vystem für pco - Eine starke SaaS Lösung für erfolgreiche Events & Gästemanagement

Auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen und kosteneffizienten Event-Plattform mit Live-Streaming und Live-Chat für über 500 Teilnehmer, sowie unterstützender Aufzeichnung der Streams, fand die pco GmbH & Co. KG mit vystem die ideale Lösung. Es war von großer Bedeutung, eine Plattform zu wählen, die nicht nur ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, sondern auch einen herausragenden Kundenservice gewährleistet...

pco GmbH & Co. KG

Wie die pco GmbH & Co. KG mithilfe von vystem erfolgreiche Events umsetzt

Wie die pco GmbH & Co. KG mithilfe von vystem erfolgreiche Events umsetzt

Wer ist die pco GmbH & Co. KG?

Die pco GmbH & Co. KG ist ein renommierter Managed Service Provider und IT-Dienstleister mit Sitz in Osnabrück. Das Unternehmen legt einen besonderen Schwerpunkt auf Kunden-Events, die sowohl in Präsenz, online als auch hybrid durchgeführt werden. Um diese Events erfolgreich umzusetzen, setzt die pco GmbH & Co. KG auf die Event-Plattform vystem. Ein herausragendes Beispiel für die Zusammenarbeit war der 3. Deutsche IT-Security Kongress im September 2023, bei dem vystem für die Durchführung der hybriden Veranstaltung genutzt wurde. Das Ziel bestand darin, drei Live-Stages zu streamen und etwa 600 Online-Zuschauern ein immersives Erlebnis zu bieten, das dem Gefühl einer Präsenzveranstaltung nahekommt.

Wie kam es zur Entscheidung euren IT Security Kongress als hybrides Format umzusetzen: 

Die Entscheidung, Events hybrid durchzuführen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Während kleinere Webinare problemlos digital abgehalten werden können, bieten Events mit vielfältigen Themenschwerpunkten und interaktiven Elementen wie Networking-Räumen oft einen Mehrwert durch eine hybride Form. Insbesondere in den Wintermonaten erfreuen sich hybride Events großer Beliebtheit, da die Teilnehmer die Flexibilität haben, selbst zu wählen, ob sie vor Ort oder online teilnehmen möchten.

Welche Anforderungen gab es an unsere Event Plattform?

Die pco GmbH & Co. KG hatte den Bedarf, eine Event-Plattform zu finden, die Live-Streamings mit Live-Chat für mehr als 500 Teilnehmer ermöglicht, das Teilnehmermanagement vereinfacht und die Aufzeichnung der Streams unterstützt. Dabei war es wichtig, eine benutzerfreundliche Plattform zu wählen, die ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und gleichzeitig einen hervorragenden Service gewährleistet.

Die Zusammenarbeit mit vystem bot der pco GmbH & Co. KG die Möglichkeit, ihren Kunden ein Live-Erlebnis zu bieten, selbst wenn sie nicht persönlich vor Ort sein konnten. Das Ziel bestand darin, den Teilnehmern ein Erlebnis zu ermöglichen, das möglichst nah an eine Präsenzveranstaltung herankommt. Gleichzeitig wurde durch die bewusste Entscheidung, bestimmte Bereiche wie den Messebereich nicht digital abzubilden, Anreize geschaffen, im nächsten Jahr persönlich an der Veranstaltung teilzunehmen.

Ihr habt euch für vystem entschieden, was war der entscheidende Faktor?
Obwohl alternative Plattformen in Betracht gezogen wurden, überzeugte letztendlich das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Tatsache, dass vystem ein deutsches Unternehmen mit datenschutzkonformen Servern ist.

Der Entscheidungsprozess umfasste die aktive Erprobung verschiedener Plattformen mittels Demo-Zugängen und die Berücksichtigung der bisherigen Erfahrungen mit ähnlichen Streaming-Tools. Nachdem das am einfachsten zu bedienende Tool identifiziert wurde, wurden die weiteren Entscheidungen aufgrund von Fakten und Zahlen getroffen.

Projektstart & OnBoarding

Der Start des Projekts erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen der pco GmbH & Co. KG und dem vystem. Das Event wurde zunächst selbst aufgesetzt, wobei der der regelmäßige Austausch mit den vystem Projektmanagern gesucht wurde, um kurzfristige Fragen zu klären und bei technischen Schwierigkeiten Unterstützung von der Entwicklungsabteilung zu erhalten.

Wo lagen die Schwerpunkte bei Eurer hybriden Veranstaltung?

Während des Events lag der Schwerpunkt auf den Live-Streams, wobei die Teilnehmer die Möglichkeit hatten, über die Q&A-Funktion Fragen an die Moderator:innen zu stellen. 

Die pco GmbH & Co. KG war mit dem Gesamtprozess zufrieden, obwohl es in der Vorbereitungsphase einige unvorhersehbare technische Herausforderungen gab. Die Erreichbarkeit des Supports war zu jeder Zeit gegeben, und die Zusammenarbeit mit vystem wurde positiv bewertet.

Wie haben sich eure Event-Formate seit der Pandemie verändert oder entwickelt?

Unser Hauptevent, der Deutsche IT-Security Kongress, war ursprünglich in Präsenz geplant – musste dann aber spontan wegen Corona komplett digital durchgeführt werden. Zu diesem Zeitpunkt steckte der Kongress noch in Kinderschuhen. Es gab keinen Messebereich, keine große Eventlocation, kein Catering und kein klassisches Teilnehmermanagement.

Wie fällt Euer Fazit die Zusammenarbeit mit vystem betreffend aus und wart Ihr mit unserem Support zufrieden?

Alles in allem lief das Event so, wie wir uns das vorgestellt haben. An der ein oder anderen Stelle im Vorbereitungsprozess war zu erkennen, dass vystem ein recht junges Unternehmen ist, was, wie in den meisten Fällen, sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringt. Einige unvorhersehbare, technische Schwierigkeiten begegneten uns, die nun mal irgendjemandem immer als erstes begegnen müssen. Die Erreichbarkeit des Supports war zwar zu jedem Zeitpunkt gegeben, jedoch hätten wir uns als Kunde natürlich gewünscht, dass diese Art Herausforderungen schon vorher mitgedacht werden. 

Könnt ihr VeranstalterInnen vystem für die Planung und Durchführung von Events, Meetings & Gästemanagement empfehlen? 

Wie immer gilt bei digitalen Tools, dass sie die individuellen Bedürfnisse der Kunden abdecken müssen. Da muss, meiner Meinung nach, jeder für sich ein Stück weit den Recherche-Prozess durchlaufen, um so feststellen zu können, was man braucht oder eben nicht und was vielleicht „nur“ ein Nice to Have ist. Für uns und unseren Bedarf passt vystem und wenn es Veranstalter gibt, die ähnlichen Bedarf haben und wie wir auch selbst mit anpacken und die Events aktiv selbst aufsetzen, dann kann ich an dieser Stelle auf jeden Fall eine Empfehlung aussprechen.