„Dann lass uns doch nochmal schnell ein Event planen“ – hat noch niemals ein Veranstalter gesagt. Spätestens nach der Organisation des ersten Events weiß jeder, wie aufwändig die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung ist.
Nicht selten braucht es dafür mehrere Monate – und in vielen Fällen dauert es wesentlich länger als anfangs gedacht. Ein bekanntes Problem – für das wir jedoch eine Lösung haben. Diese fünf Tipps helfen Dir dabei, bei der Organisation Deiner nächsten Veranstaltung Zeit zu sparen, Aufwand zu reduzieren und viel entspannter in Dein Event zu starten.
1. Der richtige Zeitplan
Dass Du für eine erfolgreiche Planung einen detaillierten Zeitplan erstellen musst, ist Dir wahrscheinlich schon klar. Aber beachtest Du auch die folgenden wichtigen Dinge?
Einen frühen Startzeitpunkt wählen
Egal ob der Zeitplan den Beginn Deiner Eventplanung darstellt, oder Du mit seiner Hilfe einen expliziten Startzeitpunkt festlegst, organisiere Deine Veranstaltung so früh wie möglich. Lieber planst Du zu viel Zeit ein und hast in den letzten Wochen noch Kapazitäten, Dich in Detailarbeit zu verlieren, oder Dich schon auf das nächste Event zu fokussieren. Es gilt: Je weniger Stress Du hast, desto mehr kannst Du Dich darauf konzentrieren, die Planung so zeiteffizient wie möglich zu gestalten.
Priorisieren
Zu Beginn der Organisation fallen Dir bestimmt tausende Aufgaben ein, die erledigt werden müssen. Diese eine nach der anderen abzuarbeiten, kostet vor allem unnötig Zeit: erstelle eine klare Priorisierungsliste, in der Du sowohl beachtest, welche Dinge am zeitaufwändigsten sind, als auch welche unbedingt erledigt werden müssen.
In einem idealen Zeitplan findet sich genug Raum für jedes Detail. Wichtig ist hier aber, dass er einen Rahmen aus priorisierten Aufgaben enthält, die unbedingt erledigt werden müssen. So weißt Du gleich auf einen Blick, worauf Du verzichten kannst, wenn die Planung zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
2. Richtig kommunizieren
Effiziente Kommunikation ist das A und O, wenn Du bei der Organisation Deines Events Zeit sparen willst. Im Alleingang lässt sich eine Veranstaltung nur schwer planen. Für maximalen Erfolg müssen Du und Dein Team optimal zusammenarbeiten.
Versuche nicht alles selbst zu machen, sondern Aufgaben taktisch klug zu delegieren und Deinen Mitarbeitern klare Angaben zu machen, was zu tun ist. Das gelingt am besten indem Du
- Explizite Deadlines setzt, und so einen klaren Zeitrahmen vorgibst
- Guidelines formulierst, die bei der Bearbeitung helfen
- Erwartungen kommunizierst und verdeutlichst, was besonders wichtig ist
So wirst Du nicht nur selbst entlastet, sondern vermeidest es auch, bei bereits erledigten Aufgaben nachbessern, oder ewig auf ihre Erledigung warten zu müssen.
3. Event Tools nutzen
Nicht nur Dein Organisationsteam, auch die Welt der Technik hilft Dir dabei, Deine Veranstaltung zeiteffizient zu planen. Event Tools können wichtige Aufgaben übernehmen und im Hintergrund erledigen. Hier sind die, auf die Du auf keinen Fall verzichten solltest:
- Die richtige digitale Event Plattform
Eine gute Event Plattform bietet Dir Grundlagen zur Veranstaltungsplanung, zum Beispiel indem sie dich mit Vorlagen bei der Erstellung von Landingpages und Anmeldeseiten unterstützt. Sie hilft Dir außerdem dabei, Deinen ROI zu steigern und ein individualisiertes Event für Deine Gäste zu erstellen.
- Marketing Automation und CRM Tools
Ein Event soll nicht nur die Gäste informieren und unterhalten, sondern dich auch Deiner Zielgruppe näherbringen. Mit Softwares zur Marketing Automation wie HubSpot sparst Du Zeit bei der Personalisierung Deiner Veranstaltung. Sie helfen Dir alle wichtigen Daten über potenzielle Teilnehmer zu sammeln, zu organisieren und auszuwerten.
- Software Integration Tool
Egal ob Dein Event online oder in Präsenz stattfinden soll, für die Organisation von Veranstaltungen im 21. Jahrhundert wird oft eine ganze Menge an Softwares und technischen Anwendungen benötigt. Damit diese wirklich zur Unterstützung und nicht zum Hindernis bei der Planung und Durchführung werden können, musst Du sicherstellen, dass sie optimal zusammenarbeiten. Ergänze deshalb Deine Programme durch ein Software Integration Tool, das Dir hilft alle technischen Komponenten zu koordinieren.
4. Automatisieren
Die Tooltipps haben es bereits angedeutet: Die Automatisierung von Aufgaben ist ganz klar eine der best practices wenn es darum geht, bei der Planung von Events Zeit zu sparen. Wir haben einige Bereiche für dich gesammelt, in denen Du auf technische Unterstützung vertrauen solltest:
E-Mail Marketing
Egal ob es sich um Bestätigung nach der Anmeldung oder Terminerinnerungen handelt, im Vorfeld zu einem Event verschickst Du meist eine ganze Menge ähnlicher E-Mails and Deine Gäste. Diese Aufgabe lässt sich leicht und zeitsparend automatisieren. Moderne Softwares bieten Dir hier sogar noch Möglichkeiten, die Nachrichten an Deine Teilnehmer zu personalisieren.
Reporting
Manuelles Reporting, bei dem Daten von Hand in eine Tabelle eingetragen werden, ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Reporting Tools helfen Dir hier, automatische Reports zu generieren, Metriken und KPIs festzulegen und die Daten in Diagrammen zu visualisieren.
Deadlines und Terminplan
Nicht nur Deine Gäste müssen von Zeit zu Zeit an Termine erinnert werden.
Wir haben bereits festgestellt, wie wichtig es ist, dass Du und Deine Mitarbeiter bei der Eventplanung genaue Deadlines einhalten. Damit es noch leichter fällt, das umzusetzen, empfiehlt es sich, auch bei der Erstellung eines Terminplans auf automatisierte Lösungen zurückzugreifen. Mit dem Einsatz eines digitalen Programms kannst Du hier Deine Vorhaben und Änderungen sofort mit Deinen Mitarbeitern teilen, automatisch Erinnerungen an Deadlines versenden und selbst den Überblick darüber behalten, welche Aufgaben bereits erledigt wurden.
5. Hilfe ‚von außen‘ in Anspruch nehmen
Eine schnelle und effiziente Organisation einer Veranstaltung gelingt, wenn mehrere Menschen beteiligt sind und mit ihren Stärken zum Erfolg des Projekts beitragen. Das ist aber nicht nur auf die Mitarbeiter in Deinem Event-Team bezogen.
Überlege während der Planung auch, ob es sich lohnt, Hilfe ‚von außen‘ anzunehmen. Wie könnte die aussehen? Hier ein paar Beispiele:
Freelancer
Freelancer sind eine gute Möglichkeit, Kompetenzlücken zu schließen. Klar, es kostet etwas, eine externe Person für Website Development oder Kundensupport zu beauftragen, aber in den meisten Fällen lohnt es sich: vor allem in Hinblick auf die Zeit. Lieber lässt Du Aufgaben schnell und gründlich von jemandem erledigen, der Experte in seinem Fach ist, anstatt Deine Mitarbeiter anzulernen.
Freiwillige Helfer
Wenn Du Events für einen guten Zweck veranstaltest finden sich oft Helfer, die Dir freiwillig bei Aufgaben wie Aufbau der Eventlocation unter die Arme greifen. Aber auch bei anderen Veranstaltungen kannst Du von Zeit zu Zeit auf freiwillige Unterstützung vertrauen: Bitte zum Beispiel Mitarbeiter Deines Unternehmens, Dein Event auf Social Media zu bewerben. So sparst Du besonders beim Marketing Zeit. Wichtig ist bei dieser Art der Hilfe nur: zeige dich für den freiwilligen Aufwand erkenntlich, zum Beispiel indem Helfer am Ende der Veranstaltung explizit erwähnt werden und/oder ein kleines Dankeschön erhalten.
Partner
Partner bereichern nicht nur Dein Event selbst, sie können dich auch bei der Planung unterstützen. Viele Firmen sind bereits mit bestimmten Abläufen auf Veranstaltungen vertraut oder verfügen über Equipment, das Dir hilft, Probleme aus der Welt zu schaffen. Schrecke also nicht davor zurück, um Hilfe zu bitten, anstatt ewig nach anderen Lösungsansätzen zu suchen.
Sinnvolle Aufgabenverteilung = Zeit sparen bei der Eventplanung
Wenn Du verhindern willst, dass die Organisation Deiner Veranstaltung ewig dauert, sind vor allem zwei Dinge wichtig: Priorisiere die anfallenden Aufgaben und verteile sie auf die Mitarbeiter und Ressourcen, die Dir zu Verfügung stehen:
- Kommuniziere Deinem Event-Team klar, was wann zu tun ist
- Nutze Event-Tools
- Automatisiere repetitive Aufgaben
- Nimm Hilfe von Freelancern, Freiwilligen und Partner in Anspruch
Wenn Du diese Dinge beachtest, wird der Zeitfaktor bald nicht mehr zum Problem. Und wenn doch, dann hilft Dir vielleicht unser letzter Zusatztipp:
Orientiere dich bei Anderen: Wirf von Zeit zu Zeit auch einen Blick auf andere Event-Planern. Wie sind sie vorgegangen? Mit welchen Herausforderungen hatten sie zu kämpfen? Es lohnt sich, sich mit erfolgreichen oder missglückten Organisationsprozessen auseinanderzusetzen und sie mit den eigenen Abläufen zu vergleichen.
Oft findest Du genau so heraus, wie Du die Planung Deiner Veranstaltungen noch zeiteffizienter gestalten kannst.