Von Anmeldung zu Einlasskontrolle – So gelingt Dein Gästemanagement!

Ach ja Gästemanagement… hat es bis vor zwei Jahren noch eine eher untergeordnete Rolle bei Events gespielt, ist es heute wichtiger denn je. Wir zeigen, wie es dennoch gelingt, ohne Dir große Probleme zu verursachen. 

Vielen sind die Zeiten, in denen sie beim Stichwort Gästemanagement maximal an Einlasskontrollen gedacht haben noch in lebhafter Erinnerung. Und jetzt? Jetzt ist überall die Rede von Kontaktnachverfolgung, Impf- und Testnachweisen, Abstandsregeln, kontaktlosem Check-In und und und. 

Das kann im Moment zum wahren Stressfaktor für Veranstalter werden, muss aber nicht so sein. Um wirklich gutes Gästemanagement zu bieten (das sich übrigens nicht nur wegen der aktuellen Corona Situation lohnt) ist eigentlich nur eines wichtig: bei der Wahl Deines Tools und Anbieters darauf zu achten, dass einige zentrale Leistungen abgedeckt werden. 

Welche das sind und wie sie Dir helfen Dein Event so gut wie möglich zu organisieren, haben wir hier für Dich zusammengefasst. 

Organisation und Kontrolle – Darum ist Gästemanagement so relevant 

Sorgfältiges Gästemanagement ist heute in vielen Fällen die Voraussetzung dafür, dass Events überhaupt stattfinden dürfen. Denn nur wenn Veranstalter die aktuellen Corona-Regeln einhalten, dürfen sich größere Gruppen von Menschen an einem Ort versammeln. 

Wann sich diese Situation verändert, und Events wieder unter den Voraussetzungen stattfinden können, die noch vor zwei Jahren gegolten haben, ist unklar. Deshalb ist es so im Moment wichtig wie nie, auf eine gute Organisation aller Teilnehmer zu achten. Damit stellst Du aber nicht nur sicher, dass Deine Veranstaltung regelkonform abläuft – von gutem Gästemanagement profitierst Du auch selbst. Es

• reduziert Warteschlangen beim Einlass sowie allgemeine Probleme bei der Registrierung und sorgt so für entspannte Besucher.
• hilft Dir, Sinn für Organisation zu beweisen noch bevor das Event überhaupt angefangen hat.
• bietet Dir wertvolle Daten darüber, wer Deine Veranstaltung wann betreten und verlassen hat.

Kurz: es zahlt sich auf verschiedenen Ebenen aus. Höchste Zeit also, sich damit zu beschäftigen, was gutes Gästemanagement wirklich ausmacht. 

Die zentralen Elemente eines guten Gästemanagements

1. Eine koordinierte Anmeldung

Die richtige Organisation der Teilnehmer beginnt schon lange vor dem Event – mit der richtigen Koordination der Anmeldung. Achte hier darauf, dass die Registrierungen Deiner Gäste so schnell wie möglich geprüft und bestätigt werden. 

Damit Du das nicht in jedem Fall von Hand machen musst, bietet Dir vystem hier die Möglichkeit, diesen Schritt über Auto-Approve zu automatisieren. So sparst Du Zeit und stellst sicher, dass niemand vergessen wird. 

Gibt es bereits eine Gruppe Interessenten, die Du selbst auf Deine Veranstaltung einladen willst, helfen Dir hier Tools wie eine Gästeliste, mit denen bestimmte Teilnehmer direkt Zugang zum Event erhalten, ohne sich vorher explizit anmelden zu müssen. 

2. Das Einholen aller benötigten Nachweise 

Wir hoffen natürlich alle, dass dieser Punkt so bald wie möglich wieder obsolet wird. Aber momentan sind Test- und Impfnachweise ein fester Bestandteil des Gästemanagements auf jedem Event. 

Um zu verhindern, dass deshalb lange Schlangen vor dem Eingang entstehen, gehört es zu einer guten Teilnehmerorganisation dazu, die Kontrolle der Nachweise zu einem großen Teil online abzuwickeln. Biete Deinen Gästen die Möglichkeit, alle entsprechenden Dokumente schon vorher auf Deiner Plattform hochzuladen. So garantierst Du maximalen Komfort und kannst selbst sicherstellen, dass die aktuellen Regeln eingehalten werden. 

3. Für einen entspannten Einlass sorgen

Es gibt nichts Schlimmeres als ewig am Einlass eines Events zu warten. Mit einem effizienten Check-In erhöhst Du nicht nur die Laune Deiner Gäste erheblich, sondern stellst auch sicher, dass es am Eingang Deiner Location nicht zu Menschenansammlungen kommt.

Bei unserem vystem Gästemanagement Tool bieten wir dafür einen kontaktlosen Check-In per Barcode an, mit dem Deine Gäste einfach und schnell auf das Veranstaltungsgelände kommen. 

Wenn Du besonders in Bezug auf Corona noch weiter auf Nummer sicher gehen willst, lohnt es sich, Zeitslots für den Einlass zu verteilen, um sicherzustellen, dass sich nicht zu viele Menschen gleichzeitig auf einem Haufen befinden. Bei uns geht das problemlos gleich bei der Registrierung. So koordinierst Du Deinen Einlass mit maximaler Effizienz. 

4. Besucherströme beobachten und Kontakte nachverfolgen

Genau zu wissen wer wann auf Deinem Event ein- und ausgegangen ist, ist heute nicht nur interessant, sondern vor allem in Bezug auf die Pandemie sehr wichtig. Als Veranstalter gehört es jetzt zu Deinen Aufgaben

• darauf zu achten, dass eine Maximalzahl an Besuchern nicht überschritten wird.
• Kontaktdaten zu sammeln, um im Notfall alle Gäste über einen Infektionsfall zu informieren.
• genau festzuhalten, wer sich wann auf Deinem Event bewegt, es betreten oder verlassen hat.

Über ein Contact Tracing Tool gelingt Dir das mithilfe eines übersichtlichen Dashboards, mit dem Du einen genauen Überblick über das Kommen und Gehen auf Deinem Event behältst. So weißt Du immer welche Deiner Gäste miteinander in Kontakt getreten sind und kannst auch die Gesamtzahl der Besucher genau festhalten. 

Um betroffene Kontaktpersonen dann im Notfall auch kontaktieren zu können, hilft es, wenn Du bereits bei der Anmeldung alle Daten, die Du von Deinen Gästen brauchst, sammelst. Bei vystem geht das über die Kundenspezifischen Attribute. Hier kannst Du individuell festlegen, welche Informationen Deine Teilnehmer bei der Registrierung bereitstellen sollen und diese in Profilen ordnen. 

5. Datenschutz gewährleisten 

Von E-Mail-Adressen über eventuelle Kontoinformationen, bis hin zu Telefonnummern. Besonders mit den neuen Regelungen zu Kontaktnachverfolgung stellen Dir die Teilnehmer auf Deinem Event eine Menge sensibler Daten bereit. 

Ein ordnungsgemäßer Umgang mit diesen ist nicht nur eine wichtige Grundlage für gutes Gästemanagement, sondern in Deutschland durch die DSGVO auch streng geregelt. Eben weil DSGVO Konformität dabei aber oft ein kompliziertes und schwer zu überblickendes Thema ist, haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Veranstaltern in jedem Fall garantieren zu können, dass die aktuellen Regeln eingehalten werden können. 

Mit den richtigen Tools ist es dann kein Problem mehr, Datenschutz zu gewährleisten. 

Gutes Gästemanagement ist heute so wichtig wie nie

Es scheint, als hätte die Corona Pandemie einen neuen Stressfaktor für Veranstalter von Events erschaffen. Noch nie war es so wichtig wie jetzt

• eine koordinierte Anmeldung zu ermöglichen.
• Impf- und Testnachweise einzuholen.
• Menschenansammlungen beim Einlass zu verhindern.
• Besucherströme nachzuverfolgen.
• sensibel mit persönlichen Daten umzugehen.

Nur dann können physische Events überhaupt stattfinden und Unternehmen von zufriedenen Besuchern profitieren. Die gute Nachricht ist aber: trotz allem muss gutes Gästemanagement kein Problem darstellen. Wir haben unsere Tools bei vystem so entwickelt, dass Du Deinen Teilnehmern optimalen Service bieten kannst, ohne endlos Zeit oder Ressourcen zu verschwenden. 

Erstelle ganz einfach eine übersichtliche Seite zur Registrierung, ermögliche kontaktlosen Check-In über einen QR Code und behalte Deine Besucher über das Contact Tracing Dashboard jederzeit im Blick. Das beste dabei – egal ob auf den Anmeldeseiten, in der Event App oder in E-Mails an Deine Besucher: über unsere Customization und White Label Funktionen kannst Du jeden Schritt maximal individualisieren und damit für eine ganz persönliche Kommunikation zwischen Dir und Deinen Gästen sorgen.