Virtuelle Events planen

Digitale Events – Die 5 größten Herausforderungen und wie Du sie löst.

Welche Schwierigkeiten gibt es eigentlich bei der Planung von digitalen Events? 5 die Du kennen (& lösen) musst!


Welche Schwierigkeiten gibt es eigentlich bei der Planung von digitalen Events? 5 die Du kennen (& lösen) musst!

Im Blogbeitrag zeigen wir dir woran Du sie erkennst und welche Lösung dich effizient weiterbringen. Bereit? Dann lies jetzt weiter!

Das Internet – die große Neuerschaffung unserer Zeit – hat so einiges möglich gemacht. Sie hat uns mit Menschen auf der ganzen Welt verknüpft, hat den internationalen Austausch leichter gemacht und vor allem neue Formate geboren. Eines davon ist das digitale Event – die Veranstaltungsform der Zukunft. Bereits in den nächsten Jahren, wenn nicht schon jetzt, wird es für Dich wesentlich sein, dass Du dieses Format erfolgreich nutzen kannst! 

Auf den ersten Blick erscheint das vielleicht auch ganz einfach – es gibt doch tausende Anbieter und was soll an einer virtuellen Veranstaltung schon so schwer sein. Aber Vorsicht! Es gibt nämlich doch Herausforderungen, die Du beachten musst, damit dein digitales Event ein nachhaltiger Erfolg wird. 

Welche das sind, das zeigt dieser Blogbeitrag – und er hilft Dir natürlich auch gleich dabei, sie zu lösen. 

1. Technik

Es ist sozusagen ‘The Elephant in the Room‘ – Die Technik. Denn das, was es Dir überhaupt möglich macht, Dein Event zu organisieren, kann auch fast zur größten Herausforderung werden. Du kennst das bestimmt selbst – schlechte Internetverbindung, wichtige Features sind plötzlich unauffindbar und wenn man ständig aus einem Meeting fliegt, weiß man nicht an wen man sich wenden soll.

Das alles und noch viel mehr können Schwierigkeiten für Dich aber auch Deine Eventgäste sein. Für ein erfolgreiches digitales Event musst Du deswegen gleich doppelt planen. Dass Du selbst beim Organisieren und Hosten Deiner Veranstaltung keine Probleme mit der Technik haben solltest, ist wahrscheinlich klar. Aber es gibt eben einen zweiten wichtigen Punkt, der oft vergessen wird:

Das technische Verständnis (oder Unverständnis) Deiner Event Teilnehmer. Die größten Problempunkte sind hier  

  • Die Ausstattung: das richtige Equipment (Mikrofone, Kameras etc.) fehlt oder die Internet Verbindung ist für manche digitalen Aktionen nicht stark genug
  • Die Plattform: Deine Gäste kennen sich mit der Event Plattform Deiner Wahl nicht aus oder finden sie nicht intuitiv genug. 
  • Der Support: Wenn Teilnehmer Probleme haben, wissen sie nicht, an wen sie sich wenden können und schalten frustriert ab

Das sind Herausforderungen, die immer wieder auftreten. Aber keine Angst – mit ein paar einfachen Strategien kannst Du gut darauf vorbereitet sein. 

Behalte Deine Zielgruppe im Blick – und das schon wenn Du Dein Event planst. Überlege genau: welches durchschnittliche Alter hat dein Ideal Customer? Ist er viel unterwegs? Wie viel technische Erfahrung bringt er mit? Hostest Du zum Beispiel eine Veranstaltung für junge Kunden, die Flexibilität lieben, lohnt es sich, eine Plattform zu wählen, bei der man auch über eine App teilnehmen kann.

Wechsel die Seite – Dein Event ist bereit gehostet zu werden? Alles ist geplant? Dann nimm Dir kurz die Zeit und schau Dir die Plattform mit den Augen eines Teilnehmers an. Sind alle wichtigen Tabs leicht zu finden? Ist irgendetwas unübersichtlich oder unklar? Frage auch Kollegen und Mitarbeiter nach ihren Eindrücken, um später ein optimales Eventerlebnis zu garantieren.  

Bau ein Support System auf – Irgendein Problem gibt es immer. Das kannst Du nicht vermeiden. Sei also darauf vorbereitet. Stelle sicher, dass es auf der Plattform die Möglichkeit gibt, Mitarbeiter für den technischen Support per Chat zu erreichen – auch während des Events. Es lohnt sich auch, Deinen Gästen ein FAQ zur Verfügung zu stellen, das leicht zugänglich ist und in dem die häufigsten Fragen beantwortet werden. 

2. Das Digitale in digitalen Events

Auf den ersten Blick scheint es ganz logisch. Natürlich ist der wichtigste Punkt an einem digitalen Event, dass es digital stattfindet und nicht ‚in person‘. Obwohl das natürlich jeder Veranstaltungs-Host weiß, machen viele einen wichtigen Denkfehler: Sie versuchen ein in person Event einfach ins Virtuelle zu ‚übersetzen‘ – und das geht schief. 

Was ist damit gemeint? Die digitale Welt bietet Dir tolle Möglichkeiten – aber sie funktioniert auch nach ihren eigenen Regeln. Beachtest Du die nicht, werden sich deine Teilnehmer langweilen, ausloggen und beim nächsten Mal gar nicht erst einschalten. Damit das nicht passiert, musst Du vor allem eine Herausforderung beachten: 

Die Aufmerksamkeit

Es ist wissenschaftlich erwiesen: Im Internet und vor dem Bildschirm ist die Aufmerksamkeitsspanne wesentlich kürzer und die Ablenkungsgefahr wesentlich größer. 

  • Tausende Infos, lustige Videos und interessante Artikel sind nur einen Tab von Deinem Event entfernt. 
  • Viele Stunden vor dem Bildschirm zu sitzen kann anstrengend werden und müde machen
  • Funktioniert etwas nicht, oder werden Erwartungen nicht erfüllt, findet man ganz schnell etwas anderes zu tun. 

Aber kannst Du was dagegen tun? – Natürlich! Mit ein paar einfachen Tipps kannst Du aus Deinem Event ein wirkliches Erlebnis machen. Das Motto dabei? Abwechslung, Abwechslung, Abwechslung! 

Die Beiträge

Niemand will ein digitales Event joinen und dann zwei Stunden lang einer Vorlesung zuhören. Das führt nur zu Langeweile. Nutze deshalb für Deine Beiträge alle Möglichkeiten, die der digitale Raum so zu bieten hat: Schalte einen Livechat für Diskussionen frei, gestalte Umfragen, lockere die Redezeiten mit Video- und Audiobeispielen auf. 

Die Sprecher

Es tut gut, immer wieder andere Gesichter zu sehen. Achte deshalb bei der Planung Deines Events darauf, unterschiedliche Sprecher einzuladen, die abwechselnd präsentieren. Oder gib Deinen Teilnehmern die Möglichkeit, zwischen mehreren Vorträgen und Angeboten zu wählen. 

Auch kleine Interview Sequenzen oder Q&A Sessions lockern die Veranstaltung auf. 

Der Spannungsbogen 

Sorge für ein abwechslungsreiches und unterhaltendes Programm. Wichtig ist es dabei, dass Du dich nicht darauf verlässt, dass Dein Event ein ‚Selbstläufer‘ wird. Überlasse lieber nichts dem Zufall und ‚komponiere‘ die ganze Veranstaltung, damit keine Langeweile entsteht. 

Ein kleiner Tipp: Reduzieren

Manchmal ist es auch wichtig, einfach die Möglichkeiten zur Ablenkung zu reduzieren. Du kannst dafür zum Beispiel Deine Gäste am Anfang des Events bitten, offene Tabs und Browserfenster, die sie nicht brauchen, einfach zu schließen. Manchmal kann das Wunder wirken. 

3. Interaktion

Ein digitales Event ist im Vergleich zur in person Veranstaltung vor allem eines: einsam. Du kennst das sicher aus eigener Erfahrung. Man sitzt alleine im Zimmer oder Büro und ein wirkliches Gemeinschaftsgefühl kommt so gar nicht auf. Das ist eine wirkliche Herausforderung, die Du nicht unterschätzen solltest. Zwischenmenschliches ist auf jedem Event wichtig und ein gutes Gespräch hat schon so manchen Kunden gebracht. 

Aber Kommunikation kann auf digitalen Events wirklich schwierig sein. Meistens kommen die Gäste weder untereinander in Kontakt, noch können Sie Fragen, Anregungen oder Kontaktinfos mit den Speakern und Ausstellern austauschen. Solltest Du das einfach so hinnehmen? Sozusagen als Kollateralschaden? – Nein auf keinen Fall! Versuche die folgenden Lösungsmöglichkeiten im Kopf zu behalten:

  1. Versuche auf deinem Event Zeit für Community Building einzubauen! Viele Plattformen stellen Dir dafür extra Tools zur Verfügung. Gib zum Beispiel den Teilnehmern Zeit, kleineren Breakout Rooms beizutreten, in denen sie über ein Thema diskutieren können. Ermutige zur Kommunikation über den Chat oder baue sogar interaktive Aktionen ein, mit denen sich Deine Gäste kennenlernen können. 
  2. Umfragen und Q&A Formate sind eine gute Möglichkeit auch einen Kontakt zwischen den Ausstellern und den Teilnehmern herzustellen. Achte gerade auch bei einer online Messe darauf, dass Aussteller Gäste gleich zu einem persönlichen Einzelgespräch einladen können. Der Austausch von Kontaktdaten sollte in jedem Fall reibungslos und intuitiv funktionieren. 

Merke: Ganz kannst Du die Kommunikationshürden wahrscheinlich nie überwinden. Aber mit etwas Zeit und Kreativität kannst du hier alle Teilnehmer positiv überraschen und trotzdem ein echtes Gemeinschaftserlebnis schaffen.  

4. Sicherheit

Dieser Punkt ist vor allem aus einem Grund oft eine große Herausforderung: Weil er zu lange nicht mit einberechnet, oder gleich ganz vergessen wird. Aber es ist sehr wichtig, dass Du dich von Anfang an mit der Sicherheit bei Deinem digitalen Event beschäftigst. Was persönliche Daten und ihre Verwendung angeht ist das Internet einfach sehr viel undurchsichtiger als die nicht-virtuelle Welt. Deshalb musst Du deinen Gästen, egal ob Privatpersonen oder Unternehmen, unbedingt Sicherheit garantieren. 

Das beginnt schon bei dem Verschicken der Zugangsdaten: welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es, damit sich nicht angemeldete Leute nicht einfach dazuschalten können? Beim Event selbst geht es dann weiter: wie sind die persönlichen Daten der Gäste geschützt und verschlüsselt? Und zuletzt (das ist besonders bei europäischen Events wichtig: Ist die Plattform, die Du nutzt, DSGVO konform? 

Die große Schwierigkeit ist hier, nichts zu übersehen und an alles zu denken. Willst Du dir das Leben leichter machen, wähle am besten einen Event Anbieter, der viel Zeit in den Datenschutz investiert hat. Arbeitest Du mit einer Plattform zusammen, die die höchsten Standards der DSGVO umsetzt und der Du vertrauen kannst, spart Dir das viel Kopfzerbrechen. 

5. Bewerbung

Dein Event ist geplant, Du hast auf alles geachtet und musst es jetzt nur noch bewerben? Dann wartet hier die letzte Schwierigkeit auf dich. Die größten Fehler, die viele Veranstalter dabei machen sind

  • Eine unkreative Bewerbung, die nicht aus der Masse der Angebote heraussticht
  • Eine Bewerbung an den falschen Stellen und auf den falschen Plattformen
  • Keine volle Nutzung aller digitalen Möglichkeiten

Um das zu vermeiden, nutze am besten digitale Analytik, um herauszufinden, wie und auf welchen Plattformen Du Deine Zielgruppe am Besten erreichst. So kannst Du dann ganz gezielt genau da in bezahlte Ads investieren, wo sie auch gesehen werden, und verschwendest kein Budget. Nutze auch DSGVO konforme E-Mail Verteiler um Leads zu erreichen, die ebenfalls interessiert sein könnten. Stecke auf jeden Fall Zeit und (kreative) Arbeit in die Gestaltung deiner Werbung. Bei der Fülle an Informationen und Events im Internet, ist es wichtig, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.  

Digitale Events – Eine einmalige Chance 

Ja, wie Du jetzt gesehen hast, es gibt doch einiges was Du bei einem digitalen Event beachten musst. Aber lass Dich von den Herausforderungen nicht einschüchtern! Informiere dich über sie, und du kannst erfolgreiche Strategien entwickeln, um Deine Veranstaltung zu einem echten Erfolgserlebnis zu machen. 

Denn sei mal ehrlich: virtuelle Events sind auch eine einzigartige Chance. In keinem in-person Event kannst Du so flexibel und international sein. Mit Deiner digitalen Veranstaltung kannst Du Zeit und Raum überwinden, da halten dich auch ein paar Schwierigkeiten nicht auf! 

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