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5 effektive Wege, wie Du Sponsoren/Partner/Aussteller für dein virtuelles Event gewinnst

Wie gewinnst Du Partner für dein virtuelles Event? Wir zeigen es Dir! (inkl. Bonus am Ende). 


Wie gewinnst Du Partner für dein virtuelles Event? Wir zeigen es Dir! (inkl. Bonus am Ende). 

Partner, Aussteller oder Sponsoren für ein Event gewinnen…diese Aufgabe liebt wohl niemand so wirklich. Du wahrscheinlich auch nicht. Aber Du weißt sicherlich, dass sie unbedingt notwendig, eigentlich unersetzlich sind, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu hosten. Ob jetzt ‚live‘ oder in der virtuellen Welt – Immer musst Du andere Unternehmen davon überzeugen, dass es sich lohnt, bei Deinem Event mit dir zusammenzuarbeiten. Was sowieso manchmal eine ganze Menge Überzeugungsarbeit braucht, ist bei digitalen Events nochmal schwerer. 

Gerade Sponsoren sind hier oft skeptisch, ob es sich wirklich lohnt, Zeit und Geld zu investieren und ob sie am Ende tatsächlich einen Mehrwert aus der Veranstaltung mitnehmen. Gerade deshalb musst Du deinen potenziellen Partnern beweisen, welche großen Vorteile Dein virtuelles Event für sie hat – dass es nicht nur praktischer als eine ‚live‘ Veranstaltung ist, sondern mindestens genau so viel Wert, wenn nicht sogar mehr, bringt. 

Wir zeigen Dir 5 einfache Wege, wie Du das anstellen kannst, wie Du Deine Aussteller und Sponsoren für Dein Event begeisterst und mit Deinem Angebot überzeugst.

Datenauswertung 

Es ist das größte Ass, dass online Events im Ärmel haben: Daten. Im digitalen Raum können durch spezielle Tools detaillierte Informationen über jeden Besucher der Veranstaltung und seine Interaktionen gesammelt werden. So erhält man eine strukturierte Einsicht, welche Aussteller er sich auf einer Messe angesehen hat, mit wem er interagiert oder wie er bei welchen Umfragen abgestimmt hat. 

Das geht leichter, als es auf einer live Veranstaltung je möglich wäre und genau das kannst Du für Deine Überzeugungsarbeit nutzen. Denn auch Deine potenziellen Partner sehen in der Datenauswertung einer Veranstaltung entscheidende Vorteile. Sie können so einsehen, wie ihre Marketing Strategien und Produkte ankommen, wie sich die Zielgruppe des Events verhält und für was sie sich interessiert.

Überzeuge Sponsoren und Aussteller also von der Zusammenarbeit, indem Du ihnen Informationen anbietest, die während des Events gesammelt wurden. 

Das sind zum Beispiel 

  • Die genaue Anzahl der Angemeldeten und tatsächlichen Teilnehmer
  • Kontaktinformationen, die die Gäste zur Verfügung gestellt haben
  • Übersicht über die Connections, die während des Events gemacht wurden
  • Eine Übersicht der Chat Nachrichten in den verschiedenen Online Räumen
  • Umfrageergebnisse des Events 

Mit so einem Angebot beweist Du, dass eine Beteiligung an Deinem Event für Deine Partner einen messbaren Vorteil bringt, der über die Veranstaltung selbst hinausgeht. Das macht die Aussicht auf eine Zusammenarbeit attraktiv und Du wirst sehen, dass dann gar nicht mehr so viel Überzeugungsarbeit nötig ist. 

 

Präsentation der Aussteller/Sponsoren vor und nach dem Event

Es war noch nie so wichtig wie bei virtuellen Events den Partnern ein ganzheitliches Angebot zu machen, das ihre Vorstellungen am besten sogar noch übertrifft. Präsentiere deshalb nicht nur eine Strategie, mit der sie während der Veranstaltung, sondern schon davor und auch noch danach von ihrer Beteiligung profitieren können. Wie könnte das aussehen? 

Vor dem Event

Gib den Sponsoren und Ausstellern zum Beispiel die Möglichkeit, ihr Banner oder Logo schon auf der Registrierungsseite für Dein Event anzubringen und verweise auch auf Deiner eigenen Website, auf der Du die Veranstaltung bewirbst, auf Deine Partner. So werden sie von Deiner Zielgruppe wahrgenommen, noch bevor Deine Messe oder Dein Webinar überhaupt angefangen hat. 

Binde Verweise auf eine Zusammenarbeit auch in Dein Content Marketing auf den verschiedenen Social Media Kanälen ein. Du kannst anbieten, ihre Seiten auf Deinen Posts zu verlinken, oder sie vielleicht sogar ganz offiziell als Partner vorzustellen. Das erhöht ihre Reichweite und Sichtbarkeit. 

Nach dem Event 

Neben den Daten und Analysen, die Du Ausstellern und Sponsoren für ihre Statistiken zur Verfügung stellen kannst, gibt es auch nach dem Event noch einmal die Möglichkeit, ihnen zu mehr Reichweite zu verhelfen. Gestaltest Du zum Beispiel einen Event Rückblick auf Deiner Website und auf Social Media Seiten, kannst Du ihr Logo und Banner auch hier nochmal einbeziehen. Oder biete Ausstellern und Sponsoren an, in Follow-Up E-Mails oder Digitalen Event Bags mit ihrem Unternehmen vertreten zu sein. 

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Individuelle Möglichkeiten zur Markenpräsentation

Auf diesen und den nächsten Punkt musst Du besonders achten, wenn Du Sponsoren oder Aussteller für Dein virtuelles Event gewinnen willst – präsentierst Du hier eine überzeugende Strategie, wird es ein Leichtes sein, sie zu überzeugen. 

Die Präsentation ihrer Marke ist nämlich das, was ihnen auf virtuellen Events am Meisten Bauchschmerzen beschert. Auf einer live Veranstaltung ist es leicht, mit aufwändig gestalteten Ständen, Bannern und Plakaten präsent zu sein und die Zusammenarbeit auszustellen. Viele Aussteller und Sponsoren haben Angst, dass genau das in der digitalen Welt verloren geht. Willst Du sie überzeugen, sich zu beteiligen, musst Du ihnen beweisen, dass das nicht der Fall ist. Präsentiere ihnen verschiedene Möglichkeiten mit ihrer Marke präsent zu sein: 

Design 

Wähle eine Plattform, die es möglich macht, dass Deine Partner ihre Logos und Banner in das Design des virtuellen Events einbringen können. Das geht zum Beispiel durch 

Messestände, die sie nach ihren Vorstellungen gestalten können

oder

die Möglichkeit eine individualisierte Landingpage zu erstellen, sodass Du ihre Marke schon hier mit einbeziehen und vorstellen kannst  

Zeige also, dass Du die Banner und Plakate, die es auf einem ‚live‘ Event geben würde, im digitalen Rahmen durch Alternativen ersetzen kannst, die genau so gut, wenn nicht sogar noch besser sind. 

Partner einbeziehen 

Das Wichtigste bei einem virtuellen Event ist natürlich weniger das Design, sondern eher die Inhalte, die präsentiert werden. Deshalb: biete Deinen Partnern an, sich und ihre Marke auch hier präsentieren zu können. Gib Ihnen zum Beispiel die Möglichkeit, selbst mit einem Vortrag zu einem relevanten Thema oder einem Workshop zum Programm der Veranstaltung beizutragen. In der Agenda, die Du Deinen Gästen am Anfang des Events präsentierst, kannst Du dann diesen Beitrag noch einmal besonders herausstellen. 

ACHTUNG: Es ist sehr wichtig, dass Du es Deinen Ausstellern und Sponsoren ermöglichst, ihre Marke zu präsentieren. Stelle aber trotzdem sicher, dass Ihre Beiträge in Deinem Programm auch inhaltlich für die Gäste Deines Events relevant sind. Niemand möchte als wichtigen Programmpunkt einen Vortrag anhören, der nur aus Werbung besteht. Sowas sorgt für Unzufriedenheit und im schlimmsten Fall sogar dafür, dass Teilnehmer die Veranstaltung ganz verlassen. 

Wollen Aussteller oder Sponsoren Werbespots präsentieren, dann kannst Du dafür zum Beispiel Pausen zwischen den verschiedenen Angeboten Deines Events nutzen. 

 

Unkomplizierte Kommunikation und Interaktion

Warum hostest Du überhaupt ein Event, ob jetzt virtuell oder ‚live‘? Richtig, um Dich mit Deiner Zielgruppe zu vernetzen und Dich innerhalb Deiner Branche auszutauschen. Und genau das, was Du erreichen willst, wollen Deine Partner auch: Mit den Gästen in Kontakt kommen, so die eigene Marke präsentieren und Leads gewinnen. Bietest Du also Deinen Ausstellern und Sponsoren die Möglichkeit, während Deines Events auch im digitalen Raum Kontakte zu knüpfen, gewinnst Du sie gleich viel leichter für dich. 3 Grundsätze sind dabei wichtig 

  • Zeit

Ja, ein gut strukturierter Zeitplan ist besonders bei virtuellen Veranstaltungen wichtig. Aber achte darauf, dass nicht ein Vortrag auf den nächsten folgt. Gib Deinen Gästen und auch Deinen Partnern vor allem Zeit, miteinander in Kontakt zu treten. Plane deshalb ganz bewusst Slots ein, die für das Kennenlernen und die Interaktion der Veranstaltungsteilnehmer reserviert sind. So kannst Du Ausstellern und Sponsoren schon bei der Besprechung Deiner Pläne beweisen, wie viel Wert Du darauf legst, dass sie sich präsentieren und das Event auch zu ihrem Vorteil nutzen können. 

  • Technik

Bei der Kommunikation und Interaktion auf einer digitalen Veranstaltung sind sie unersetzlich – die technischen Mittel. Achte darauf, dass Deine Event Plattform es möglich macht, dass Deine Partner und Gäste miteinander in Kontakt treten. Gibt es zum Beispiel bei den Messeständen die Möglichkeit zu einem 1:1 Gespräch? Ist es möglich, einfach und unkompliziert Kontaktdaten auszutauschen? Wenn Du möglichen Ausstellern und Sponsoren garantieren kannst, dass ihnen diese Features zur Verfügung stehen, ist bereits ein großer Schritt getan.

  •  Vielfalt 

Beim Interagieren gilt wie so oft im Leben: die Mischung macht‘s. Biete Deinen Partnern verschiedene Arten an, auf die sie Deine Gäste erreichen können – durch 1:1 Gespräche, durch zielgerichtete Nachrichten im Chat, durch Q&A Sessions und so weiter. So können Deine Aussteller oder Sponsoren genau das auswählen, was zu ihrer persönlichen Strategie passt und Du beweist, dass Du ihre Wünsche und Sorgen ernst nimmst.  

Strukturierte Angebote 

Du kannst alles, über das Du gerade etwas gelesen hast, beachten und trotzdem keine Partner gewinnen, wenn Du nicht diesen letzten Punkt im Kopf behältst: Nur wenn Du dein Event gut präsentierst und übersichtlich darstellst, welchen Mehrwert es für Deine Aussteller und Sponsoren bietet, wirst Du sie von einer Zusammenarbeit überzeugen können. Was musst Du dabei beachten?

Zu Deinem Event selbst – erstelle eine Übersicht, in der Du 

  • Den Grund, die Mission und das Ziel Deiner Veranstaltung präsentierst
  • Begründest, was Dein Event einzigartig macht und es von anderen abhebt  
  • Die Zielgruppe und Größe des Events darstellst

Und was das Angebot an Deine Partner betrifft – versuche dich in sie hineinzuversetzen. Was könnte genau diese Unternehmen an Deiner Veranstaltung und der Zielgruppe interessieren? In welchem Verhältnis stehen sie zu Deiner Firma? 

So kannst Du Deinen Ausstellern oder Sponsoren detaillierte Informationen bieten, die genau auf ihre Interessen abgestimmt sind: 

  • Schildere, wie sie ihr Banner oder Logo während des Events präsentieren können
  • Erläutere, ob es Möglichkeiten für Präsentationen im Programm der Veranstaltungen gibt und wie Du dir diese vorstellst 
  • Stelle einen Plan dar, wie Du ihre Marke vor, während und nach dem Event in dein eigenes Online Marketing (Website und Social Media) einbeziehen kannst
  • Erstelle ‚Pakete‘, die strukturiert zeigen, welche Vorteile deine Partner für welche Gegenleistung bekommen 
  • Schildere, wie eine langfristige Zusammenarbeit zwischen Dir und Den Ausstellern/Sponsoren aussehen könnte 

Setze Dich genau mit Deinen potenziellen Partnern und ihren Schwerpunkten auseinander und präsentiere ihnen warum und wie sich eine Beteiligung an Deinem Event lohnt. Und schließlich – sei flexibel! Sei bereit, Dein Angebot und Deine ‚Pakete‘ an Ihr Unternehmen und ihre Strategien anzupassen. 

Wenn es dann zu einer Einigung gekommen ist, erstelle noch einmal eine detaillierte Übersicht über alle Vereinbarungen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Und schon hast Du sie gemeistert – die Aufgabe, einen Partner für Dein virtuelles Event zu finden! 

Sponsoren/Partner/Aussteller für Dein virtuelles Event – die richtige Taktik macht’s

Also, ob Dir die Überzeugungsarbeit bei Deinen potenziellen Partnern leicht oder schwer fällt, hängt davon ab, welche Wege und Ansätze Du verfolgst. Zeigst Du ihnen, dass sie 

  • Von den gesammelten Daten Deines Events profitieren können
  • Ihre Marke bei einer Zusammenarbeit auch vor und nach der Veranstaltung in Social Media und auf Deiner Website präsent ist 
  • Individuelle Möglichkeiten haben, Banner und Logos in das Event einzubringen und ihr Unternehmen zu präsentieren 
  • Problemlos mit den Gästen Deines Events in Kontakt treten können 

Und präsentierst Du ihnen das alles in einem strukturierten und flexiblen Angebot, wirst Du sie von Dir, Deinem Unternehmen und Deinem Event begeistern können. Eine Zusammenarbeit ist dann so gut wie gesichert! 

Bonus – schnelle Antworten auf kritische Fragen

Und wenn Du immer noch Angst hast, jetzt auf das nächste Meeting mit Deinen potenziellen Partnern nicht gut genug vorbereitet zu sein – hier noch ein paar Antwortmöglichkeiten auf skeptische Fragen, die gestellt werden können.

  • Habe ich auf dem Event überhaupt Zeit für die Gäste, wenn ich einen Messestand betreuen muss und vielleicht sogar noch einen Vortrag halte?

 

Antwort: Biete Deinen Ausstellern und Sponsoren die Möglichkeit an, Content im Voraus zu produzieren, der dann an ihren Ständen gezeigt wird. So können Sie sich ganz auf die Kommunikation mit den Teilnehmern konzentrieren

 

  • Wie setze ich mein Team am Besten auf so einer Veranstaltung ein? Reicht es da nicht, wenn einfach eine Person sich um die Sache kümmert?

 

Antwort: Biete Deinen Partnern an, mit ihnen eine Strategie zu entwickeln, wie sie ihre Mitarbeiter am Tag des Events am Besten einbringen können. Erkläre, dass es am Besten ist, viele kleine Aufgaben zu verteilen, um effektiv an der Veranstaltung teilzunehmen. Eine Person kann sich um den Messestand kümmern, eine anderen beantwortet Fragen im Chat, wieder eine andere führt 1:1 Gespräche und und und…

 

  • Hat denn ein virtuelles Event neben Datensammlung wirklich noch mehr Vorteile zu bieten?


Antwort: Verweise unbedingt darauf, dass die digitale Welt keine Grenzen von Raum und Zeit kennt und Deine Partner so von internationalen Teilnehmern profitieren können. Und das ganz ohne selbst Budget und Aufwand in Reisen stecken zu müssen! Eine Erweiterung ihrer Reichweite ist mit Deiner Veranstaltung nur einen Klick entfernt.Inhalt Ihres Blog-Beitrags hier …

 

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