Eventplanung 2022 - Werden kommendes Jahr wieder Präsenzveranstaltungen möglich sein? Wie schafft man in Zeiten der Pandemie eine höchstmögliche Planungssicherheit und Flexibilität? Wohin entwickelt sich der Markt und welche Trends gibt es? All diese Fragen waren Teil unserer HYBRID ROADSHOW, welche Ende November stattfand. HIER erfährst Du alle spannenden Insights!

Planungsunsicherheit - Wie wird das Eventjahr 2022 aussehen?

Laut dem veröffentlichten Meeting- und Event-Barometer 2020/21 ging im vergangenen Jahr die Zahl der Präsenzveranstaltungen hierzulande im Vergleich zu 2019 um 70 Prozent zurück. Gleichzeitig sagt die Studie, dass es im kommenden Jahr wieder einen drastischen Anstieg von Präsenzveranstaltungen mit wachsendem Anteil an hybriden Formaten gibt. Was das für alle Eventplaner bedeutet: UNGEWISSHEIT! 

Doch neben der anhaltenden Pandemie sorgen auch die Megatrends Digitalisierung und Individualisierung für einen großen Wirbelwind in der Eventbranche. Das führt dazu, dass sich viele Veranstalter fragen, wie man 2022 ein sensationelles und einzigartiges Event umsetzen kann. 

Ein einzigartiges Event im Herzen Münchens

Unsere Antwort auf die vielen Fragen der Eventplaner: Die vystem HYBRID Roadshow. Ein Event, mit welchem wir den Veranstaltern ihre Sorgen nehmen, Trends der Branche aufzeigen und wichtiges Know-how und Expertenwissen weitergeben wollten.

Und so setzten wir das Ganze Ende November in die Tat um. Gemeinsam mit K!EKER Eventkonzepte luden wir zahlreiche bestehende, als auch interessierte Kunden zu einem exklusiven Blick hinter die Kulissen ins Studio Salvatorplatz nach München ein. Dabei war die Art der Teilnahme den Gästen selbst überlassen: Sie konnten das Geschehen live vor Ort, oder virtuell von überall miterleben. 

Backstage aus dem Studio Salvatorplatz

Was darf nicht nur bei Präsenzveranstaltungen, sondern auch bei hybriden Events nicht fehlen? Eine einwandfreie technische Umsetzung! Und so startete unser Eventtag mit einem Einblick in technische Eventkonzepte von Jo Kieker. 

Dabei durften wir auch Carolin Frohnauer begrüßen, Miet- und Veranstaltungsorganisatorin des Literaturhaus München. Sie berichtete live von ihren Erfahrungen aus dem vergangenen Jahr. Hier wurden auch Fragen rund um die geeigneten Tools, Anforderungen an eine passende Location und Herausforderungen eines Eventdienstleisters in der Runde geklärt. 

Während des Livestreams konnten die Zuschauer neben der Chat, Q&A und Umfrage-Funktion, auch einen Reaktionsbutton nutzen. So war eine Kommunikation und Interaktion mit den Moderatoren problemlos möglich.

Events umsetzen mit vystem - ganz egal in welchem Format

Das Grundlegendste jeder Veranstaltung? Die Anmeldung und Registrierung. Und hier kommt unser Einlass- & Gästemanagement für digitale und hybride Veranstaltungen ins Spiel! Unser Tool bietet Dir zum Beispiel die Möglichkeit eine Gästeliste zu importieren, individuelle Landingpages zu gestalten & Mailings an Deine Gäste zu versenden, Besucherkategorien festzulegen, 2g/3g Nachweise zu zu managen und zu kontrollieren, Besucherströme mithilfe von Zugangs Slots zu entzerren und ein einfaches Tool für das contact tracing. Unabhängig Deines Event Formats, mit unserem Einlass- & Gästemanagement System hast du ein vollumfängliches Tool für alle Deine Event Formate & Gäste. 

Das Herzstück der vystem Plattform: Unser Page Builder. Dieser wurde im Folgenden live dargestellt und verwendet. Mit diesem kreierst Du - mit nur wenigen Klicks - Deinen ganz individuellen Look und veränderst Aufbau, als auch Optik nach Deinen Vorstellungen und der CI Deines Unternehmens. 

Unser Team nutzte das Event, um den Teilnehmern einen Rundum-Einblick in die vystem Plattform und all ihren Modulen und Funktionen zu geben. Hierzu gehörten neben Vorträgen, Networking, Livestream und Aussteller auch noch zahlreiche weitere Tools und externe Integrationen. Auch hier wurden die Fragen der Zuschauer live während des Streams beantwortet.

Aktueller Ausblick - interaktivste Eventplattform auf dem Markt

Nach der Pause, welche für Fragen und Diskussionen in den Breakout-Sessions genutzt wurde, ging es weiter mit einem aktuellen Ausblick. Welche Funktionen planen wir für die Zukunft und wie soll es weitergehen? 

Wir arbeiten mit Hochdruck daran, die Eventplattform mit dem größten Engagement Vorteil auf dem Markt zu werden. Dafür wollen wir Vorträge mit bis zu 5.000 Teilnehmern und Handraise-Funktion, Intelligentes Teilnehmermatching auf Basis der Profilfelder sowie eine Attendee Messaging Funktion einführen, um digitale Events noch interaktiver gestalten zu können. 

Natürlich haben wir auch für das Thema hybrid spannende Ideen für 2022: Wir arbeiten an der Revolution der Regiepläne, um diese zu digitalisieren und automatisieren. So können Veranstalter auf kurzfristige Änderungen reagieren und sogar betroffene Personen im Plan markieren, sodass diese direkt informiert werden.

Erfolgsstories - Kunden berichten von ihren Erfahrungen mit vystem

Wir haben im Jahr 2021 mehr als 300 Events erfolgreich umgesetzt und durften zu unserer ROADSHOW einige unserer Kunden begrüßen. Mit dabei waren unter anderem Daniel Kühbacher von der SMART Munich, Fabia Brandl von Amiga München und Nikolai Gogoll von der trigger01 GmbH.

Alle drei berichteten von ihren Erfahrungen mit vystem. Dabei betonten sie vor allem die intuitive Nutzung der Plattform, dem einwandfreien Service & Support des gesamten Teams, den einzigartigen Funktionen, der Datenschutzkonformität und der Möglichkeit zur hohen Individualisierbarkeit. 

Rundum-sorglos Paket - Service, KPIs und Pakete bei vystem

Abschließend wurde das Thema Service noch einmal aufgegriffen. Hier wurde deutlich, dass dieser bei vystem groß geschrieben wird. Ob Veranstalter, Aussteller oder Gäste, wir lassen niemanden alleine! In unseren FAQs findest Du immer die wichtigsten Antworten auf Deine Fragen - meist sogar mit Video als Hilfestellung. Außerdem bieten wir vor jedem Event Schulungen an, damit wirklich nichts mehr schiefgehen kann!

Auch für das Thema Tracking ist gesorgt: wie erfolgreich einzelne Elemente Deines Events waren und mit welchen Inhalten Deine Besucher besonders viel interagiert haben. So erfasst Du wichtige KPIs und Besucherdaten im Handumdrehen!

Und zum Schluss die große Frage: Was kostet das Ganze eigentlich? Bei vystem ist für jeden das Passende dabei - egal ob digital, hybrid oder Präsenzveranstaltung. Je nach Eventgröße, Dauer und gewünschten Funktionen bieten wir verschiedene Pakete an. Das Besondere: Bei uns zahlst Du wirklich allein das, was Du genutzt hast. Du willst nur unser Gästemanagement nutzen? Auch kein Problem! Wir haben die passende Lösung für Dich.

Erfolgreiche Umsetzung der ersten vystem HYBRID ROADSHOW

Und so schnell ging unsere erste ROADSHOW zu Ende! Gemeinsam mit den zahlreichen Besuchern und unseren Gästen, die ihre Erfahrungen mit der vystem Plattform geteilt haben, schafften wir es ein sehr informatives und interaktives Event umzusetzen.

Dabei konnten wir live und in Farbe zeigen, wie die Umsetzung einer hybriden Veranstaltung abläuft. Die Besucher hatten die Möglichkeit all unsere Funktionen nicht nur kennenzulernen, sondern auch aktiv auszuprobieren. Des Weiteren fand ein toller Austausch zur Eventbranche und den Trends für die kommenden Monate statt.

Das Jahr 2022 hält so einiges für uns bereit. Wir sind uns sicher - egal wie sich die Lage entwickelt - wir schaffen es gemeinsam auch Dein Event erfolgreich umzusetzen, ganz egal in welchem Format!

Danke an alle, die teilgenommen haben! 

Psssssssst….Wir haben Dein Interesse geweckt? Eventuell hält das kommende Jahr auch weitere vystem ROADSHOWS für Dich bereit! Stay tuned.