Im Mai 2021 fand der jährliche Wirtschaftskongress des Symposium Oeconomicums Münster - kurz SOM - zum ersten Mal digital statt. Ziel der Veranstaltung war es, eine Verbindung zwischen Studierenden und Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik zu schaffen. Dabei stand fest: Auch in der Corona-Krise sollte der Kongress wie gewohnt und mit möglichst wenigen Abstrichen stattfinden. Deswegen holte sich das Team des SOM Unterstützung von vystem und schaffte es so ein erfolgreiches Event umzusetzen...
Das Symposium Oeconomicum
Seit 1987: Wirtschaftskongress der Studenteninitiative
Das Symposium Oeconomicum Münster ist eine Studierendeninitiative am Fachbereich für Wirtschaftswissenschaften der Uni Münster. Das Team organisiert bereits seit 1987 jedes Jahr – wenn es keine Pandemie gibt – einen Wirtschaftskongress mit über 700 Teilnehmern und namhaften Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Wissenschaft, Gesellschaft und Politik. Dieses Jahr lautete das Motto: „Envision Tomorrow – Gemeinsam die Weichen neu stellen“. Dabei sollte aus den verschiedensten Blickwinkeln nach vorn geschaut werden: Auf eine Zukunft, in der alle Bewohner dieser Erde einen Platz haben, Diversität und Gleichberechtigung zur Normalität gehören, Innovation und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen, und neue Wege durch digitalen Fortschritt bereitet werden.
Die Anforderungen
Genaue Vorstellungen und Anforderungen an die Software
Vor dem Hintergrund der anhaltenden Corona-Pandemie mussten die Veranstalter den Kongress in diesem Jahr zum ersten Mal komplett digital umsetzen. Dabei machte sich das Team eine ganze Liste mit Anforderungen und Wünschen für die bevorstehende Veranstaltung zurecht. Besonders wichtig war ihnen, dass mehrere Livestreams parallel gehalten werden konnten, Gestaltungsfreiheit in der Nutzeroberfläche und eine eigene Ticket Lösung gegeben ist. Nachdem einige Anbieter miteinander verglichen und anhand der Liste mit den Anforderungen direkt ausgeschlossen werden konnten, setzte sich ein Kernteam des SOM mithilfe einer Live Demo konkreter mit der Software von vystem auseinander. Und am Ende fiel die Entscheidung leicht, wie sich Marcel Gayk erinnert: “In der Demo wurde uns erst einmal vystem vorgestellt. Wir saßen nebenbei da mit unserer Liste, haben Häkchen gesetzt und am Ende festgestellt, dass so gut wie alles möglich ist. Und alles was nicht möglich war, wurde uns zugesichert: Da finden wir bestimmt eine Lösung für!“
Die Lösung
Entwicklung eines neuen Features und eigene Ticket Lösung
Die Besucher des Events hatten die Möglichkeit verschiedene Themenkreise zu besuchen. Hierfür sollten individuelle Tickets vergeben werden, mit denen man nur Zugang zu den gebuchten Räumen bekam. Solche Tickets benutzten die Veranstalter schon für ihre physischen Events und diese sollte nun auch für die digitale Veranstaltung zum Einsatz kommen. Auch wenn vystem solch einen Service vorher noch nicht anbot, versuchten die Entwickler diese Anforderung möglich zu machen. Marcel Gayk im Interview: “Auch wenn wir da etwas komplett Neues wollten, haben wir dafür von vystem sozusagen Entwicklerzeit bekommen. Ich glaube, das hat uns so keine andere Plattform zugesichert.” Mit der umgesetzten Lösung war es den Besuchern möglich, schon beim Ticketkauf auszuwählen, welchen Themenkreis man besuchen möchte. Außerdem bot es Optionen wie beispielsweise dem Upload von Lebensläufen und vielem mehr.
Mithilfe des Pagebuilder konnte das Team des SOM seine Veranstaltung komplett individuell nach eigenen Wünschen und Vorstellungen gestalten. Hier konnten sie nicht nur über Design und Layout frei entscheiden, sondern auch über Inhalte und Aufbau. Jeder Verantwortliche eines Themenkreises konnte seinen eigenen “Bereich” frei gestalten. Dank der einfachen Bedienung des Pagebuilders konnte sich jeder Bearbeiter - auch ohne Technikaffinität - schnell und einfach zurechtfinden.
Für die Umsetzung des Events haben Marcel Gayk und seine Kollegen einige Features von vystem in Anspruch genommen. Ihre Vorträge, die alle Besucher erreichen sollten, hielten sie auf der “Hauptbühne”. Zum aktiven Austausch kamen die Networking-Räume zum Einsatz, wo Messebesucher direkt miteinander in Kontakt treten können. Um die gewohnten Workshops auch online anzubieten, nutzte das SOM die so genannten Breakout-Sessions. Die anwesenden Unternehmen bekamen einen eigenen Stand zugewiesen, und konnten diese mit einem Zugang über den Pagebuilder sogar selbst bearbeiten und gestalten. Zum Schluss wurde eigens für das Event ein neues Feature entwickelt: Ein großer Chat, der es möglich macht, dass alle Teilnehmer miteinander chatten konnten. Und selbst wenn es Unklarheiten gab, stand das Team von vystem jederzeit für Fragen bereit: “Wenn wir irgendein Anliegen hatten wurde das auch immer schnell behoben!”
Fazit
Hybride Events als Lösung für die Zukunft
Ziel der Veranstalter war es, ihr Event möglichst getreu zu den bisherigen Kongressen abzubilden. Und dieses Vorhaben konnten sie mithilfe von vystem umsetzen: Trotz veränderter Rahmenbedingungen aufgrund der Pandemie, stellte das SOM-Team einen erfolgreichen Wirtschaftskongress auf die Beine!
“Das Beste war natürlich, dass wir alles genau so umsetzen konnten, wie wir es uns vorgestellt haben. Das war uns ja wirklich das Wichtigste!”
Marcel Gayk
Symposium Oeconomicum Münster
Auch wenn sich das SOM-Team natürlich wünschen würde, ihre Veranstaltung in Zukunft wieder unter “normalen” Bedingungen stattfinden zu lassen, sehen sie auch durchaus große Vorteile in virtuellen Events: Einige Kostenpunkte fallen komplett weg und die Besucher haben von überall die Möglichkeit auf die Veranstaltung zuzugreifen. Für ihre nächsten großen Events, kommt für das Symposium Oeconomicum deswegen durchaus eine hybride Umsetzung in Frage: “Es gibt auch den Gedanken, dass man physische Veranstaltungen hybrid stattfinden lässt. Das heißt, dass man zusätzlich zu den Teilnehmern, die wir im Schloss physisch einladen, auch einen Livestream anbieten für alle, die nicht da sein können.”
Ihr Motto „Envision Tomorrow – Gemeinsam die Weichen neu stellen“ haben die Studierenden mit der digitalen Umsetzung ihrer Veranstaltung voll erfüllt und gehen so den Weg von Innovation und digitalem Fortschritt Richtung Zukunft.
Wenn Du mehr über das Symposium Oeconomicum 2021 erfahren willst, kannst Du hier das offizielle Aftermovie dazu ansehen!