Hybride Events planen – Das hilft Dir beim Budgetmanagen

Budgetplanung war wohl noch nie so wirklich beliebt – im Gegenteil. Gerade wenn es um die Organisation von Events geht kann das Jonglieren von Finanzen zu einem wesentlichen Hindernis werden. Besonders deutlich zeigt sich das dann, wenn neue, bisher unbekannte Faktoren in die Überlegungen mit einbezogen werden müssen. 

So ist es keine Überraschung, dass es ausgerechnet das Budgetproblem ist, das viele Hosts davon abhält, dem neuen Veranstaltungsformat des Jahres 2021 – dem Hybriden Event – eine Chance zu geben. 

Zu oft herrscht hier Unklarheit, wie sich solche Neuerungen auf ein Budget auswirken, das nach einem Jahr Pandemie bei vielen Unternehmen ohnehin eingeschränkt ist. 

Damit es Dir nicht genauso geht, zeigt Dir dieser Blogbeitrag, welche finanziellen Punkte Du unbedingt beachten musst, wenn Du ein hybrides Event planen willst. Gleichzeitig erfährst Du, wo Du Kosten sparen kannst und warum es sich auf jeden Fall lohnt in diese Veranstaltungsform zu investieren. 

Die Hybride Event Plattform

Als zentrale Schnittstelle im hybriden Format sollte sie bei der Organisation Deiner Ausgaben eine zentrale Position einnehmen: die Wahl der Plattform. Um die virtuelle und die physische Welt reibungslos miteinander verknüpfen zu können muss sie zusätzliche Features besitzen, die Kosten vermehren werden. 

Dennoch sollte hier nichts eingespart werden. Die Plattform ist das Herzstück hybrider Veranstaltungen. Überlege also bei der Budgetplanung genau, welche Eigenschaften sie haben muss und wie sich das auf Deine Ausgaben auswirkt. 

Die technische Ausstattung 

Neben der Plattform entscheidet sich hier Der Erfolg des hybriden Formats: Bei der technischen Ausstattung. Die Ereignisse vor Ort müssen in möglichst hoher Qualität für das digitale Event übertragen werden. Dafür musst Du einiges bereitstellen: 

• Hochwertige Kameras, die an verschiedenen Orten platziert werden
• Computer, an denen Mitarbeiter das Geschehen in Form eines Live-Streams für das virtuelle Publikum übertragen
• Mehrere Mikrofone mit guter Tonqualität 
• Eine stabile Internetverbindung mit hoher Bandbreite 

All das sorgt dafür, dass Du auch in diesem Punkt mit höheren Ausgaben rechnen musst. Aber vergiss nicht: Die Investition in eine hochwertige technische Ausstattung wird sich garantiert lohnen – schließlich bietest Du Deinen online Teilnehmern weltweit ein einzigartiges Erlebnis. 

Eventlocation

Als essenzieller Teil des hybriden Formats darf natürlich die Planung des Events vor Ort und damit auch die Wahl der Location bei der Planung nicht vergessen werden. Hier kommen im Vergleich zu physischen Veranstaltungen vor der Pandemie einige Neuerungen auf Dich zu:

Sicherheit und Hygiene

Die Gesundheit Deiner Gäste vor Ort sollte in diesen Zeiten oberste Priorität bei Dir haben. Bereite sorgfältig Sicherheits- und Hygienemaßnahmen vor und plane sie in Deine Kostenübersicht ein. 

Bedenke...

• dass in all Deinen Räumen social distancing praktiziert werden muss und wähle im Zweifel die größere Location
• dass Tische nicht mehr so voll besetzt werden dürfen wie früher und deshalb mehr Mobiliar zur Verfügung stehen sollte
• dass es sich lohnt, Schilder aufzustellen, die Deine Gäste an die Schutzmaßnahmen erinnern 
• dass Du an den Ein- und Ausgängen der Räume Desinfektionsmittelspender bereitstellen solltest
  
  

„Kleingedrucktes“

Achte besonders in Bezug auf die Location bei Deinem Finanzmanagement aber nicht nur auf die Dinge, die Du unbedingt integrieren solltest, sondern auch auf das ‚Kleingedruckte‘ – die Punkte, die zusätzliche Kosten verursachen könnten. 

Mindestausgaben

Besonders wenn Du Hotels oder Gasthäuser als Eventlocation wählst, können Dir Mindestausgaben begegnen. Dabei handelt es sich festgesetzte Zusatzkosten, die anfallen, weil Du verpflichtet bist, bestimmte Services wie Catering oder die Reservierung von Übernachtungsmöglichkeiten in Anspruch zu nehmen. 

Im Jahr 2021, in dem nach wie vor Locations nicht in voller Kapazität genutzt werden können, müssen diese Kosten sorgfältig geprüft werden. Versuche abzuschätzen, ob die Beträge in Bezug auf die tatsächliche Anzahl Deiner Teilnehmer wirklich angemessen sind. 

Stornierungsbestimmungen

Gerade weil die aktuelle Lage nach wie vor unsicher ist und sich jederzeit verschlechtern kann, solltest Du beim Aufsetzen des Vertrags mit Deiner Location genau festlegen, welche Rechte und Pflichten im Fall einer Stornierung gelten. Nur so kannst Du das ‚Worst-Case-Szenario‘ – die Absage Deiner vor Ort Veranstaltung in Bezug auf Deine Finanzen abschätzen. 

So gelingt die Investition in ein Hybrides Event 

Wenn sich das erstmal vor allem nach einer Menge Ausgaben anhört – keine Sorge! Hier sind ein paar Tipps, wie Du Deine Event Finanzierung effizient planst, damit sich Deine Investitionen garantiert lohnt

Ausführlich planen 

Ein ausgearbeiteter Plan ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Budgetierung. Versuche bei Deinem Event Management alle möglichen Ausgaben festzuhalten. Konzentrierst Du dich nur auf die ‚offensichtlichen‘ Dinge (wie die Location oder die Event Plattform) kann es passieren, dass Du kleinere Kosten übersiehst.

Diese können sich anstauen und am Ende Deine gesamte Finanzierung gefährden. Versuche also unbedingt alles festzuhalten, für das Du Budget aufbringen musst.

Eventausgaben analysieren

Analysiere nach einem erfolgreichen Event die Kosten, die tatsächlich angefallen sind und gleiche sie mit der vorhergehenden Finanzplanung ab, um einen besseren Überblick über Deine Kalkulationen zu bekommen und sie beim nächsten Mal weiter zu verbessern.

Kreativität beweisen

Gerade wenn Dein Budget knapp ist, helfen Dir kreative Ansätze, Kosten zu sparen und Deinen Gästen gleichzeitig ein einzigartiges Event Erlebnis zu bieten. Versuche zum Beispiel statt dem klassischen Hotel andere Event Locations zu finden.

Besonders bei hybriden Events, bei denen oft nur ein Bruchteil der Gäste live teilnimmt, reichen oft trotz Abstandsregelungen kleinere Räume aus. Je flexibler Du diese gestalten und ausstatten kannst, desto mehr Möglichkeiten hast Du, Deine Ausgaben zu kontrollieren. 

Nutze Partnerschaften

Auch Partnerschaften kannst Du für die Finanzierung Deines Events nutzen. Erkundige dich beispielsweise, ob Deine Partner eine Location haben, die sie für einen geringeren Preis bereitstellen können. Vielleicht haben sie auch technisches Equipment, dass du für die live Übertragung der Veranstaltung nutzen kannst. 

Behalte nur unbedingt im Kopf, dass die Unterstützung sich auch und besonders für Deine Partner lohnen muss. Biete ihnen also eine besondere Möglichkeit, ihre Marke auf Deiner Veranstaltung oder auf Deinen Social Media Kanälen zu repräsentieren.

Warum man auf jeden Fall in Hybride Events investieren sollte 

Ein kurzer Blick auf die wichtigsten Punkte bei der finanziellen Planung zeigt, dass besonders im Vergleich zu virtuellen Veranstaltungen zusätzliche Kosten und logistische Herausforderungen auf Dich zukommen. 

Verschiedene Faktoren vor Ort und online beeinflussen Deine Ausgaben und können besonders bei einem eingeschränkten Budget zum Problem werden. Das sind aber keine Gründe, auf die Investition in das hybride Format zu verzichten. Trotz der Kosten bietet es Dir die Möglichkeit, bei einer Rückkehr zu Veranstaltungen vor Ort weiterhin die Vorteile und Reichweite eines online Events zu nutzen.

Gleichzeitig investierst Du mit einer hybriden Veranstaltung in die Zukunft. Vertraut man den Prognosen von Experten, werden Events dieser Art in den nächsten Jahren in allen Branchen zu finden sein. 

Zögerst Du zu lange, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, läufst Du Gefahr Deine Position auf dem Markt zu verlieren – ein Umstand, der im Zweifel mehr Kosten verursacht als jede Veranstaltung. 

Lass dich also nicht von möglichen Ausgaben abschrecken – Plane Deine Finanzierung sorgfältig und versuche sie stetig zu optimieren. Es wird sich lohnen!