Im Mai 2021 fand der jährliche Kinokongress des Forum Films zum ersten Mal digital statt. Ziel der Veranstaltung war die möglichst getreue Abbildung von drei Schwerpunkten: Stände für die Dienstleister und Aussteller, Panels zum Austausch zu spezifischen Themen für alle Besucher und die Möglichkeit Filme bzw. ein Portfolio von Neuerscheinungen zu präsentieren. Und hier kam vystem ins Spiel...
Das Unternehmen
Stärkung der Vielfalt und Qualität deutscher Kinos
Der HDF KINO ist eine Interessensgemeinschaft der Kinobetreiber in Deutschland und repräsentiert mit ca. 600 Mitgliedsunternehmen etwa 80 Prozent der deutschen Leinwände. Hierzu gehören neben bekannten Multiplexen und mittelständischen Kinos auch kleinere Lichtspielhäuser und Filmkunsttheater. Ziel des Verbands ist die Stärkung von Vielfalt und Qualität deutscher Kinos.
Die FORUM FILM ist eine Dienstleistungsagentur und hundertprozentige Tochtergesellschaft des HDF KINO. Zu deren Aufgaben gehört - neben zahlreichen Service-Dienstleistungen und weiteren Veranstaltungen - auch die Organisation von Deutschlands größtem Kinokongress, der KINO 2021 DIGITAL.
Die Veranstaltung findet bereits seit 50 Jahren einmal jährlich in Baden-Baden statt. Neben hochkarätigen Gästen, erscheinen vor allem Aussteller, Kinobetreiber, Verleiher, Referenten und Pressevertreter, welchen die Gelegenheit geboten wird, sich zu informieren, zu networken und sich von neuen Ideen und Impulsen inspirieren zu lassen.
Die Anforderungen
KINO 2021 DIGITAL - größte Fachmesse im deutschsprachigen Raum
Pandemiebedingt konnte der Kinokongress im letzten Jahr nicht stattfinden. Da auch die Planungssicherheit für 2021 nicht gegeben war, entschloss sich das Team von Forum Film dazu, eine andere Lösung zu finden. Und so setzten sie die KINO 2021 DIGITAL zum ersten Mal virtuell um. Der zweitägige Kongress, welcher am 18. und 19. Mai 2021 stattfand, sollte ihre Mitglieder abholen und die Branche vereinen.
Ziel der digitalen Umsetzung war die möglichst getreue Abbildung von drei Schwerpunkten: Stände für die Dienstleister und Aussteller, Panels zum Austausch zu spezifischen Themen für alle Besucher und die Möglichkeit Filme bzw. ein Portfolio von Neuerscheinungen zu präsentieren. Und hier kam vystem ins Spiel.
Durch eine Weiterempfehlung wurde das Team von Forum Film auf vystem aufmerksam. Neben dem fairen Preispaket und dem übersichtlichen Aufbau, konnte der Softwareanbieter vor allem durch den Fakt punkten, dass alle Server in Deutschland gehostet werden. Und das war für die KINO 2021 DIGITAL kein unwichtiges Kriterium. Denn: Kinofilme sind eine wichtige Ware, weswegen der Datenschutz hier besonders relevant war.
Die Umsetzung
Live-Stage und Aussteller-Stände als zentrale Lösung
Nachdem Natalie Blum, Projektleiterin bei Forum Film, und ihr Team sich acht Wochen vor Start der Veranstaltung für vystem entschieden haben, ging es an die konkrete Planung des Events. Sie gestalteten den Kongress über die Plattform im CI ihres Unternehmens und bekamen dabei in regelmäßigen Update-Calls Unterstützung vom vystem Team. Hier konnten offene Fragen geklärt und mögliche Probleme gelöst werden.
“Rückblickend bin ich natürlich super zufrieden. Das Team von vystem war einfach hervorragend! Ich fühlte mich zu jeder Zeit super aufgehoben und sie haben wirklich alles versucht, um unsere zahlreichen Wünsche zu ermöglichen.”
Natalie Blum, Projektleiterin Forum Film
Insgesamt hatte die KINO 2021 DIGITAL 1000 Besucher, welche im Voraus eine Einladung erhielten. Hierbei war den Veranstaltern wichtig zu wissen, wer alles am Event teilnimmt, da exklusives Bildmaterial zu sehen war. Auch hier unterstützte vystem bei der Umsetzung, sodass jeder Teilnehmer online den AGB und einer Verschwiegenheitserklärung zustimmen musste.
Für das Event nutzten die Veranstalter die “Live-Stage” von vystem, worüber die Vorträge und Verleih-Präsentationen abgebildet wurden. Die Aussteller hatten die Möglichkeit, über die “Stände” aktuelle Produkte und Trends vorzustellen. Dank virtueller Meetingräume konnten sich Unternehmen und Filmverleiher zudem direkt mit allen Teilnehmern austauschen. Zudem fanden einige Panels live aus einem großen Studio in Berlin statt, wo Teilnehmer hinzugeschaltet werden konnten.
Fazit
Große Zufriedenheit mit der Flexibilität und dem Support
Auch wenn Natalie Blum vor dem Event einige schlaflose Nächte hatte - die digitale Umsetzung war schließlich komplett neu für sie - war sie umso glücklicher, dass alles einwandfrei ablief. So gut, dass sich das Team, selbst nach der Pandemie, eine hybride Umsetzung vorstellen kann:
“Wir werden die Panels in Zukunft definitiv online stattfinden lassen, weil das super funktioniert hat. Der Vorteil ist natürlich auch, dass Du von überall aus der Welt Deine Teilnehmer zuschalten kannst, was die Sache natürlich extrem spannend macht! Da freuen wir uns drauf...also 2022 wird auf jeden Fall auch digital stattfinden.”
Natalie Blum, Projektleiterin Forum Film
Außerdem waren die Veranstalter mit dem Support seitens vystem besonders zufrieden - sowohl während des Events, als auch danach. Auch für die Teilnehmer war das Team über die Chat-Funktion die ganze Zeit zu erreichen, sodass kleine Probleme schnell gelöst werden konnten.
Und auch die Flexibilität überzeugte: für den Kongress fertigte vystem ein Watermarking für das Filmmaterial an. Eine Aufgabe, die für das Team bis dato zwar neu war, aber trotzdem gelöst werden konnte. So wurde eine weitere Sicherheitsstufe gewährleistet.
Gemeinsam mit vystem schaffte es die Forum Film einen erfolgreichen Kinokongress umzusetzen. Natalie Blums abschließende Worte dazu: “Ich würde jederzeit wieder mit vystem arbeiten wollen. Sehr gerne sogar!”