetzen

Dieser ‘Fakt‘ wird immer wieder als Argument gegen das hybride Format aufgerufen. Die Praxis zeigt jedoch, dass es sich bei dieser Befürchtung um einen Mythos handelt. Erfolgreiches Networking auf einem hybriden Event ist möglich:

• Die meisten Teilnehmer auf einer Veranstaltung sind bereits motiviert, sich mit anderen zu vernetzen und zu interagieren. Diese Einstellung erleichtert es den Hosts, Networking Strategien umzusetzen 
• Egal ob Umfragen, hybride Diskussionsräume oder Social Walls – Veranstaltern stehen bereits jetzt eine Vielzahl an erprobten Möglichkeiten zur Verfügung, um Interaktion und Engagement zu steigern
• Dank mobiler Geräte haben nicht nur die virtuellen, sondern auch die physischen Zuschauer Zugang zur digitalen Welt – über Websites, Apps und die sozialen Medien lassen sich so beide Event Elemente leicht verbinden

Es ist unmöglich das virtuelle Element zu einem persönlichen Erlebnis zu machen

Bei Veranstaltungen vor Ort braucht es oftmals nicht viel, um sie zu einem besonderen Erlebnis zu machen. Der Kontakt mit anderen Gästen und Ausstellern sowie die Location sorgen schnell dafür, dass das Event nicht nur beruflichen, sondern auch persönlichen Mehrwert bietet. 

Gerade die persönliche Komponente lässt sich beim virtuellen Teil des hybriden Formats schwieriger realisieren. Die Gäste können hier zwar schnell und einfach an der Veranstaltung teilnehmen, dafür fehlen jedoch meistens zwischenmenschliche Elemente. 

Obwohl sich das bei einem digitalen Event nicht ganz ausgleichen lässt, gibt es dennoch Möglichkeiten, auch dem digitalen Erlebnis eine persönliche Note zu verleihen. Ein Hashtag und eine Social Wall ermöglichen es den online Gästen beispielsweise, ihre Event Teilnahme mit anderen zu teilen und steigert das Gemeinschaftsgefühl. 

Auch das direkte Einbeziehen der virtuellen Teilnehmer in das Geschehen erweist sich hier als produktive Methode. Spezielle Formate wie Diskussionsrunden und Q&A Sessions, bei denen sie ihre Meinungen und Ansichten einbringen können, verstärken das Gefühl, ein wichtiger Teil des Events zu sein. 

Hybride Events sind ein kurzfristiger Trend in der Veranstaltungsbranche

Dieser letzte Mythos ist wohl der, den Du am schnellsten von allen vergessen solltest. Denn, obwohl das hybride Format vor allem jetzt in Pandemie-Zeiten immer mehr zu finden ist, heißt das nicht, dass es mit einer Verbesserung der aktuellen Lage wieder verschwindet. 

Die Zukunft ist hybrid, das lässt sich bereits jetzt mit Gewissheit sagen. Die Kombination physischer und virtueller Veranstaltung ermöglicht es Unternehmen weltweit, Events zu hosten, die einzigartige Erlebnisse vor Ort bieten, und gleichzeitig einem internationalen Publikum Raum geben. 

Die Vorteile, die daraus entstehen, werden in den nächsten Jahren immer mehr genutzt werden. Hybride Events sind damit kein kurzfristiger Trend, sondern eine langfristige Veränderung, die die Veranstaltungsbranche nachhaltig prägen wird. 

Fazit: Mit hybriden Events machst Du einen Schritt in die Zukunft

Beschäftigt man sich also mit den häufigsten Mythen rund um das Thema hybride Events stellt man vor allem eines fest: das Format ist mit viel weniger Hindernissen und Schwierigkeiten verbunden, als es zunächst scheint. 

Denn entgegen aller Gerüchte 

• sind hybride Veranstaltungen weder besonders schwierig zu planen noch zu hosten
• stehen die physische und virtuelle Teilnahmemöglichkeit nicht in Konkurrenz zueinander 
• gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Gäste online und vor Ort erfolgreich miteinander zu vernetzen
• können Hosts auch dem virtuellen Teil eines hybriden Events eine persönliche Note verleihen

Dennoch solltest Du dir als Veranstalter ein realistisches Bild vom Format selbst machst, bevor Du mit der Planung beginnst. Das bedeutet zu beachten, dass ein hybrides Event mehr ist als eine physische Veranstaltung, die bloß als Livestream online übertragen wird und dass die physischen und virtuellen Elemente nicht gleich organisiert werden können. 

Du musst einen Weg finden, für beide Teilnehmergruppen Event-Erlebnisse zu schaffen, die wirklichen Mehrwert bringen und die digitale Welt mit der vor Ort zu verknüpfen. 

Wenn Dir das aber einmal gelingt, profitierst Du von einem einzigartigen Veranstaltungsformat und investierst gleichzeitig in die Zukunft. Denn Hybrid ist mehr als ein kurzfristiger Trend: Es ist gekommen, um zu bleiben.