Dank sinkender Infektionszahlen ist sie endlich möglich geworden: die Rückkehr zu Veranstaltung vor Ort.
Dank sinkender Infektionszahlen ist sie endlich möglich geworden: die Rückkehr zu Veranstaltung vor Ort.
Eine Rückkehr zum Status Quo vor der Covid-19 Pandemie ist das aber nicht.
Noch immer sind Ansteckungsgefahr und Inzidenzwerte ein aktuelles Thema und viele Menschen fühlen sich nach wie vor nicht besonders wohl dabei, an Live Events teilzunehmen.
Deshalb wird das hybride Event für 2021 und 2022 das werden, was das online Meeting für 2020 war. Mit der Kombination von physischer Veranstaltung und interaktivem Live-Stream kann es den individuellen Wünschen und Vorstellungen der Gäste in diesen Zeiten entsprechen. Dir als Veranstalter hilft es vor allem auch dabei, den Zauber eines Events vor Ort in einem kleinen, sicheren Rahmen wieder aufleben zu lassen.
Wie dieser Rahmen aussehen sollte, und welche Maßnahmen Du bei der Organisation ergreifen musst, um für die optimale Sicherheit Deiner Gäste zu sorgen, das zeigen wir Dir in diesem Blogbeitrag -- Damit Dein Start in den Event-Sommer 2021 auch vor Ort gelingt.
Wenn man heute über Sicherheit bei einem physischen Event spricht, ist das wohl der erste und wichtigste Punkt. Das Ansteckungsrisiko für Deine Gäste zu minimieren, sollte bei der Planung Deiner Veranstaltung wirklich oberste Priorität haben.
Der effektivste Weg genau das zu tun, ist es, so gut wie möglich sicherzustellen, dass keiner der Teilnehmer infiziert zum Event erscheint. Das gelingt dir zum Beispiel durch:
Jeder kennt sie mittlerweile: die Aufforderung bei der Teilnahme an Veranstaltungen ein negatives Testergebnis oder einen Impfnachweis vorzulegen. Je nach Inzidenzwerten ist dies sogar verpflichtend. Aber egal ob vorgeschrieben oder nicht, es ist für Dich eine Möglichkeit, für die Sicherheit aller Teilnehmer zu sorgen.
Wie Dir Deine Gäste die Dokumente übermitteln, ist Dir dabei selbst überlassen. Sie können zum Beispiel schon im Voraus per E-Mail geschickt, oder am Tag des Events bei der Anmeldung vorgezeigt werden. Wichtig ist nur, keine Ausnahmen zu machen – und Deinen persönlichen Teilnehmern die Nachweispflicht frühzeitig zu kommunizieren, damit alle ganz genau wissen, was sie erwartet.
Diese Möglichkeit hängt ganz von Deinen Ressourcen – und den aktuellen Bestimmungen zum Zeitpunkt Deines Events ab. Ein Testangebot vor Ort bietet Dir aber die Chance sicherzustellen, dass wirklich alle Teilnehmer vor der Veranstaltung getestet sind. Außerdem entfällt der Weg, den die Gäste zwischen Testzentrum und Eventlocation zurücklegen und damit ein weiteres Ansteckungsrisiko.
WICHTIG: Wenn Du dich für die Testvariante vor Ort entscheidest, denke daran, genügend Zeit und Kapazitäten einzuplanen. Am besten teilst Du die angemeldeten Teilnehmer schon im Voraus in Gruppen ein, und weist ihnen Termine zu, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen und Menschenansammlungen vor der Teststation zu vermeiden.
Auf der gesamten Veranstaltung – oder in bestimmten Bereichen wie am Eingang – eine Maskenpflicht einzuführen, ist eine zusätzliche Maßnahme, um das Ansteckungsrisiko auf Deinem Event zu minimieren.
Nach wie vor sind sie der beste Weg, um die Verbreitung des Coronavirus einzudämmen und sind ein eindeutiges Zeichen, dass Du die aktuelle Situation ernst nimmst. So kann sich jeder Teilnehmer wohl und sicher fühlen.
Entscheidest Du dich für eine Maskenpflicht vor Ort oder bist sogar dazu verpflichtet, sie einzuführen, achte darauf, Deine Gäste auch an deiner Location mit Masken zu versorgen. So stellst Du sicher, dass wirklich jeder teilnehmen kann und Deine Bestimmungen einhält.
Auch mit negativen Test- oder Impfnachweisen wirst Du nicht darum herum kommen, Hygienemaßnahmen in Deine Eventplanung einzubeziehen. Die sorgen nämlich nicht nur für einen weiteren Sicherheitsfaktor, sondern senden gleichzeitig ein wichtiges Zeichen: Mit einem gut durchdachten Hygienekonzept zeigst Du Deinen Gästen, dass Dir ihre Gesundheit und Sicherheit am Herzen liegt und gibst ihnen so ein gutes Gefühl, wenn sie Dein Event besuchen.
Das häufige Desinfizieren der Hände ist für viele heute fast alltäglich. Gerade bei einem Event, wo viele unterschiedliche Menschen zusammenkommen, werden Deine Teilnehmer häufiger den Drang haben, Desinfektionsmittel zu nutzen.
Dabei kannst Du ihnen entgegenkommen, indem Du beispielsweise an verschiedenen Orten Deiner Location Spender bereitstellst, oder jedem Gast ein eigenes Fläschchen zur Verfügung stellst.
In der Vergangenheit war es eher eine Challenge, die Eventlocation sauber zu halten, ohne dass die Teilnehmer etwas davon mitbekommen. Heute ist das anders. Um zu erreichen, dass Deine Gäste sich sicher fühlen solltest Du vor Ort nicht nur gründlich reinigen, sondern Deine Maßnahmen auch kommunizieren. Schilder, die darüber informieren, wie Du Deine Location sauber hältst zeigen, dass Du Sicherheit und Hygiene priorisierst.
Trotz Desinfektionsmittel und häufiger Reinigung – das größte Gefühl von Sicherheit vermittelst Du auf der Eventlocation, wenn Deine Gäste Kontakt mit Oberflächen so gut wie möglich vermeiden können. Nutze Angebote der Touchless Technology und biete Umfragen oder Registrierungsformulare über eine Event App statt über öffentliche Touchscreens an.
Platzmanagement war schon immer ein wichtiger Punkt bei Live Veranstaltungen. Jetzt, in Pandemiezeiten ist es umso wichtiger, dass sich Deine potenziellen Teilnehmer sicher sein können, dass Abstände eingehalten werden und nicht zu viele Gäste auf engem Raum zusammenkommen.
Achte deshalb genau darauf...
Eine gute Möglichkeit all das im Blick zu behalten ist bei der Organisation einen Raumplan zu erstellen und alle Aufenthaltsmöglichkeiten für Deine Gäste, Laufwege und Sitzordnungen schon vor Beginn Deines Events genau festzulegen.
Damit die allgemeine Veranstaltungseuphorie vor Ort Deine Planung nicht zunichte macht, kommuniziere die Social Distancing Maßnahmen in Deiner Location so klar wie möglich, indem Du zum Beispiel Schilder aufstellst oder Sticker auf dem Boden anbringst.
TIPP: Erfahrungswerte haben gezeigt, dass Abstände vor allem am Ende eines Events nicht mehr eingehalten werden. Versuche also besonders das Verlassen der Veranstaltungslocation so gut wie möglich zu organisieren. Du kannst dafür beispielsweise Deine Teilnehmer in kleinen Gruppen entlassen oder Abstandshinweise am Ausgang aufstellen.
Beim physischen Teil Deiner hybriden Veranstaltung musst Du – mehr noch als bei online Events – für alle Eventualitäten gewappnet sein. Das ist nicht nur für den Schutz Deiner Gäste wichtig, sondern vor allem auch für Deine persönliche und finanzielle Sicherheit.
Dafür solltest Du für allem folgende Punkte beachten:
Besonders wenn es um Sicherheitsmaßnahmen geht ist es wichtig, dass Du dich bei der Organisation Deiner hybriden Veranstaltung unterstützen lässt. Beziehe Dein Team vor Ort in Deine Planung mit ein. Weise den verschiedenen Mitgliedern Aufgaben zu, die sie am Tag des Events übernehmen und die helfen, den optimalen Schutz Deiner Teilnehmer sicherzustellen.
Egal wie die Maßnahmen aussehen, die Du für die Sicherheit auf Deinem Event ergreifst, das A und O ist dabei die Kommunikation. Hier gilt das Motto mehr ist mehr. Teile Deinen Gästen Deine Sicherheitsvorkehrungen schon vor Beginn der Veranstaltung so genau wie möglich mit und halte sie währenddessen zum Beispiel über Social Media oder über einen Newsfeed, der on demand auf der Event Website abrufbar ist, auf dem Laufenden.
Nicht nur Du, sondern auch Deine Teilnehmer brauchen Zeit, um sich auf Deine Veranstaltung vorzubereiten. Wenn Du sie schon hier mit transparenten Informationen versorgst, stellst Du sicher, dass sie sich von Anfang an sicher und wohl fühlen. Für die Kommunikation vor dem Event gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten
Raumpläne können nicht nur für Dich ein wichtiges Medium sein, um den Überblick zu behalten. Verschickst Du sie einschließlich geplanter Sitzordnungen schon im Voraus an Deine Gäste, können sie sich schon vor Beginn des Events orientieren, sich zum Beispiel Ein- und Ausgänge oder wichtige Räume merken. So vermeidest Du Verwirrung vor Ort und kannst bereits deutlich kommunizieren, wo und wie Abstände gewahrt werden müssen.
Gerade in Pandemie Zeiten lohnt es sich auch darüber nachzudenken, Deinen Gästen vor dem Event eine vollständige Sicherheitsanleitung zukommen zu lassen. Diese kann per E-Mail versendet oder aber über Event Apps zugänglich gemacht werden.
Mit so einem Dokument kannst Du nicht nur absolute Transparenz beweisen und Deine Teilnehmer über alle Sicherheitsmaßnahmen informieren, die Du ergriffen hast. Es gibt Dir gleichzeitig die Möglichkeit, auch Regeln und Pflichten (wie zum Beispiel Testnachweise und Masken) oder organisatorische Details zu kommunizieren.
Auch wenn alle optimal vorbereitet und informiert auf Deiner Veranstaltung erscheinen sollten, bewahrt Dich das natürlich nicht davor, auch während Deines Events mit Deinen Gästen zu kommunizieren. Schilder, Informationsblätter und Sticker auf dem Boden helfen Dir dabei, sicherzustellen, dass alle Regeln bekannt sind – und eingehalten werden.
Hier kommen auch die Mitarbeiter Deines vor Ort Teams ins Spiel. Sie sorgen für die persönliche Kommunikation vor Ort und für eine erfolgreiche Umsetzung Deines Sicherheitskonzepts.
TIPP: Diese Maßnahmen müssen für Dich nicht nur lästiger Aufwand sein. Nutze sie als zusätzliche Möglichkeit, Deine eigene Marke oder die Deiner Sponsoren zu präsentieren, indem Du Schilder oder Flyer mit dem entsprechenden Design bedruckst.
Während der Corona Pandemie sollte die Kommunikation zwischen Dir und Deinen Gästen nicht mit der Veranstaltung enden. Stelle sicher, dass Du ein Warnsystem parat hast, um im Notfall Kontakt mit allen Gästen aufzunehmen, wenn trotz Sicherheitsvorkehrungen während der Veranstaltung ein Infektionsfall aufgetreten ist.
Trotz eines detailliert ausgearbeiteten Sicherheitskonzepts und guter Kommunikation, kann es sein, dass sich viele Menschen aus Deiner Zielgruppe noch nicht sicher genug fühlen, um wieder eine physischen Veranstaltung zu besuchen. Vergiss also nicht, immer wieder darauf hinzuweisen, dass sie auch am online Event teilnehmen und so ihr Ansteckungsrisiko minimieren können. Genau hier liegt ja schließlich die Besonderheit des hybriden Formats!
Willst Du von den virtuellen Veranstaltungen, die 2020 die Event-Welt bestimmt haben, auf erfolgreiche hybride Formate wechseln, muss die Sicherheit Deiner Teilnehmer vor Ort oberste Priorität bei Dir haben.
Nur wenn Du dich gründlich auf die größeren Herausforderungen vorbereitest, bieten hybride Veranstaltungen eine Möglichkeit, trotz Covid-19 langsam zu physischen Events zurückzukehren.
Versuche das Ansteckungsrisiko mit
zu minimieren und stelle sicher, dass die Kommunikation zwischen Dir und Deinen Gästen vor, während und nach dem Event reibungslos funktioniert.
Ein detaillierter Plan und absolute Transparenz sind das A und O für die Sicherheitsmaßnahmen auf Deiner Veranstaltung und ebnen Dir den Weg zu einem Eventformat, das Bestand hat und erfolgreich ist -- ganz egal in welche Richtung sich die aktuelle Lage entwickelt.
ZUSATZTIPP:
Behalte trotz aller Vorbereitung Deine Flexibilität. Noch kann sich die Situation schnell ändern. Zu einem guten Sicherheitskonzept gehört es deshalb auch einen Plan B (oder Plan C zu haben) und die jederzeit anzupassen. Gehe kein unnötiges Risiko ein und vergiss den Zauber eines hybriden Events nicht: Wenn alle Stricke reißen, hast Du hier immer die Möglichkeit, dich auf das digitale Event zu fokussieren und statt physischer Gäste einfach die Zahl der virtuellen Teilnehmer zu erhöhen.
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