Die Budgetierung ist bei einer Veranstaltung - ob physisch, virtuell oder hybrid - das A und O.
Du bist auf der Suche nach einem Budgetplanungs-Tool? Wir haben Dir hier eines vorbereitet. Jetzt downloaden!
Bei kleineren virtuellen Veranstaltungen ist die Budgetierung recht einfach, wohingegen die Budgetplanung von großen Online-Events eher komplex ist. Es gibt zehn, wenn nicht sogar hunderte Posten, die man bedenken muss.
Wir haben das Ganze vereinfacht und eine Vorlage für Eventbudgetierung erstellt, ganz egal wie groß Deine virtuelle Veranstaltung ist. Diese Vorlage kannst Du kostenlos herunterladen und sowohl in Google Sheets als auch in Excel verwenden.
Die wichtigsten Funktionen unseres Planers:
In diesem Artikel soll erklärt werden, wie das Budgetplanungs-Tool für virtuelle Events funktioniert. Aber eins sei gesagt: Es ist super einfach! Also leg’ direkt los und downloade jetzt die kostenlose Vorlage.
Auf der Registerkarte "Ausgabenkategorien" der Budgetvorlage kannst Du alle Ausgabenposten Deines Events hinzufügen. Diese variieren von Veranstaltung zu Veranstaltung, sodass Du die volle Flexibilität hast, alle für Dich wichtigen Ausgabenkategorien zu identifizieren.
Es gibt eine Liste vordefinierter Kategorien, die Du jedoch bei Bedarf verändern und erweitern kannst. Die Posten, die Du hier auflistest, werden im gesamten Dokument automatisch aktualisiert.
Wenn es um virtuelle Veranstaltungen geht, gibt es viele verschiedene Posten, die Du budgetieren kannst. Abhängig von der Art des Online-Events kann die Höhe des jeweiligen Budgets pro Kategorie sehr stark variieren.
Der Vorteil des Budgetplaners besteht darin, dass Du die volle Flexibilität genießen kannst, so viele Ausgabenkategorien wie nötig hinzuzufügen. Darüber hinaus kannst Du den einzelnen Kategorien ein beliebiges Budget zuweisen.
Fang’ an unter “Geplante Kosten” den einzelnen Kategorien Dein Budget zuzuweisen. Dies tust Du indem Du in der Spalte “Budget” eine positive Zahl einträgst. Des weiteren ist daneben auch noch Platz für Notizen. Es ist möglich, dass Du Budget aus einer bestimmten Ausgabenkategorie entfernst und einer anderen Kategorie zuordnest.
Wie Du das Budget einer Kategorie entfernst und einer neuen zuweist:
Kosten in das Dokument eingeben
Um dem Dokument Kosten für Dein virtuelles Event hinzuzufügen, navigiere’ zur Registerkarte “Tatsächliche Kosten”. Ähnlich wie bei der Zuweisung des Budgets kannst Du hier Deine Kosten, Position für Position, hinzufügen. Das ist extrem nützlich für Dich, da du so im Überblick behältst, wie viel Geld wann und für was ausgegeben wurde.
Wähle’ hierfür einen Ausgabeposten in Spalte A aus und füge’ die damit verbundenen Kosten hinzu. Wenn Du weitere Kategorien ergänzen möchtest, füge’ diese einfach auf der Registerkarte “Ausgabenkategorien” hinzu. Diese Eingabe wird dann automatisch bei den “Tatsächlichen Kosten” ergänzt.
Achte’ darauf, dass Du immer bei dem gleichen Datumsformat bleibst. Ein Format wie beispielsweise „10-Feb-2020“ ist allgemein verständlich und führt nicht zu Verwirrungen.
Einige Menschen würden den 7. Juni wie folgt eingeben:
Bei der Eingabe „07-Jun-2020“ kommt es hier nicht zu Missverständnissen.
Die Übersichtsseite
Auf der Registerkarte „Übersicht“ erhältst Du einen allgemeinen Überblick über den Finanzstatus Deiner Veranstaltung. Diese Registerkarte ist vollständig automatisiert. Bearbeite’ daher hier nichts!
Auf dieser Seiten findest Du sowohl das Gesamtbudget, das Du der Veranstaltung zugewiesen hast, als auch alle Gesamtkosten. Darüber hinaus ist hier eine nützliche Übersicht über den Budgetstatus der einzelnen Ausgabenkategorien. Für jede Ausgabenkategorie siehst Du das zugewiesene Budget, die tatsächlichen Kosten und das verbleibende Budget.
Dieser Reiter enthält auch einige praktische Diagramme, die Folgendes zeigen:
Die Finanzplanung ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung eines virtuellen Events. Diese Budgetvorlage hilft Dir dabei, Deine Finanzen zu optimieren und zu jedem Zeitpunkt einen optimalen Überblick zu behalten.
Dennoch beinhaltet die Planung einer Digitalen Veranstaltung viel mehr als nur das Budgetmanagement. Schau’ doch mal auf unserem Blog vorbei, um mehr über die Durchführung von Online-Events zu erfahren: