Ein Event, egal ob digital oder live besteht aus unzähligen kleinen Teilen. Sponsoren, Aussteller, Gäste, die verschiedenen Abteilungen eines Event Teams, sie alle tragen zum Erfolg einer Veranstaltung bei. Und sie alle orientieren sich dabei, bewusst oder unbewusst, vor allem an einer Person: dem Eventmanager.
Bei ihm laufen alle Fäden zusammen. Von Werbemaßnahmen im Voraus über die Registrierung der angemeldeten Gäste bis hin zum Ablauf der Veranstaltung selbst, er (oder sie) behält alles im Blick, schafft Abhilfe bei Problemen und steht bei Fragen zur Verfügung.
Die Rolle des Eventmanagers ist vielseitig, anspruchsvoll und essenziell für jedes Event. Gerade deshalb fällt es vielen Unternehmen schwer, die perfekte Person für diese Aufgabe zu finden. Was muss ein Mensch mitbringen, um eine Veranstaltung koordinieren zu können?
Natürlich eine ganze Menge Fachwissen in Sachen Event und Management. Aber, das ist sicher nicht das einzige. Mindestens genauso wichtig sind weniger ‚messbare‘ Fähigkeiten. Wir haben deshalb in diesem Blogbeitrag die fünf wichtigsten Soft Skills gesammelt, die Dein nächster Eventmanager unbedingt mitbringen muss.
Bevor wir jedoch damit anfangen, kümmern wir uns erstmal um eine ganz zentrale Frage. Warum sind gerade Soft Skills für einen Event Manager so wichtig? Das hängt mit seinen zentralen Aufgaben zusammen. Anders als die übrigen Mitglieder des Event-Teams muss er keine Herausforderungen in einem spezifischen Feld bewältigen, sondern sicherstellen, dass jeder Schritt in der Vorbereitung und Durchführung eines Events so reibungslos wie möglich abläuft.
Zu seinen Pflichten zählen deshalb zum Beispiel:
Damit wird klar: Die Stärken eines guten Event-Managers sollten ihm vor allem dabei helfen, das ‚Große Ganze‘ im Blick zu behalten und zu koordinieren. Das gelingt jedoch nicht nur durch fachliche Expertise, sondern vor allem durch Kommunikation, Kreativität und andere Qualitäten, die wir hier für Dich gesammelt haben.
Egal ob Partner, Gäste oder Teammitglieder, bei seiner Tätigkeit arbeitet ein Event-Manager mit den verschiedensten Menschen zusammen, um eine Veranstaltung zu planen, zu organisieren und durchzuführen.
Er muss deshalb ein echtes Kommunikationstalent sein. Für eine perfekte Koordination aller Beteiligten sollte er bei jeder Gruppe genau den richtigen Ton finden, um seine Anliegen zu vermitteln. Gleichzeitig muss er immer ein offenes Ohr für Probleme haben und die Bedenken der Anderen ernst nehmen.
Beides erfordert ein hohes Maß an Empathie. Ein guter Event-Manager findet in der Kommunikation die perfekte Balance zwischen Freundlichkeit und Professionalität. Er wirkt nahbar, sodass Menschen gerne mit ihm zusammenarbeiten, beweist aber gleichzeitig seine Kompetenz. Nur so trauen ihm alle Beteiligten auch zu, seine Aufgaben so zu erfüllen, dass die Veranstaltung am Ende ein Erfolg wird.
Jeder, der schon einmal ein Event geplant hat, weiß: besonders in der Woche vor der Veranstaltung und oft auch am Tag selbst häufen sich plötzlich die Probleme, nichts scheint zu funktionieren. Der Event-Manager ist in solchen Momenten die Schlüsselfigur. Er muss dafür sorgen, dass keine Panik ausbricht und alle Hindernisse erfolgreich überwunden werden.
Das gelingt ihm aber nur, wenn er selbst eine hohe Belastungsfähigkeit besitzt. Er muss in der Lage sein...
So kann er nicht nur sicherstellen, dass das Event trotz allem stattfindet, er wird auch zum Ruhepol für alle Beteiligten.
Wann war nochmal welche Deadline? Und welches Teammitglied ist eigentlich für was zuständig? Ein Event-Manager muss jederzeit Antworten auf solche Fragen parat haben. Deshalb gehört es wohl zu seinen wichtigsten Soft-Skills, den Überblick zu behalten.
Er muss genau wissen, wer gerade an was arbeitet, welche Termine einzuhalten sind und wo es gerade Probleme gibt. Gelingt ihm das, kann er das Event-Team optimal einsetzen und Partner und Sponsoren mit regelmäßigen Updates versorgen.
Auch während der Veranstaltung selbst, ist es essenziell, dass der Event-Manager in der Lage ist, sich einen strukturierten Überblick über alle Abläufe zu verschaffen, um bei auftretenden Problemen rechtzeitig reagieren zu können.
Apropos Probleme, um diese erfolgreich lösen zu können benötigt ein Event-Manager vor allem eines: Kreativität. Nicht alles lässt sich im Vorfeld planen. Deshalb muss er in der Lage sein, innovative Wege zu finden, um Herausforderungen zu meistern.
Das gilt besonders für den Tag des Events selbst, an dem oft nicht genug Zeit bleibt, um lange nach der idealen Lösung zu suchen.
Dieser Soft-Skill ist der, auf den wirklich absolut kein Event-Manager verzichten kann. Als Person, die sowohl Planung als auch Ablauf eines Events synchronisiert, muss er dafür garantieren, dass alle wichtigen Aufgaben bis zum Veranstaltungstag erledigt sind.
Nur einem echten Organisationstalent gelingt es
Ein Event-Manager spielt im Lauf einer Veranstaltung die unterschiedlichsten Rollen: Er ist Organisator, Krisenmanager, Ansprechpartner und Problemlöser. Soft-Skills sind dabei unglaublich wertvoll.
Damit die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten gelingt, muss er...
Wenn Du also gerade auf der Suche nach einem Event Manager bist – oder selbst überlegst, ob Du für diese Position geeignet bist, dann prüfe nicht nur, ob alle erforderlichen hard-Skills vorhanden sind. Bei der Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung ist schließlich eine ganze Menge mehr gefragt als bloßes Fachwissen.