Veranstalter von Events hatten in den letzten Jahren mit zahlreichen Änderungen und Herausforderungen zu kämpfen. ...
Veranstalter von Events hatten in den letzten Jahren mit zahlreichen Änderungen und Herausforderungen zu kämpfen. Jahrelang haben sie viel Zeit investiert, live Veranstaltungen in Orte zu verwandeln, an denen eine lebhafte Kommunikation stattfinden kann. Dann kam das Jahr 2020, mit ihm die Corona Pandemie und der Wechsel zu virtuellen Events, die viele neue Herausforderungen bereit hielten – allen voran das Networking, das im digitalen Raum sehr viel komplizierter war. Und nun, nachdem für diese Formate neue Strategien und Pläne entwickelt worden sind, kündigt sich die nächste Neuerung an: hybride Events, bei denen sowohl eine virtuelle als auch eine vor Ort Teilnahme möglich ist, werden die Veranstaltungslandschaft von morgen bestimmen.
Und wieder stehen Veranstalter vor allem vor einem Problem: Der Interaktion. Wie erschafft man ein Format, bei dem alle Gäste – egal ob physisch oder digital anwesend – miteinander in Kontakt treten können und ein Gemeinschaftsgefühl entsteht? Die Antworten auf diese Fragen sind gar nicht so kompliziert, wie es vielleicht im ersten Moment scheint. In diesem Blogbeitrag findest Du die wichtigsten Punkte, die Du beachten musst, wenn Du dir Gedanken über das Networking auf Deiner hybriden Veranstaltung machst – damit ein wirklich interaktives Event Erlebnis keine Wunschvorstellung bleiben muss.
Die größte Herausforderung, die Dir beim Thema Networking auf hybriden Events begegnet, ist wohl die Tatsache, dass Du auf zwei Kanäle achten musst – den virtuellen und den physischen.
Für eine erfolgreiche Kommunikation zwischen allen Teilnehmern müssen beide gleich priorisiert und bespielt werden. Dies gelingt zum Beispiel indem Fragen, die vor Ort gestellt werden, auch an das online Publikum vermittelt werden oder der digitale Chatverlauf auch für live Gäste einsehbar ist. Kurz gesagt: Achte auf eine Interaktion, die in beide Richtungen funktioniert.
So gibst Du allen Menschen auf Deinem Event das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein. Egal wie und von wo sie teilnehmen.
TIPP:
Um eine solche, zweiseitige Kommunikation optimal zu koordinieren, empfiehlt es sich, sowohl für das digitale Event als auch die Veranstaltung vor Ort Verantwortliche zu definieren. Sie können die Interaktionen überwachen und als Team für eine bessere Vernetzung beider ‚Welten‘ sorgen. Besonders bei Podiumsdiskussionen zahlt sich diese Taktik aus. Zwei aufeinander abgestimmte Moderatoren – einer für die virtuellen und einer für die live Teilnehmer – können hier dafür sorgen, dass die diskutierten Inhalte erfolgreich an alle Gäste vermittelt werden.
Nichts ist hinderlicher für ein erfolgreiches Networking unter Event Gästen, als wenn ein Teil von ihnen vergessen wird. Genau das ist jedoch eine Gefahr, die vor allem bei hybriden Veranstaltungen droht. Voller Euphorie über die Geschehnisse vor Ort rücken hier die virtuellen Teilnehmer oftmals in den Hintergrund. Das sorgt nicht nur für reduzierte Publikumsinteraktionen, sondern auch für Unzufriedenheit.
Versuche deshalb den digitalen Raum vor Ort präsent zu machen, indem Du Leinwände über Deine Eventlocation verteilst. So kann das online Publikum seine Reaktionen beispielsweise über virtuellen Applaus in Echtzeit mitteilen und wird so aktiver Teil des Geschehens.
Auch Fragen aus der online Veranstaltung können so live an die Sprecher oder Aussteller gerichtet und in Echtzeit beantwortet werden.
Deine Event-App oder Event-Software kann zu einem wichtigen Instrument bei der Verbesserung des Networkings auf Deiner Veranstaltung werden. Indem Du sie in die Interaktion einbindest, bietest Du einen zentralen Ort, an dem sich virtuelle und live Teilnehmer miteinander vernetzen können.
Wichtig ist dabei nur sicherzustellen, dass auch die Teilnehmer vor Ort darauf zugreifen können. Dies ermöglichst Du, indem Du die Anwendung für eine mobile Nutzung optimierst und den physischen Gästen einen Internetzugang bereitstellst.
Die Menschen auf Deiner hybriden Veranstaltung können dann
So hat sowohl Dein physisches als auch Dein online Publikum die Möglichkeit, zielgerichtet zu kommunizieren und mehr über die anderen Eventteilnehmer zu erfahren.
Dass es trotz eigentlich vorhandener Möglichkeiten auf einem Event nicht zu einem erfolgreichen Networking kommt, ist ein Problem, das spätestens seit dem Anstieg von online Formaten jedem Veranstalter bekannt ist.
Es ist keine Überraschung, dass es auch bei hybriden Events immer wieder auftritt. Gerade die Aufteilung in virtuellen und physischen Raum sorgt hier bei den Gästen oft für eine höhere Hemmschwelle, die verhindert, dass eine aktive Kommunikation zustande kommt.
Mit einem Matchmaking Tool, das Du entweder in Deine Event App integrieren oder über einen externen Anbieter bereitstellen kannst, regst Du die Interaktion vor und während der Veranstaltung an. Die Verknüpfung der Personen kann dabei zufällig erfolgen – um für neue Kontakte zu sorgen – oder aber auf den Teilnehmerprofilen basieren. So sorgst Du für relevante Gespräche, die Deinen Gästen echten Mehrwert bieten.
Auch ‚spielerische‘ Mittel sollten nicht unterschätzt werden und können für ein verbessertes Networking Erlebnis sorgen. Umfragen und Abstimmungen, an denen sowohl die Menschen vor Ort als auch die im virtuellen Raum teilnehmen können, regen den Austausch an.
Sie geben den Gästen die Möglichkeit
Indem sich alle dabei an einer Aktion beteiligen, steigt das Gemeinschaftsgefühl. Die verschiedenen Themen, über die abgestimmt werden kann, bieten den Gästen außerdem eine gute Grundlage für einen weiteren Austausch.
Social Media ist ein mächtiges Networking Instrument, das Du nicht nur im täglichen Leben, sondern auch für die Interaktion auf Deinem Event nutzen kannst. Integriere Links zu Deinen Social-Media-Kanälen in Dein Event und kreiere einen Event Hashtag, mit dem Deine Teilnehmer ihre individuellen Veranstaltungserfahrungen untereinander teilen können.
So steigerst Du einmal mehr das Gemeinschaftsgefühl und bedienst einen neuen Kommunikationskanal. Auch Social Walls, mit dem Deine virtuellen Teilnehmer Ihre Erlebnisse mit den Gästen vor Ort teilen können, sorgen dafür, online und physische Welt miteinander zu verknüpfen.
Erfolgreiches Networking auf hybriden Events ist vor allem eine Frage der Strategie. Findest Du Wege online und physische Welt zu kombinieren und einen Austausch zwischen allen Teilnehmern anzustoßen, indem Du zum Beispiel über Umfragen, Social Media oder Matchmaking eine Grundlage für die Kommunikation legst, können auch im hybriden Format rege und produktive Interaktionen stattfinden.
Nicht nur das. Durch die Verbindung von virtueller und vor-Ort-Veranstaltung eröffnen sich sogar neue Networking Möglichkeiten. So können zum Beispiel über eine online Event Plattform der Austausch von Kontaktdaten wesentlich erleichtert werden.
Insgesamt gilt: eine erfolgreiche Kommunikation unter Deinen Gästen ist möglich, erfordert aber sorgfältige Planung und Organisation. Der wichtigste Faktor, den Du dabei auf keinen Fall vergessen darfst? Zeit! Folgt auf Deiner Veranstaltung ein Programmpunkt auf den nächsten, wird auch die beste Networking Strategie nichts helfen. Plane also Pausen ein – oder integriere Slots in Deinen Ablaufplan, die der Kommunikation und Interaktion Deiner Teilnehmer gewidmet sind.
So bietest Du Deinen Gästen die Möglichkeit sich kennenzulernen, auszutauschen und das Event am Ende mit neuen Kontakten zu verlassen.
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