Wie Du das Budget für dein nächstes virtuelles Event planst - und zwar RICHTIG.

Wir zeigen Dir konkret, wie die Budgetplanung deines virtuellen Events aussieht, sodass du nie den Überblick verlierst. Los geht's.

“Budgetplanung - YES!” - das ist, mit Verlaub, ein Satz, den noch wirklich niemand in der Geschichte der Eventplanung gesagt hat. Die Budgetierung eines virtuellen Events hört sich zunächst nach einer Mammutaufgabe an. Klar, bislang liegt Deine Expertise wahrscheinlich zu 100 Prozent bei Offline-Veranstaltungen, stimmt’s?

Aber: Wie überträgt man nun seine bisherige Planung auf Online-Events? Die schlechte Nachricht vorweg: Viele Dinge die Du bisher berücksichtigt hast, sind nicht mehr notwendig. Gleichzeitig werden andere Dinge hinzukommen, die Du in der Planung deines virtuellen Events berücksichtigen und für die du gleichzeitig auch die Verantwortung tragen musst.

Die gute Nachricht: In diesem Blogbeitrag wollen wir Dich durch eben diese Dinge führen und dir ganz genau zeigen, was hinsichtlich des Budgets zu beachten ist, wenn Du deine Online-Veranstaltung planst.

Budgetplanung eines virtuellen Events: So legst Du los!

Bevor du dich direkt an die Detailplanung machst, lohnt es sich immer eine Gesamtübersicht deiner Kosten und deiner zu erreichenden Ziele des virtuellen Events zu erstellen. Mache Dir anhand gesetzter Ziele (Tipp: Hier hilft die SMART-Regel) bewusst, was (finanzieller) Erfolg für die Veranstaltung bedeutet und wie dieser dann gemessen wird. 

Der eigentliche Schlüssel zur Budgetplanung liegt dann in der Kunst, alle Teile herauszufinden, die für positives Nutzer-Erlebnis sorgen und mit direkten Kosten verbunden sind. That’s it.

ACHTUNG - Gedankenfehler: In der Vergangenheit musstest Du große und kleine Planungsschritte vom Veranstaltungsort bis zum Catering berücksichtigen. Bei virtuellen Events scheint es nun verlockend zu sein, dass aufgrund der veränderten Struktur (denn, alle Besucher sind ja daheim vor dem Rechner, richtig?) weniger Positionen in das Budget für virtuelle Veranstaltungen aufgenommen werden. Lass’ dich bitte nicht von diesem Gedanken mitreißen!

Die eigentliche Planung - Pack’ mers an

Wie gehst Du die Sache nun tatsächlich an? Gute Frage, hier die praktische Antwort:

• Nimm Zettel und Stift, Excel oder Google Spreadsheets (oder, oder, oder) - ganz das was dir am ehesten zusagt. Eine Tabelle ist immer noch das einfachste und umfassendste Tool, um das Budget zusammenzustellen, es anschließend zu berechnen und spezifische Auflistungen zu ermöglichen. Empfehlung an der Stelle: Um unnötigen Mailaustausch zu vermeiden, eignet sich eine Datei die mit Deinen Kolleg:innen teilbar ist.
• Füge für jeden Planungsschritt, der direkte Kosten trägt, eine Zeile hinzu.
• Trage besondere Fristen sofort ein - besonders diese, die zusätzlich Kosten verursachen.
• Trage das zu erwartende Budget ein und setze es dann dem tatsächlichen Budget gegenüber. So kannst Du später exakt feststellen, ob Du drüber oder drunter liegst.

Budgetplanung für virtuelle Events: Auf diese Kategorien kommt es an

Nun, die Zeilen sind eigentlich klar, doch das klärt noch lange nicht, wie du die Kategorien mit Leben füllst.

Kostenpunkte

In diese Spalte der Tabelle kommt jedes einzelne Element, das Du in Deiner Planung in Erwägung ziehst. Beschreib’ das so klar wie möglich. Auch deine Kolleg:innen sollen alles nachvollziehen können. Dabei gilt: Je genauer, desto besser. Vermeide es deshalb einzelne Elemente zusammenzufassen. 

Beschreibung

Um Dein Budget wirklich gut einsetzen zu können, nutzt die bloße Listung nichts. Besonders dann, wenn jemand die Veranstaltung noch final genehmigen muss. Hier kommt die Beschreibung ins Spiel: Durch die Beschreibung versteht wirklich jeder, warum einzelne Kostenpunkte in Deiner Budgetplanung Platz haben und welche Rolle sie in der Planung des virtuellen Events spielen.

Anzahl

Eigentlich logisch, was hier reinkommt - oder? ;-) Jetzt mal ganz ehrlich: Insbesondere die Reduktion mancher Elemente in der Planung kann dazu führen, dass man Budget spart. ABER: Dazu muss man die genaue Anzahl auch erstmal irgendwo festhalten…

Geplante Kosten

Wahrscheinlich wirst Du zu Beginn Deiner Recherche nicht die exakte Zahl zu jedem einzelnen Kostenpunkt haben. Allerdings hilft es immens, wenn Du Dir über die Höhe der Kosten, im Bezug auf einzelne Kostenstellen, bewusst wirst.

Tatsächliche Kosten

Hier schreibst Du genau die Summer rein, die dich jeder Kostenpunkt deines virtuellen Events kosten wird (oder gekostet hat). Wozu das Ganze? Es sind wertvolle Daten damit Du die zukünftige Budgetierung Deiner virtuellen Events noch genauer planen kannst.

Budgetplan: Er gibt Dir den Rahmen vor...

Ein Budgetplan gibt dir den perfekten Rahmen zur Planung deines virtuellen Events. Und zwar einen sehr wichtigen. Klar, es können zu Beginn nicht alle Ausgaben vorausgesagt werden. Allerdings ist es immer eine gute Idee großzügig zu planen und beim Errechnen der tatsächlichen Kosten eben noch etwas Budget auf “der hohen Kante” zu haben - es gibt natürlich immer wieder Situationen, die nicht planbar sind.

Bei der Projektplanung eines virtuellen Events gilt: “Der Plan ist nichts, Planung ist alles!” Ein gut geplantes Budget wird Dir den Weg für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung ebnen.

Damit auch wirklich nichts schief geht und Du keinen Schritt bei der Budgetplanung vergisst, haben wir die Erfahrungen aus 2020 einfach niedergeschrieben. In der praktischen Checkliste findest Du Ideen, die Du zur Planung Deines Budgets unbedingt berücksichtigen musst.

Lade Dir doch jetzt DIE ULTIMATIVE CHECKLISTE ZUR DURCHFÜHRUNG VON VIRTUELLEN EVENTS herunter (inkludiert sind zudem einige Best Practices von über 100 Events aus dem letzten Jahr, reinschauen lohnt sich also).