Wie Du dein virtuelles Event in weniger als 4 Wochen organisierst (selbst wenn Du es komplett alleine planst)

CORONA - oder COVID19 war einer der Beschleuniger (zugegeben, es war DER Beschleuniger überhaupt) der digitalen Transformation. Insbesondere Events erleben seit März 2020 eine nachhaltige Veränderung - und das gilt nicht nur für Großevents, nein, eben auch für Firmenevents, PR-Aktionen, Messen und Kongresse. Die Reise geht -  laut Deutschland-Studie des Kongress- und Veranstaltungsmarktes „Meeting- & EventBarometer 2019/2020“ - hin zu virtuellen und hybriden Eventformaten. 

27 Prozent der Anbieter und 13 Prozent der Veranstalter betrachten hybride und räumlich verteilte Veranstaltungen als zukunftsweisend. 60 Prozent der Anbieter und 75 Prozent der Veranstalter beurteilen die derzeitige Nutzung virtueller Möglichkeiten im Eventbereich jedoch als ausbaufähig. 

Soviel zu den Trends und Entwicklungen, was bedeutet das nun aber für DICH, der so ein Event nun planen soll? 

Eins nach dem anderen…

Welche Arten von virtuellen Events kannst Du denn überhaupt planen?

Grundsätzlich sind wir uns ja der Definition von virtuellen Events einig: Virtuelle Events sind Veranstaltungen, die online via Live-Streams, vorab aufgezeichneten Videos, Voiceover-Videos oder anderen Formen der digitalen Kommunikation gehosted werden.

Zu virtuellen Events zählen beispielsweise:

• Konferenzen und Kongresse: Großveranstaltungen, wie Messen, PR-Treffen oder Mitgliederversammlungen.
• Webinare: Eigentlich selbst erklärend oder?
• Interne Hybrid-Events: Du teilst beispielsweise Euren wöchentlichen Lunch-Break auch an die Kollegen im Homeoffice.
• Externe Hybrid-Events: Eine Gruppe an Kunden sitzt in einem Raum während Du aus dem Homeoffice agierst

Es gibt also eine Menge Möglichkeiten Deine Kreativität mit ins Spiel zu bringen. Nahezu alle Veranstaltungsformen lassen sich, mehr oder weniger aufwendig, in einem digitalen Format abbilden.

Aber ja richtig, Du bist ja hier um zu erfahren, wie Du das virtuelle Event nun selbst planst, organisierst und durchführst.

3 einfache Schritte, wie Du einfach aber effektiv Dein virtuelles Event planst

Das tolle an der Digitalisierung ist ja auch, dass Du Deine Events quasi von überall planen kannst. Du bist also völlig ortsunabhängig und kannst somit standortübergreifend mit Deinen Kolleginnen und Kollegen agieren. Doch wo fängst Du am besten an?

Schritt 1: Recherchiere Das Publikum für Dein virtuelles Event (und zwar richtig)

Wahrscheinlich denkst Du jetzt: “Das kenne ich doch bereits. Das Event führen wir seit Jahren auch offline durch” - doch genau hier liegt eine wunderbare Chance: Auf virtuellem Weg hast Du die Möglichkeit dein Audience zu verändern. Und sie wird sich definitiv verändern. Allein schon, weil für Dein virtuelles Event keine räumlichen Restriktionen mehr herrschen.

Was ist also zu tun:

• Fertige Profile an für diejenigen die Du mit deinem Event gerne ansprechen möchtest
• Überlege dir ganz genau, welches Fragen Du im Rahmen der Veranstaltung für dein Publikum beantwortet haben möchtest
• Erstelle Workbooks, Arbeitsmaterialien und nutze digitale Tools, die Dein Event für die Besucher zum einmaligen Erlebnis werden lassen.

(ACHTUNG - GEHEIMTIPP: Versuch es doch auch einmal mit Rednern, die Du für physische Events nicht so einfach auf die Bühne bekommst. Selbst die Gage bei Profis ist für eine virtuelle Veranstaltung meist bezahlbarer und passt somit in (fast) jedes Budget)

Schritt 2: Wähle den Veranstaltungs-Typ der für Euch am meisten Sinn macht

Wähle zwischen Livestreams, aufgezeichneten Webcasts oder einer Kombination aus beidem Hier sind zwei Faktoren zu beachten: Was liegt Euch am ehesten? Und was erwartet die Zielgruppe. Livestreams eignen sich beispielsweise am besten für Kongresse oder Messen bei denen großen Wert auf zeitnahe Interaktion zwischen Speaker / Publikum gelegt wird. Aufgezeichnete Sessions haben den Charme, dass man den Teilnehmern überlässt, wann sie den Inhalt anschauen möchten.

Schritt 3: Wähle die richtige Event-Plattform

Livestreaming-Anbieter und Online-Tools gibt es quasi wie Sand am Meer. Viele bieten sogar eine kostenfreie Probeversion an, sodass Du bequem und einfach testen kannst.Und wenn wir ehrlich sind, hat jede seine Stärken und Schwächen. Selbst Social Media Plattformen eignen sich für das Hosting Deines Events. Am Ende des Tages entscheidet für Dich die einfache Handhabung für Dich, die Teilnehmer und Aussteller und (ganz wichtig) ein tolles Support-Team, dass Dich zu jeder Zeit fachgerecht unterstützen kann.

Fazit - Einen Haken gibt’s halt immer

Du siehst eigentlich - virtuelle Events sind maximal flexibel. Sie lassen sich nach den individuellen Anforderungen formen. Und eigentlich gibt es nicht wirklich den Königsweg. Solange Du aber über alle Schritte konkret nachdenkst, die Details planst (wie der Profi-Eventplaner der Du wahrscheinlich bist), dann kann das Event nicht schief gehen. Versprochen!

Achja, falls Du dir jetzt immer noch unsicher bist, haben wir eine Checkliste zusammengestellt. Somit vergisst Du sicher nichts und Du erstellst ein sensationelles Unternehmensevent!

Lade Dir doch jetzt DIE ULTIMATIVE CHECKLISTE ZUR DURCHFÜHRUNG VON VIRTUELLEN EVENTS herunter (inkludiert sind zudem einige Best Practices aus über 100 Events aus dem letzten Jahr, reinschauen lohnt sich also).