Was Du über digitale Jahreshauptversammlungen wissen musst...

Die Hoffnung, im ersten Quartal 2022 wieder eine Jahreshauptversammlung in Präsenz abhalten zu können, war bei vielen Parteien und Vereinen groß. Doch jetzt, wo sich Krankenhäuser füllen, und bereits wieder erste Einschränkungen greifen, wird klar, dass große Versammlungen auch im nächsten Jahr auf der Kippe stehen werden. 

Die Planung einer Präsenzveranstaltung ist (mal wieder) beinahe unmöglich. Vorstände stehen also vor einem Dilemma. Was ist sinnvoller? Mitgliederversammlungen auf unbestimmte Zeit verschieben, oder doch den Schritt in die online Welt wagen? 

Wir haben uns in diesem Blogbeitrag mit der Frage beschäftigt und zeigen Dir hier, warum aufschieben nicht immer die beste Idee ist und warum auch digitale Formate zum adäquaten Ersatz für das Treffen im Vereinsheim werden können.

Ist es eine gute Idee, die Jahreshauptversammlung aufzuschieben? 

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Auch wenn die Verschiebung einer Jahreshauptversammlung im ersten Moment als eine einfache Möglichkeit erscheint, nicht immer ist diese Taktik möglich – oder sinnvoll. Warum?

Die Sache mit der Satzung 

Nicht jede Satzung macht es Dir möglich, eine Jahreshauptversammlung einfach so nach hinten zu schieben. Nur wenn in den Formulierungen steht, dass eine solche Zusammenkunft alle zwölf Monate abgehalten werden soll, kannst Du diese ohne rechtliche Probleme nach hinten verschieben. 

Steht allerdings ein muss da, solltest Du dich genau darüber informieren, welche Folgen eine Verschiebung mit sich bringt – für eventuell entstehende Schäden kann nämlich in einigen Fällen dann der Vorstand haftbar gemacht werden. 

Der repräsentative Charakter der Jahreshauptversammlung

Die Jahreshauptversammlung ist in den meisten Fällen mehr als ein bloßes Zusammenkommen aller Mitglieder. Sie ist vor allem das oberste Willensbildungsorgan eines Vereins oder einer Partei. Sie gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, am Geschehen des letzten und des kommenden Jahres teilhaben und sich aktiv einbringen zu können.

Mitgliederversammlungen haben also repräsentativen Charakter und sind deshalb besonders in Zeiten wie der Corona Pandemie wichtig: Seit über einem Jahr haben viele Vereinsmitglieder das Gefühl, sich nicht wirklich beteiligen zu können. Eine Versammlung, auch wenn sie nur online stattfindet, kann hier helfen die Motivation zu steigern, sowie vereinsinterne Angelegenheiten zu besprechen, die im vergangenen Jahr zu kurz gekommen sind. 

Das ewige Aufschieben 

Sei ehrlich, wie oft hast Du im letzten Jahr Veranstaltungen verschoben und gehofft, dass sich die Situation in ein, zwei Monaten gebessert hat, nur um festzustellen, dass das nicht der Fall war? Wahrscheinlich viel zu oft. 

Im Moment kann niemand sagen, wann Präsenzveranstaltungen wieder einfach durchzuführen sind. Entscheidest Du dich also jetzt dafür, Deine Jahreshauptversammlung zu verschieben, beginnt höchstwahrscheinlich ein ewiges Aufschieben. Bis Inzidenzwerte und Corona-Maßnahmen Treffen in großen Gruppen wieder zulassen, kann eine Menge Zeit vergehen.

Gerade weil Dir auch online zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, eine interaktive und rechtlich einwandfreie Versammlung abzuhalten, solltest Du dir die Frage stellen, ob es nicht besser ist, auch im Jahr 2022 auf rein digitale oder hybride Veranstaltungslösungen zu setzen. 

Rechtliche Grundlagen für virtuelle Jahreshauptversammlungen

Eine rechtlich einwandfreie Jahreshauptversammlung, die online oder hybrid stattfindet, ist das überhaupt möglich? Weil diese Frage im letzten Jahr so häufig aufgekommen ist, hat 2020 die Bundesregierung reagiert und das sogenannte Maßnahmen Gesetz (COVMG) verabschiedet. Dieses gilt zwar zunächst nur bis Ende diesen Jahres aber in Hinblick auf die jetzige Situation schätzen wir eine Verlängerung der Bestimmungen als sehr wahrscheinlich ein.

Diese regeln nämlich den Umgang mit Jahreshauptversammlungen in Covid-19 Zeiten genau und umfassen unter anderem folgende Punkte:

Art 2 § 5 Abs. 1 COVMG: Sollte die Amtszeit der Vorstandsmitglieder ablaufen, bevor eine Jahreshauptversammlung und damit Neuwahlen organisiert sind, bleibt der Vorstand im Amt – Auch wenn dies in der Satzung nicht explizit festgehalten ist.

Art 2 § 5 Abs. 2 COVMG: Die Zuständigen des Vereins oder der Partei, die Mitgliederversammlungen einberufen, können ein virtuelles Treffen festlegen, ohne die Zustimmung aller Beteiligten abwarten zu müssen.

Art. 2 § 5 Abs. 2a: Die Einberufungspflicht wird ausgesetzt, das heißt Mitgliederversammlungen können aufgeschoben werden. Allerdings gilt dies nur wenn sowohl Präsenzveranstaltungen unmöglich sind, als auch eine online Versammlung nur mit immensem Aufwand durchgeführt werden kann. 

Eine rein digitale, oder hybride Jahreshauptversammlung ist also nicht nur rechtlich möglich, sondern sogar erwünscht. Dabei ist es nur wichtig, dass Du auch online auf einen korrekten und geregelten Ablauf achtest. 

Wahlen bei einer online Versammlung 

Zu einer adäquaten Jahreshauptversammlung gehört in vielen Fällen vor allem eines: die Vorstandswahl. Aber kann die online überhaupt abgehalten werden? Ja! Dir stehen dafür mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Eine Briefwahl vor oder nach der Veranstaltung 
• Eine digitale, geheime Wahl mithilfe spezieller online Tools
• Eine digitale, offene Wahl über Whatsapp oder E-Mail

Das Maßnahmen Gesetz bietet Dir außerdem eine Richtlinie für zwei Sonderfälle: Mitglieder, die nicht an der Versammlung teilnehmen können, haben die Möglichkeit, ihre Stimme schon vor dem Veranstaltungstermin abzugeben.

Eine Beschlussfassung ohne Versammlung ist ebenfalls möglich, solange alle stimmberechtigten Vereins- oder Parteimitglieder beteiligt sind und mindestens die Hälfte fristgerecht eine schriftliche Stimme abgibt. 

Auch bei den Wahlen steht Dir also eine Vielzahl von Alternativen zur Verfügung, die Du auch bei einer digitalen Jahreshauptversammlung einwandfrei nutzen kannst. Wichtig ist dabei nur, dass Du sicherstellst, dass jedes Mitglied seine Stimme nur einmal abgibt – und dass alle Stimmberechtigten die Möglichkeit erhalten zu wählen. 

Darum ist eine digitale Jahreshauptversammlung besser als Du denkst 

Rechtlich ist alles geregelt, niemand weiß, wann man wieder ohne Hindernisse eine Präsenzveranstaltung planen kann, also wird es wohl Zeit, dass Du in den sauren Apfel beißt und Deine Jahreshauptversammlung online abhältst. 

Aber ist dieser Apfel wirklich so sauer? Nein. Denn digitale Formate bringen eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich. 

• Risiko Reduktion: Indem Du Deinen Mitgliedern die Möglichkeit bietest, online an der Versammlung teilzunehmen, gewährleistest Du ihre Sicherheit.

• Planungssicherheit: Egal welche Veränderungen in den folgenden Monaten noch auf uns zukommen, eine digitale Veranstaltung kann in jedem Fall stattfinden. 

• Flexibilität: Hältst Du Deine Jahreshauptversammlung über eine digitale Plattform ab kannst Du flexibel auf Planungsänderungen reagieren und bist für (fast) alle Eventualitäten gerüstet.

• Erhöhte Reichweite: Mit einem online Event erreichst Du auch Menschen, die sich weit entfernt aufhalten ganz einfach – weder kostspielige Anreisen noch Übernachtungsmöglichkeiten müssen organisiert werden. 

Die online Jahreshauptversammlung – mehr als eine bloße Notlösung 

Wir halten fest. Auch im ersten Quartal 2022 sieht es nicht so aus, als würden die aktuellen Corona Maßnahmen eine reibungslose Planung von Jahreshauptversammlung vor Ort zulassen. 

Anstatt diese aber deshalb auf unbestimmte Zeit zu verschieben, solltest Du darüber nachdenken, sie in einem rein digitalen oder hybriden Format abzuhalten. Das ist nicht nur rechtlich einwandfrei, sondern kann Dir auch ungeahnte Vorteile bieten.

Und auch wenn es etwas anderes ist, die eigenen Mitglieder auf dem Bildschirm zu sehen, anstatt mit ihnen an einem Tisch zu sitzen: wir bei vystem finden mit Dir zahlreiche Möglichkeiten um einen produktiven, interaktiven und unterhaltsamen Abend zu gestalten.